会議が終わった後、議事録から誰に何を伝えるべきかを整理するのに時間がかかり、フォローアップメールの送信が後回しになってしまう、という経験はないでしょうか。議事録の内容をそのまま送るだけでは、受信者が自分に関係する部分を見つけにくくなってしまいます。
この記事では、議事録からメールを作る前に決めておきたい送信相手から、ChatGPTでの決定事項の抽出、担当者ごとの依頼事項の整理、依頼事項への期限の紐付け、受信者ごとに必要な内容へ絞る方法、フォローアップメールの下書き作成、そして送信前に議事録とメールを照合する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って受信者にとって分かりやすいフォローアップメールを作れる状態になります。
議事録からメールを作る前に送信相手を決める
ChatGPTに整理を依頼する前に、このメールを誰に送るのかを決めておきます。
会議参加者とメール送信対象を確認する
まず、会議の参加者と、フォローアップメールを送る対象を確認します。参加者全員に送るのか、一部の関係者に絞るのかによって、まとめる内容も変わってきます。
全員向けと個別連絡を分ける
全員に共通して伝える内容と、特定の相手にだけ伝える個別の連絡を分けます。両者を一つの文章に混在させると、受信者が自分に関係する部分を見つけにくくなります。
メールで達成したい目的を決める
このフォローアップメールを送ることで達成したい目的を決めます。目的が定まっていないと、盛り込むべき情報の取捨選択がぶれてしまいます。
そもそも議事録が手元にない場合は、会議の録音から作る方法があります。Nottaは録音から文字起こしと要約までを行うため、メールの材料をその場で用意できます。
ChatGPTで議事録から決定事項を抽出する方法
送信相手が決まったら、ChatGPTを使って議事録から決定事項を抽出します。
決定と検討中を分けるよう指定すると、断定しすぎを防げます。
あなたは会議記録の整理に慣れた担当者です。次の議事録から決定事項を抽出してください。・議事録：〇〇 ・会議の目的：〇〇出力は「決定したこと／保留になったこと／議論だけで終わったこと」の3つに分けてください。議事録に書かれていないことは補わないでください。
会議で確定した内容だけを抜き出す
会議の中で確定した内容だけを、議事録から抜き出します。検討段階の意見まで決定事項として扱うと、実際には決まっていない内容がそのまま伝わってしまいます。
保留事項と決定事項を分ける
まだ結論が出ていない保留事項と、確定した決定事項を分けて整理します。両者を区別しておくことで、受信者が今後の進め方を誤解せずに把握できます。
決定の前提条件があれば一緒に整理する
決定事項に前提条件が付いている場合は、その条件もあわせて整理します。前提条件を省略すると、決定事項だけが独り歩きしてしまう可能性があります。
担当者ごとの依頼事項を整理する方法
決定事項が整理できたら、担当者ごとの依頼事項を整理します。
担当が書かれていない項目を分けさせると、確認漏れを防げます。
あなたは会議記録の整理に慣れた担当者です。次の内容から、誰が何をするかを整理してください。・議事録：〇〇 ・会議の参加者：〇〇出力は担当者ごとに「担当者／依頼事項／議事録に書かれていた期限」を1行で書いてください。担当や期限が書かれていない項目は別にまとめてください。
誰が何を行うのか抽出する
議事録の中から、誰が何を行うことになったのかを抽出します。担当と作業内容が明確でなければ、受信者は自分が何をすべきか判断できません。
複数担当の依頼は役割を分ける
一つの依頼を複数人で担当する場合は、それぞれの役割を分けて整理します。役割を分けずにまとめると、誰がどこまで担当するのかが曖昧になってしまいます。
担当者が不明な依頼を確認事項として残す
議事録の時点で担当者が決まっていない依頼は、確認事項として残しておきます。担当者不明のまま依頼事項に含めてしまうと、実際には誰も対応しない状態になりかねません。
依頼事項へ期限を紐付ける方法
依頼事項が整理できたら、それぞれに期限を紐付けます。
議事録に記載された期限を抽出する
議事録に明記されている期限を、依頼事項ごとに抽出します。期限の記載を漏れなく確認することで、後から期限の認識違いが生じるのを防げます。
期限がない依頼を勝手に補完しない
議事録に期限の記載がない依頼について、ChatGPTに推測で期限を補わせないようにします。根拠のない期限を勝手に設定すると、実際の合意内容と異なる情報を伝えてしまいます。
日付と依頼内容の対応を確認する
抽出した日付が、正しい依頼内容に対応しているかを確認します。対応関係を誤ると、別の依頼の期限として伝わってしまう可能性があります。
受信者ごとに必要な内容へ絞る方法
期限まで整理できたら、受信者ごとに必要な内容へ絞り込みます。
宛先ごとに関係する内容だけへ絞ると、読まれるメールになります。
あなたはビジネスメールの作成に慣れた担当者です。次の内容から、宛先ごとのフォローアップメールを作成してください。・決定事項と依頼事項の一覧：〇〇 ・宛先とその人の担当：〇〇出力は宛先ごとに件名と本文を示してください。その人に関係しない項目は含めず、期限は議事録のとおりに書いてください。
受信者本人に関係する依頼を優先する
受信者本人に関係する依頼事項を、メールの中で優先的に記載します。関係のない内容が先に並んでいると、受信者が自分の対応事項を見落とす原因になります。
必要な決定事項だけを背景として残す
依頼の背景として必要な決定事項だけを残し、それ以外は省きます。背景情報を詰め込みすぎると、伝えたい依頼事項がかえって埋もれてしまいます。
不要な議論経緯を省く
結論に至るまでの議論の経緯は、必要な場合を除いて省きます。経緯を細かく記載するよりも、決定事項と依頼事項を明確に伝える方が、フォローアップメールとしての目的を果たしやすくなります。
フォローアップメールの下書きを作る方法
内容が整理できたら、ChatGPTを使ってメールの下書きを作ります。
件名で会議と用件を分かるようにする
件名を見ただけで、どの会議に関するメールで、何を伝える内容かが分かるようにします。件名があいまいだと、受信者が内容を確認するまでメールの重要度を判断できません。
決定事項・依頼・期限を読みやすく並べる
本文では、決定事項、依頼事項、期限を読みやすい順序で並べます。情報が整理されずに並んでいると、受信者が必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。
返信や対応が必要か明記する
このメールに対して返信や具体的な対応が必要かどうかを明記します。対応の要否が書かれていないと、受信者が読むだけで済ませてよいのか判断できません。
送信前に議事録とメールを照合する方法
下書きができたら、最後に議事録とメールの内容を照合します。
担当者・期限・決定内容を原文と照合する
メールに記載した担当者、期限、決定内容を、議事録の原文と照合します。ChatGPTが整理した内容であっても、この確認作業を省略すると誤りに気づけません。
宛先ごとの依頼内容が正しいか確認する
複数の宛先へ送る場合は、それぞれの依頼内容が正しく対応しているかを確認します。宛先を取り違えると、関係のない依頼が届いてしまう事態になりかねません。
人が最終確認してから送信する
内容の照合が済んだら、送信前に人が最終確認を行います。ChatGPTが整理した文章であっても、送信の最終判断は必ず人が行うことが大切です。
まとめ
ChatGPTで議事録からフォローアップメールを作る際は、送信相手を決めたうえで決定事項と依頼事項を整理し、期限を正確に紐付けることが大切です。受信者ごとに必要な内容へ絞り込み、下書きを作成したうえで議事録と照合することで、実務で使えるフォローアップメールに仕上げられます。
まずは会議の参加者と、フォローアップメールを送る対象を確認するところから始めてみてください。 業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
