ChatGPTでPowerPointの構成案を作る方法｜プレゼン資料のたたき台を時短

プレゼン資料を作るとき、スライドの構成をゼロから考える工程に、思った以上の時間がかかることがあります。この記事では、ChatGPTを使ってPowerPointの構成案を作る手順を解説します。プレゼンの目的や相手の伝え方から、スライド構成の作り方、各スライドの要点整理、そしてPowerPoint作成前に確認すべきポイントまで順番に紹介します。

構成案の段階でChatGPTを活用することで、スライド作成そのものに集中できる時間を増やせます。

ChatGPTでPowerPoint構成案を作る前に決めること

構成案を依頼する前に、プレゼン全体の前提を整理しておくと、精度の高いたたき台を作りやすくなります。

プレゼンで相手にしてほしい判断を決める

まず、そのプレゼンを聞いた相手に、最終的にどのような判断をしてほしいのかを決めます。「内容を理解してもらう」だけでなく、「提案を承認してもらう」のように、求める判断を明確にしておくことで、構成全体の方向性が定まります。

発表時間と想定スライド数を決める

発表にかけられる時間と、おおよそのスライド数の見当をつけておきます。時間や枚数の目安があることで、ChatGPTに構成案を依頼する際に、情報を詰め込みすぎない適切なボリュームの構成を作らせやすくなります。

使用できる事実や資料を整理する

構成案の中で使いたい事実やデータ、参照する資料をあらかじめ整理しておきます。手元にある情報を先に伝えておくことで、ChatGPTが根拠のない内容を補ってしまうことを防ぎやすくなります。

プレゼンの目的と相手をChatGPTへ伝える方法

前提が整理できたら、ChatGPTへの依頼に落とし込みます。

読み手・聞き手の前提知識を伝える

プレゼンを聞く相手が、そのテーマについてどの程度の前提知識を持っているかを伝えます。前提知識が異なると、必要な説明の量も変わるため、この情報を伝えておくことで、聞き手に合った構成案に近づけられます。

伝える結論と背景を明示する

プレゼンで伝えたい結論と、その結論に至った背景をChatGPTに明示します。結論を先に伝えることで、ChatGPTが全体の構成を、結論に向かって組み立てやすくなります。

発表時間や制約条件を指定する

発表時間やスライド数の制約を、依頼の中で具体的に指定します。「10分で発表できる、8枚程度の構成にしてほしい」のように条件を伝えることで、実際の発表に近い分量の構成案が得られやすくなります。

必要なスライド構成を作る手順

依頼の準備ができたら、実際にスライド構成を作る手順に進みます。

結論までの論理の流れを作らせる

まず、伝えたい結論に至るまでの論理の流れをChatGPTに作らせます。背景、課題、提案、効果というように、結論に向かって話がつながる流れを意識した構成にすることで、聞き手が理解しやすいプレゼンになります。

一つのスライドに一つの役割を持たせる

構成を作る際は、一つのスライドに一つの役割を持たせるよう指示します。一枚のスライドに複数の内容を詰め込むと、聞き手が要点を把握しにくくなるため、役割を分けた構成にすることを意識します。

不要なスライドを削って流れを整える

構成案ができたら、結論に直接つながらないスライドがないかを確認し、不要な部分を削るようChatGPTに依頼します。情報を削ることで、全体の流れがより分かりやすくなります。

各スライドの見出しと要点を整理する方法

スライド構成が固まったら、各ページの内容を整理していきます。

スライド見出しをメッセージとして書く

各スライドの見出しは、単なる項目名ではなく、そのページで伝えたいメッセージとして書くようChatGPTに指示します。「課題」ではなく「解決すべき3つの課題」のように、見出しを見ただけで内容が伝わる形にすると、聞き手の理解を助けます。

各ページに載せる要点を絞る

各スライドに載せる要点は、多くても数点に絞るよう指示します。情報を詰め込みすぎると、聞き手がどこに注目すればよいか分からなくなるため、伝えたい要点を絞り込んだ構成にします。

必要な図表や根拠の位置を整理する

数値やデータを示す図表、主張の根拠となる情報を、どのスライドに配置するかも整理します。図表を入れる位置をあらかじめ決めておくことで、後のPowerPoint作成時に迷わず作業を進められます。

企画資料と発表資料で構成を調整する方法

プレゼン資料は、用途によって適した構成が異なります。

企画資料は判断材料と提案内容を中心にする

企画の承認を得るための資料では、判断に必要な材料と、提案内容を中心とした構成にするようChatGPTに指示します。読み手が資料だけで内容を理解し、判断できる構成を意識します。

発表資料は話す順序と理解しやすさを優先する

口頭で発表することを前提とした資料では、話す順序に沿った構成と、聞きながら理解しやすい流れを優先するよう指示します。資料だけで完結させるのではなく、話す内容を補う位置づけで構成を組み立てます。

ChatGPTの構成案をPowerPointへ落とし込む前の確認

構成案ができたら、実際にPowerPointへ落とし込む前に、内容を確認する工程を挟みます。

事実や数字を元資料と照合する

構成案に含まれる事実や数値を、元の資料と照合します。ChatGPTが構成を整理する過程で、伝えていない数値や事実を補ってしまうことがあるため、この確認を必ず行います。

同じ内容の重複や論理の飛びを確認する

複数のスライドで同じ内容が重複していないか、また論理の流れに飛躍がないかを確認します。重複や論理の飛びがあると、聞き手にとって分かりにくいプレゼンになってしまいます。

PowerPoint上で文字量と見せ方を調整する

構成案の内容をもとにPowerPointへ落とし込む際は、実際のスライド上での文字量やレイアウトを調整します。構成案の文章量がそのままスライドに収まるとは限らないため、見やすさを意識した最終調整を行います。

まとめ

ChatGPTでPowerPointの構成案を作るには、プレゼンで相手にしてほしい判断、発表時間、使用できる事実を先に整理し、それらをまとめてChatGPTへ伝えることが基本になります。結論までの論理の流れを作らせ、スライドごとの役割と要点を絞り込むことで、聞き手に伝わりやすい構成に近づけられます。企画資料と発表資料では重視すべき点が異なるため、用途に応じて構成を調整し、PowerPointへ落とし込む前には事実確認と論理の飛びの確認を必ず行ってください。

よくある質問

Q. スライド数が決まっていない場合はどうすればよいですか。

発表時間の目安をChatGPTに伝えることで、適切なスライド数の候補を提案してもらえます。まずはおおよその時間から相談してみてください。

Q. 構成案をそのままPowerPointに貼り付けてもよいですか。

構成案は文章としてのたたき台であるため、そのまま貼り付けるのではなく、スライドごとの文字量やレイアウトを調整してから使用してください。