プレゼン資料を一から作ろうとすると、構成を考えるだけでも時間がかかり、スライド作成になかなか着手できない、という経験はないでしょうか。白紙の状態から組み立てようとすると、話の流れを整理する段階で作業が止まってしまうことがあります。
この記事では、CopilotでPowerPointを作る前に準備しておきたいことから、プレゼンの構成案の作り方、元資料からスライドのたたき台を作る方法、生成されたスライドの内容修正、スライドのデザイン調整、そしてCopilotで作ったPowerPointを確認する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、Copilotを使ってプレゼン資料作成の時間を短縮できる状態になります。
CopilotでPowerPointを作る前に準備すること
Copilotに依頼する前に、プレゼン作成の土台となる情報を準備しておきます。Copilotで生成できるスライドの範囲は、MicrosoftのPowerPointのCopilotを使用して新しいプレゼンテーションを作成するで確認できます。
プレゼンの目的と読み手を決める
まず、このプレゼンで達成したい目的と、読み手となる相手を決めます。目的と読み手が定まっていないと、構成案を依頼する際の指示があいまいになってしまいます。
必要な元資料と事実情報を揃える
プレゼンに使う元資料や、根拠となる事実情報を揃えておきます。元となる情報がないままCopilotに依頼すると、根拠のない内容が生成されてしまう可能性があります。
利用できるCopilot環境を確認する
自分が利用できるCopilotの環境や機能範囲を確認します。組織によって利用できる機能が異なるため、事前に確認しておくと作業の見通しを立てやすくなります。
Copilotでプレゼンの構成案を作る方法
準備が整ったら、Copilotを使ってプレゼンの構成案を作ります。
結論と発表時間を伝えると、枚数の見当が合った構成になります。
次の条件でプレゼンの構成案を作成してください。・伝えたい結論：〇〇 ・聞き手：〇〇 ・発表時間：〇〇 ・必ず触れる内容：〇〇各スライドの見出しと、そこで伝えることを1行で示してください。渡していない事実は追加しないでください。
伝えたい結論と条件を指示する
このプレゼンで伝えたい結論と、スライド枚数などの条件をCopilotへ指示します。ゴールが明確であれば、それに沿った構成案を検討してもらいやすくなります。
話の流れと必要な章を提案させる
結論に至るまでの話の流れと、必要な章立てを提案してもらいます。自分だけで考えるより、複数の構成パターンを提示してもらうことで検討の幅が広がります。
構成案が目的に合うか人が確認する
提案された構成案が、最初に決めた目的に合っているかを人が確認します。提案をそのまま採用せず、読み手にとって分かりやすい流れになっているかを検証することが大切です。
元資料からスライドのたたき台を作る方法
構成案が固まったら、元資料をもとにスライドのたたき台を作ります。
使う資料を指定すると、その内容だけからスライドが作られます。
次の資料をもとにスライドを作成してください。・使用する資料：〇〇 ・スライドの枚数：〇〇 ・各スライドで扱う内容：〇〇指定した資料に書かれている内容だけを使ってください。資料にない数値や事例は追加しないでください。
使用する文書や資料を指定する
スライド作成の元にする文書や資料を、Copilotへ具体的に指定します。参照する情報が明確であれば、資料の内容に沿ったスライドを生成しやすくなります。
元資料に沿ってスライド案を生成する
指定した元資料の内容に沿って、スライド案を生成します。構成案に基づいて章ごとに依頼すると、後で確認しやすい単位でたたき台を得られます。
元資料にない内容が混ざっていないか確認する
生成されたスライドに、元資料には存在しない内容が混ざっていないかを確認します。Copilotが生成した内容であっても、事実に基づかない情報が含まれていないかの確認は欠かせません。
生成されたスライドの内容を修正する方法
たたき台ができたら、内容面の修正を行います。
1枚1メッセージに整えたいときは、直す観点を指定します。
作成したスライドを次の観点で見直してください。・1枚に載せる主張の数：〇〇 ・削ってよい内容：〇〇 ・残す必要がある内容：〇〇変更した箇所と、その理由を示してください。元資料にない内容を足さないでください。
一枚一メッセージになるよう主張を整理する
各スライドが一枚につき一つのメッセージを伝える形になるよう、主張を整理します。一枚に複数の主張が詰め込まれていると、読み手が要点を把握しづらくなってしまいます。
不足する根拠や説明を補う
主張を裏付ける根拠や説明が不足している場合は補います。結論だけが並んでいるスライドでは、読み手が納得できる説明になりません。
不要なスライドや重複を整理する
内容が重複しているスライドや、目的に照らして不要なスライドを整理します。冗長なスライドが残っていると、プレゼン全体の流れが間延びしてしまいます。
スライドのデザインを整える方法
内容が固まったら、スライドの見た目を整えます。
読み手に合わせてレイアウトを調整する
読み手の知識レベルや関心に合わせて、レイアウトを調整します。専門知識が少ない読み手には、図解を増やすなどの工夫が理解を助けます。
図表と文章のバランスを整える
スライド内の図表と文章のバランスを整えます。文字ばかりのスライドや、逆に図表だけで説明が不足したスライドは、どちらも読み手にとって理解しにくくなります。
社内テンプレートやブランドルールに合わせる
会社で定められたテンプレートやブランドルールに合わせて調整します。デザインの独自性よりも、組織内で統一されたルールに従うことが優先されます。
Copilotのデザイン調整で希望する見た目にならない場合は、別のツールで作る選択肢もあります。テンプレートから選んで整える形が合うならMiriCanvas、日本語のスライド生成を試したいならイルシルが候補になります。
Copilotで作ったPowerPointを確認する方法
デザインまで整ったら、最後に全体を確認します。
数字・固有名詞・引用元を照合する
スライド内の数字、固有名詞、引用元を元資料と照合します。Copilotが生成した内容であっても、細部の正確さは人が確認する必要があります。
スライド間で論理がつながるか確認する
スライドを通して見たときに、論理の流れが自然につながっているかを確認します。個々のスライドが正しくても、全体としての整合性が取れていない場合があります。
発表者自身が最終的な内容を確認する
最終的には、発表者自身がスライドの内容を確認します。人前で話す本人が内容を理解し納得したうえで臨むことが、説得力のあるプレゼンにつながります。
まとめ
Microsoft CopilotでPowerPointを作る際は、目的と元資料を準備したうえで構成案を作り、それに沿ってスライドのたたき台を生成することが大切です。内容とデザインを整えたうえで、数字や論理のつながりを確認することで、実際のプレゼンに使える資料に仕上げられます。
まずはこのプレゼンで達成したい目的と、読み手となる相手を決めるところから始めてみてください。Word・Excel・Teamsを含めたCopilot全体の活用場面は、Microsoft Copilotを仕事で使う方法で確認できます。
