抱えている仕事が多くなるほど、何から手をつければよいのか分からなくなり、結局すべてが後回しになってしまうことがあります。この記事では、ChatGPTを使ってタスク管理を効率化する方法を解説します。仕事の洗い出しから、実行できる単位への分解、優先順位の付け方、依存関係の整理、そして今日やることを決める方法まで、順を追って紹介します。
タスク管理はChatGPTに任せきりにするものではなく、整理を助けてもらいながら、最終的な判断は自分で行うという姿勢が大切です。
手順が抽象的にならないよう、この記事では一つの状況を最後まで追いかけます。題材は「月曜の朝、抱えている仕事が14件あって何から手をつけるか分からない状態を、今日の行動まで落とす」です。今週中の締切が3件、来週が5件、期限の決まっていないものが6件あり、会議を除くと今日使える時間は4時間、という想定で読み進めてください。
ChatGPTでタスク管理する前に仕事を洗い出す方法
タスク管理を始める前に、まず抱えている仕事を一通り書き出しておく必要があります。
抱えている仕事を漏れなく書き出す
頭の中にある仕事を、大小問わずすべて書き出します。この段階では整理を意識せず、思いつく限りの仕事を漏れなく出すことを優先します。書き出す作業自体をChatGPTに手伝わせ、質問しながら思い出す仕事を引き出してもらう方法も有効です。
題材なら、最初に書き出せるのは11件ほどです。残りの3件は、メールの下書きフォルダと、未読のまま残っていたチャットから出てきたものです。記憶をたどるだけでは、こうした仕事は思い出せません。受信箱と下書きに一度目を通してから書き出すと、この3件のような取りこぼしを防げます。
期限・成果物・関係者の情報を付ける
書き出した仕事それぞれに、期限、完成させるべき成果物、関わる相手といった情報を付けておきます。これらの情報があることで、後の優先順位付けや実行順の整理を、具体的な根拠をもとに進められます。
3つのうち、後で一番使うのは関係者の欄です。題材では、14件のうち5件に自分以外の名前が入ります。この5件が、実行順を決めるときの分かれ目になります。
期限の欄は「なし」でも構いませんが、空欄のままにしないでください。「なし」と書いてあるものと、まだ確認していないものは別物だからです。
空欄の点検も任せられます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
次のタスクリストを点検してください。期限・成果物・関係者のいずれかが書かれていない行を挙げ、行ごとに「この欄が空だと後でどの判断ができないか」を1行で書いてください。空欄を推測で埋めず、期限が「なし」と書かれている行は空欄として扱わないでください。
【以下、追加したい内容を記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
ChatGPTへ渡してよい情報か確認する
仕事の内容を整理する前に、その情報をChatGPTへ渡してよいかどうかを確認します。取引先の名称や社内の機密事項が含まれる場合は、社内の利用ルールに沿って、仮の表現に置き換えるなどの対応を行ってから進めます。
題材で置き換えたのは2か所です。取引先の社名は「A社」に、社内システムの名称は「販売管理システム」という一般的な呼び方に変えます。タスク管理で渡すのは仕事の名前と期限だけなので、中身まで渡す必要はありません。「A社へ見積を依頼する」と書ければ、整理には足ります。
大きな仕事を実行できるタスクへ分解する方法
洗い出した仕事の中には、そのままでは着手しづらい大きな単位のものも含まれます。ChatGPTを使って、実行できる単位まで分解します。
完了条件が分かる単位まで細かくする
「資料を準備する」のような大きな単位の仕事を、完了したかどうかが分かる単位まで細かく分解するようChatGPTに指示します。完了条件が明確なタスクにしておくことで、進捗を把握しやすくなります。
題材で一番大きいのは「来期の予算案を作る」です。このままでは何分かかるかも分からず、月曜の朝に着手できません。分解すると、昨年の実績を部門別に書き出す、増減の大きい項目を拾う、増減の理由を各部署へ確認する、数字を仮置きする、の4つになります。最初の1つは30分で終わります。
一つのタスクに複数の作業を混ぜない
一つのタスクの中に複数の異なる作業が混在していないかを確認し、混ざっている場合は分けるよう指示します。複数の作業が一つのタスクにまとまっていると、着手のタイミングや所要時間が把握しにくくなります。
見分け方は単純で、タスク名に「と」や「して」が入っていたら分けます。題材の「見積をもらって比較表にまとめる」は、前半が他者待ち、後半が自分の作業です。混ざったままだと、見積が届くまでタスク全体が動かないように見えます。
次に取る行動が分かる表現へ直す
タスクの表現を、次に何をすればよいかがすぐに分かる言葉へ直すよう指示します。「検討する」のような曖昧な表現ではなく、「〇〇について3つの案を書き出す」のように、具体的な行動として書き直すことを意識します。
「検討する」で終わっているタスクは、いつまでも着手されません。何をすれば終わりなのかが決まっていないためです。題材には「来期の体制を検討する」がありましたが、これを「現在の担当表を書き出して、来期に動く人に印を付ける」に直すと、その場で手が動きます。
ここまでの分解は、次の形で依頼できます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
次のタスクリストを、着手できる単位に分解してください。
・条件1：1タスクに1作業。タスク名に「と」「して」が入る場合は分けてください
・条件2：「検討する」「整理する」のような表現は、次に取る行動が分かる言葉に直してください
・条件3：各タスクに、終わったと判断できる条件を1行で付けてください
・条件4：所要時間は私が後で入れるので、推測で書かないでください
【以下、追加したい内容を記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
条件4を入れておかないと、ChatGPTが所要時間を勝手に見積もって入れてきます。自分の作業速度も、その仕事の面倒な部分も知らないまま出た数字なので、そのまま使うと一日の計画が崩れます。
締切と重要度から優先順位を付ける方法
タスクを分解できたら、どの順番で取り組むかを決めるために、優先順位を付けます。
締切が近いタスクを確認する
まず、締切が近いタスクを確認します。締切の情報をあわせてChatGPTに伝えることで、時間的に余裕のないタスクを見落とさずに整理できます。
題材では、分解後のタスクが14件から22件に増えます。冒頭で今週中の締切としていた3件を分解すると7件になり、締切が近いものの実数が変わります。分解すると件数は増えますが、1件あたりの時間が読めるようになります。22件のうち13件は30分以内で終わるものです。「今週は終わらない」と思っていたのが、「半分以上は今日片づく」に変わります。
仕事への影響度が高いタスクを確認する
締切だけでなく、そのタスクが遅れた場合に業務全体へどの程度の影響を及ぼすかも確認します。緊急ではなくても影響度の大きいタスクを見落とさないよう、影響度の観点もあわせて整理させます。
影響度の測り方は、「これが遅れると誰が困るか」を1行で書くことです。自分だけが困るなら影響は小さく、他部署や社外の作業が止まるなら大きくなります。題材では「A社への見積依頼」が、自分の作業は5分なのに、遅れると来月の発注全体が止まる、という形で出てきます。
緊急度と重要度が競合する場合の判断材料を整理する
締切が近いタスクと、影響度が高いタスクが競合する場合、どちらを優先すべきか判断に迷うことがあります。このような場合は、ChatGPTに双方の情報を整理させたうえで、最終的な優先順位は自分で判断する材料として活用します。
競合したときは、「今日やらなかったら、明日以降どうなるか」を両方について書き出します。題材では、水曜締切の月次レポートと、期限のない見積依頼が競合します。レポートは明日やっても間に合いますが、見積依頼は今日出さないと返信が来るのが来週になります。この比較で答えが出ます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
優先順位で迷っている2つのタスクを渡します。それぞれについて「今日着手しなかった場合、明日以降どうなるか」を書き出してください。条件は3点です。(1)相手の返答を待つ時間が発生するかどうかを必ず含める、(2)渡していない社内事情は補わない、(3)どちらを選ぶべきかは書かず、比較材料だけを示す。
【以下、迷っている2つのタスクを記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
タスクの依存関係から実行順を整理する方法
優先順位が決まっても、タスク同士の関係によっては、その通りの順番で進められないことがあります。
先に終わらせる必要がある前提タスクを見つける
あるタスクに着手する前に、終わらせておく必要がある前提タスクがないかをChatGPTに確認させます。前提タスクを見落としたまま進めると、後から手戻りが発生する原因になります。
題材では、「予算案の数字を仮置きする」の前に「増減の理由を各部署へ確認する」が必要になります。確認には返信待ちが入るため、仮置きの作業は今日着手しても途中で止まります。前提タスクを探すのは、こうした着手できないタスクを今日のリストから外すためです。
他者の作業待ちになるタスクを分ける
自分の作業だけで完結するタスクと、他者からの回答や作業を待つ必要があるタスクを分けて整理します。待ち時間が発生するタスクは早めに着手しておくことで、後の進行が滞りにくくなります。
ここが題材で最も重要な工程です。優先順位と着手順は別物で、他者待ちのタスクはこの2つがずれます。
| 区分 | 件数 | 扱い |
|---|---|---|
| 自分だけで終わる | 15件 | 優先順位どおりに進める |
| 他者の回答を待つ | 5件 | 優先度が低くても最初に出す |
| 前提タスク待ち | 2件 | 今日のリストから外す |
A社への見積依頼は、自分の作業が5分で、期限も決まっていません。優先順位を付けると下のほうに来ます。ところが返信に1週間かかるため、今日出さないと来週まで何も進みません。緊急度と重要度で並べるやり方だと、この5分のタスクは永遠に下に沈みます。
「他者待ちは先に出す」とリストの先頭に書いておくと、整理のたびに判断し直さずに済みます。
まとめて処理できるタスクを整理する
似た内容や、同じ相手とのやり取りが必要なタスクをまとめて処理できないか、ChatGPTに整理させます。関連するタスクをまとめて扱うことで、切り替えの手間を減らし、効率的に進められます。
題材では、同じ部署に確認する用事が3件あります。別々に聞くと3回やり取りが発生しますが、まとめて1通にすれば1回で済みます。まとめる基準は、作業の種類ではなく相手です。「メールをまとめて書く」ではなく「同じ人への用件をまとめる」ほうが、往復の回数が減ります。
ここまでを整理させる依頼は、次の形になります。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
次のタスクを3つに分類してください。
・A：自分だけで完結するもの
・B：他者の回答や作業を待つもの
・C：他のタスクが終わらないと着手できないもの
・条件1：Bは、私の作業時間が短くても分類を優先してください
・条件2：同じ相手へのやり取りが複数ある場合は、まとめられる候補として印を付けてください
・条件3：優先順位はまだ付けないでください
今日やることと後回しにすることを決める方法
優先順位と実行順が整理できたら、実際にその日の行動へ落とし込みます。
今日使える時間と作業量を照らし合わせる
その日に使える時間と、タスクごとに見込まれる作業量を照らし合わせます。時間に対して詰め込みすぎたタスクを設定してしまうと、結局多くが未完了のまま持ち越されてしまうため、現実的な範囲で今日のタスクを選びます。
題材で使える4時間の配分はこうなります。
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 最初の30分 | 他者待ちの5件をすべて出す |
| 次の2時間 | 予算案の分解タスク2つ |
| 次の1時間 | 月次レポートの着手 |
| 残り30分 | 余白 |
他者待ちを最初の30分に置くのが要点です。ここを後回しにすると、その日の終わりに「出しておけばよかった」が残ります。
枠の割り振りは次の依頼文で下案を出せます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
今日使える時間とタスク一覧を渡します。今日の分に収まる組み合わせを作ってください。条件は3点です。(1)他者の返答を待つタスクを最初の枠に置く、(2)所要時間は渡した数字だけを使い、書かれていないタスクは「見積り未了」として枠に入れない、(3)最後に余白の枠を残す。
【今日使える時間】ここに記載してください
【タスク一覧と所要時間】ここに記載してください
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
優先度が低いタスクを明確に後回しにする
優先度が低いと判断したタスクは、あいまいにせず、明確に後回しにすると決めます。「一応やっておく」といったあいまいな扱いにすると、結局中途半端に手をつけてしまうことがあるため、後回しにする判断も意識的に行います。
題材では、22件のうち今日やるのは8件です。残りは「今日やらない」と書いて別のリストへ移します。同じリストに残したまま「今日はやらない」と思っているだけだと、目に入るたびに判断し直すことになります。判断のやり直しが、一日に何度も発生します。
予定外の仕事に備えて余白を残す
一日の予定をタスクで完全に埋めるのではなく、予定外の仕事が入ってきた場合に備えて、時間の余白を残しておきます。余白がないスケジュールは、少しの変化で計画全体が崩れやすくなります。
題材の4時間のうち30分を余白にします。目安は使える時間の1割から2割です。余白を入れずに4時間ぶん詰めると、問い合わせが1本入った時点で最後のタスクが翌日送りになり、翌日の計画も同じだけずれます。
ChatGPTで整理したタスクを継続的に見直す方法
タスク管理は一度整理して終わりではなく、継続的に見直していく必要があります。
完了したタスクを除いて残件を更新する
完了したタスクをリストから除き、残っているタスクを更新します。完了したタスクをそのまま残しておくと、残件の全体像が見えにくくなるため、こまめに整理する習慣をつけます。
題材では、一日の終わりに5分だけ使います。見るのは残件の数ではなく、他者待ちに出した5件のうち、返信が来たものがあるかです。返信が来ていれば、そのタスクは翌日の「自分だけで終わる」へ移ります。
締切や状況の変化で優先順位を付け直す
新しい仕事が発生したり、既存タスクの締切が変わったりした場合は、優先順位を付け直します。状況の変化に応じて柔軟に見直すことで、常に現状に合った優先順位を保てます。
付け直すのは、全部ではなく変わったものの周辺だけです。題材で予算案の締切が金曜から翌週月曜へ動いたときに見直すのは、予算案の4タスクと、同じ時間帯に入れていたレポートだけで足ります。全件を並べ直すと、それ自体が30分の作業になります。
影響範囲の切り出しも頼めます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
タスク一覧と、変わった条件を渡します。影響を受けるタスクだけを特定してください。条件は3点です。(1)影響を受けないタスクは挙げない、(2)タスクごとに「何がどう変わるか」を1行で書く、(3)一覧全体の並べ替えはしないでください。
【変わったこと】ここに記載してください
【タスク一覧】ここに記載してください
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
AIの提案ではなく自分の責任で最終判断する
ChatGPTが提示する優先順位や実行順は、あくまで整理を助ける提案として扱い、最終的にどのタスクをどの順番で進めるかは、自分の責任で判断します。業務の状況や人間関係など、ChatGPTには伝えきれない要素も踏まえて、最終的な判断は自分で行う姿勢を保つことが重要です。
題材で言えば、ChatGPTが出す並びは締切順です。他者待ちの5件も、まとめて聞ける3件も、そこには反映されていません。渡していない情報だからです。「今この部署に立て続けに確認を投げると角が立つ」といった事情も同じで、ここは人が判断するしかありません。
まとめ
ChatGPTでタスク管理を効率化するには、抱えている仕事を漏れなく洗い出し、期限や成果物といった情報を付けたうえで、実行できる単位まで分解することが出発点になります。締切と重要度の両面から優先順位を整理し、依存関係を踏まえた実行順を組み立てることで、今日やるべきことと後回しにすることを判断しやすくなります。タスク管理は継続的な見直しが欠かせないため、状況の変化に応じて優先順位を更新しながら、最終的な判断は常に自分の責任で行うようにしてください。AIによる業務改善の全体像は、AIで業務改善する方法で解説しています。
冒頭の14件は、分解すると22件になります。そのうち今日やるのは8件で、残りは別のリストへ移します。今日の4時間は、最初の30分で他者待ちの5件を出し、残りを予算案とレポートに充てる形です。件数は増えたのに、朝より迷わなくなっているのが、この整理の成果です。
この題材から持ち帰れることは2つです。ひとつは、優先順位と着手順は別物だということ。他者待ちのタスクは、自分の作業が5分でも最初に出します。緊急度と重要度で並べるやり方だと、この5分のタスクが永遠に下に沈みます。
もうひとつは、指示文に「所要時間は推測で書かないでください」を入れることです。ChatGPTは自分の作業速度も、その仕事の面倒な部分も知りません。勝手に入った見積もりをそのまま使うと、一日の計画が最初から崩れます。
よくある質問
Q. タスクが多すぎて整理する時間すら取れません。どうすればよいですか。
まずは思いつくタスクをそのままChatGPTに書き出し、分解や優先順位付けの提案をもらうところから始めると、整理にかかる負担を減らせます。全件を整理しようとせず、題材の5件のように他者待ちになるものだけを先に拾って出すと、その日のうちに効果が出ます。
Q. ChatGPTが提案した優先順位に納得できない場合はどうすればよいですか。
提案はあくまで参考として扱い、業務の状況や人間関係など、自分だけが把握している事情を踏まえて、優先順位を調整してください。納得できないときは、並びのどこに違和感があるかを1行で書き出すと、自分が何を重視しているのかがはっきりします。
Q. 分解するとタスクの数が増えて、かえって多く感じます。
件数は増えますが、1件あたりの時間が読めるようになります。30分以内で終わるタスクが何件あるかを数えてみてください。数が見えると、多いという感覚が「今日はここまで」という判断に変わります。
