プレゼン資料を作り終えたものの、話の流れに違和感がないか、説明が足りない部分がないか、自分だけでは判断しづらいと感じたことはないでしょうか。何度も見返しているうちに、逆に問題点が見えにくくなることもあります。
この記事では、プレゼン資料をレビューする前に整理しておきたい目的と読み手の情報から、ChatGPTでの論理構成の確認、情報の抜け漏れの確認、伝わりにくいスライドの発見、修正案の引き出し方、そしてレビュー結果から修正箇所を決める進め方までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使ってプレゼン資料を客観的に点検できる状態になります。
レビューは観点ごとに分けて依頼します。まとめて投げると指摘が混ざります。
| レビューの観点 | 渡すもの | 返ってくる指摘 |
|---|---|---|
| 論理構成 | スライドの見出し一覧と結論 | 話が飛んでいる箇所、省かれている段 |
| 情報の抜け漏れ | 主張と、根拠として載せている内容 | 根拠が足りない主張、不足している前提 |
| 伝わりやすさ | 該当スライドの文面そのもの | 主張が複数混ざった箇所、説明のない用語 |
プレゼン資料をレビューする前に目的と読み手を整理する
ChatGPTにレビューを依頼する前に、プレゼンの目的と読み手の情報を整理しておくと、精度の高いレビューを受けられます。
プレゼンで伝えたい結論を明確にする
このプレゼンを通じて何を伝えたいのか、結論を明確にします。結論がはっきりしていないと、ChatGPTも何を基準に論理構成を確認すればよいか判断できません。
結論は一文で書きます。「来期の体制について説明する」では基準になりませんが、「増員ではなく外部委託で対応することを承認してほしい」なら、そこへ向かう流れを点検できます。
読み手の立場と知識量を整理する
プレゼンを聞く読み手がどのような立場で、どの程度の知識を持っているかを整理します。例えば、社内の専門部署向けなのか、他部署や社外の非専門家向けなのかによって、確認すべき説明不足の基準が変わります。
同じ資料でも、読み手を変えると指摘が入れ替わります。専門部署向けなら用語の説明は不要ですが、役員向けでは最初の1枚で用語の説明が必要になります。
レビューしてほしい観点を決める
論理構成なのか、情報の抜け漏れなのか、伝わりやすさなのか、どの観点を重点的にレビューしてほしいかを決めておきます。観点を絞ることで、ChatGPTからより具体的な指摘を引き出せます。
ここが最も間違いの起きる場所です。観点を決めずに「この資料をレビューして」と投げると、表現の良し悪しが大量に返ってきます。14枚の資料なら数十件の指摘になり、その中に混ざった論理の飛びが埋もれます。表現の指摘は数が多く、見つけやすいぶん先に目に入ります。観点を1つに絞って3回投げるほうが、使える指摘が残ります。
ChatGPTでプレゼン全体の論理構成を確認する
プレゼン資料の内容をChatGPTに渡し、全体の論理構成に問題がないかを確認します。
資料の見出しと結論を渡すと、話の飛びを指摘してもらえます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたはプレゼン資料のレビュー経験がある担当者です。次の資料の論理構成を確認してください。
・スライドの見出し一覧：14枚分の見出しを上から順に記載
・最終的に伝えたい結論：増員ではなく外部委託で対応することを承認してほしい
・聞き手：役員3名。現場の業務量は把握していない
・出力：「話が飛んでいる箇所／何が省かれているか／どこに何を足すか」を1行ずつ書く
・条件：表現の良し悪しは挙げないでください。渡していないスライドを前提にしないでください。
結論までの話の順序を確認する
導入から結論までの話の順序が、読み手にとって自然な流れになっているかを確認します。話の順序が入り組んでいると、読み手が結論にたどり着くまでに混乱してしまいます。
よく出るのは、結論の前に選択肢の比較がない形です。外部委託を提案するなら、増員と比べた結果が間に必要です。
各スライドの役割が重複していないか確認する
複数のスライドが同じ役割を担っていないかを確認します。似た内容のスライドが重複していると、プレゼン全体が冗長に感じられる原因になります。
見分け方は、各スライドを一言で言い換えてみることです。同じ言葉になる2枚は、どちらかが削れます。
主張と根拠のつながりを確認する
各スライドの主張と、それを支える根拠が論理的につながっているかを確認します。主張だけがあって根拠が伴っていない箇所があると、読み手を説得する力が弱くなります。レビューの対象となる構成そのものをこれから作る場合は、ChatGPTでPowerPointの構成案を作る方法でたたき台の組み立て方を解説しています。
主張を支える情報の抜け漏れを確認する
論理構成を確認したら、次は主張を支える情報が十分に揃っているかを確認します。
主張と根拠を対応させて渡すと、根拠が足りない箇所が分かります。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたはプレゼン資料のレビュー経験がある担当者です。次の主張について、根拠が足りない箇所を指摘してください。
・主張と、その根拠として載せている内容：主張4点と、それぞれに載せている数値や引用を対応させて記載
・聞き手が判断すること：外部委託を承認するかどうか
・聞き手が持っている前提知識：現場の業務量は把握していない
・出力：「主張／足りない根拠／どんな情報があれば足りるか」を1行ずつ書く
・条件：渡していない根拠を推測で補わないでください。
結論に必要な根拠が揃っているか確認する
結論を導くために必要な根拠が、プレゼン資料の中にすべて含まれているかを確認します。根拠が不足していると、結論だけが浮いた印象を読み手に与えてしまいます。
前提条件や比較対象の不足を確認する
説明の前提となる条件や、比較対象となる情報が抜けていないかを確認します。前提が共有されないまま話が進むと、読み手が置いてけぼりになることがあります。
聞き手が前提を持っていない場合、最も抜けやすいのが現状の数字です。「業務量が増えている」と言うなら、何がどれだけ増えたのかが1枚目に要ります。
読み手が次に抱く疑問を洗い出す
各スライドを読んだ読み手が、次にどのような疑問を抱きそうかをChatGPTに洗い出してもらいます。想定される疑問に事前に答えておくことで、質疑応答での対応もしやすくなります。
読み手に伝わりにくいスライドを見つける
内容が揃っていても、伝え方によっては読み手に伝わりにくくなることがあるため、表現面も確認します。
一枚に複数の主張が混ざっていないか確認する
一枚のスライドに複数の主張が詰め込まれていないかを確認します。情報が混在していると、読み手はどれが一番伝えたいことなのかを判断しにくくなります。
判定は見出しで足ります。見出しに「と」や「、」で2つの話がつながっているスライドは、分けられます。
説明不足の専門用語や前提を見つける
読み手の知識量に対して、説明が不足している専門用語や前提がないかを確認します。読み手にとって当たり前ではない用語が説明なしで使われていると、そこで理解が止まってしまいます。
情報量が多すぎる箇所を見つける
一枚のスライドに情報を詰め込みすぎている箇所を見つけます。情報量が多いスライドは、要点がどこにあるのか読み手に伝わりにくくなります。スライドの見せ方やデザインまで含めて整えたい場合は、Canva AIを仕事で使う方法で資料作成の進め方を解説しています。
ChatGPTから修正案を引き出す方法
問題点が見えてきたら、ChatGPTに具体的な修正案を出してもらいます。
指摘だけでなく直し方を求めるときは、制約も一緒に伝えます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたはプレゼン資料のレビュー経験がある担当者です。次の指摘について、具体的な直し方を提案してください。
・指摘内容：増員と外部委託を比べた結果が資料にない、現状の業務量の数字がない
・該当するスライド：3枚目と7枚目
・増やせるスライドの枚数：2枚まで
・発表時間：15分
・出力：指摘ごとに「直し方／必要なスライド枚数の増減」を書く
・条件：枚数と時間の制約を超える案は出さないでください。元の主張を変える案は出さないでください。
修正したいスライドと問題点を具体的に伝える
どのスライドの、どの部分に問題を感じているのかを具体的にChatGPTへ伝えます。曖昧な依頼では、的外れな修正案が返ってくることがあります。
複数の修正案を出して比較する
一つの案だけでなく、複数の修正案を出してもらい比較します。複数の選択肢を比べることで、自分のプレゼンの目的に合った修正の方向性を選びやすくなります。
枚数の制約を伝えるのが要です。これがないと「比較表のスライドを追加」「補足資料を巻末に」と枚数が増える案ばかりが返り、15分では話し切れません。
元の主張を変えずに改善する条件を指定する
修正によって元々伝えたかった主張がぶれないよう、条件をあらかじめ指定します。表現だけを改善するつもりが、主張の内容まで変わってしまわないよう注意が必要です。修正案をもとにスライドを一から組み直す場合は、テキストからスライドを自動生成する手順をイルシルの使い方で解説しています。
レビュー結果から修正する箇所を決める
ChatGPTからのレビュー結果と修正案をもとに、実際に手を入れる箇所を決めます。
レビューで見つけた課題を顧客向けの提案へ整理し直す場合は、ChatGPTで顧客向け提案書を作る方法｜課題・提案・効果を筋道立てて整理も参考になります。
影響が大きい論理の問題から修正する
指摘された問題の中でも、プレゼン全体の説得力に影響が大きい論理の問題から優先して修正します。細かい表現の修正よりも、論理の破綻を先に直すことが全体の質を大きく左右します。
順番は、話の飛び、根拠の不足、表現の3段です。表現から直し始めると、後で削るスライドの文面を磨くことになります。
不足情報を追加できるか確認する
抜け漏れとして指摘された情報について、実際に追加できるものがあるかを確認します。追加が難しい場合は、無理に補おうとせず、説明の仕方を工夫する方向で検討します。
手元にない数字は、推測で埋めずに「現在集計中」と書きます。質疑で聞かれたときに答えられる形にしておきます。
最終的に読み手の視点で全体を見直す
個別の修正が終わったら、最後に読み手の視点でプレゼン資料全体をもう一度見直します。部分的な修正を重ねることで、全体としての一貫性が崩れていないかを確認することが大切です。AIでスライドそのものを生成した場合に、構成・表記・図をどの順で整えるかはAIが生成したスライドを社内資料として仕上げる手順で解説しています。
まとめ
ChatGPTでプレゼン資料をレビューする際は、目的と読み手を整理したうえで、論理構成、情報の抜け漏れ、伝わりにくいスライドの順に確認することが大切です。具体的な問題点を伝えて修正案を引き出し、影響の大きい問題から優先して修正することで、説得力のあるプレゼン資料に仕上げられます。
とくに気をつけたいのは2点です。ひとつは、観点を1つに絞って依頼すること。まとめて投げると表現の指摘が数十件返り、その中に論理の飛びが埋もれます。もうひとつは、修正案を求めるときに枚数と時間の制約を伝えること。制約がないと、枚数が増える案ばかりが返ってきます。
まずは直近で使う予定のプレゼン資料から、ChatGPTにレビューを依頼してみてください。業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
