ChatGPTで会議アジェンダを作る方法｜目的・議題・時間配分を整理

会議のアジェンダを作る際、議題を並べただけで時間配分や目的があいまいなまま会議当日を迎えてしまうことはないでしょうか。この記事では、ChatGPTを使って会議アジェンダを作る手順を解説します。会議の目的とゴールの伝え方から、議題の洗い出しと並べ方、時間配分の決め方、参加者や事前資料への反映、そして会議前に調整すべきポイントまで、順を追って紹介します。

アジェンダは会議の進行を支える土台になる文書です。目的を明確にした状態でChatGPTへ伝えることが、論点の散らからない会議につながります。

ChatGPTで会議アジェンダを作る前に決めること

アジェンダの作成を依頼する前に、会議そのものの前提を整理しておく必要があります。

会議を開く理由を一文で整理する

まず、その会議をなぜ開くのか、理由を一文で整理します。理由が曖昧なまま議題を並べると、参加者にとって会議の意義が伝わりにくくなるため、この段階で目的を明確な言葉にしておきます。

会議終了時に決めたいことを明確にする

会議が終わったときに、何が決まっている状態を目指すのかを明確にします。「情報を共有する」だけの会議なのか、「方針を決定する」会議なのかによって、アジェンダに含めるべき議題や時間配分は大きく変わります。

参加者と会議時間を確認する

会議に参加するメンバーと、確保できる会議時間を確認します。参加者の人数や役割、使える時間の枠組みを先に把握しておくことで、後の議題設定や時間配分がより現実的なものになります。

会議の目的とゴールをChatGPTへ伝える方法

前提が整理できたら、ChatGPTへの依頼に落とし込みます。

共有だけか意思決定か目的を明示する

会議の目的が、情報共有なのか、意思決定なのかをChatGPTに明示します。この違いを伝えることで、議題の立て方や、後述する時間配分の考え方も、目的に合った形で提案してもらいやすくなります。

会議で得たい成果物や結論を指定する

会議を通じて得たい成果物や結論を、具体的にChatGPTへ伝えます。「来月の施策を1つ決定する」のように、終了時点でのゴールを指定することで、そのゴールに向かって議題を整理したアジェンダを作成しやすくなります。

前提となる状況を簡潔に伝える

会議に至った背景や、参加者が共有している前提状況を簡潔に伝えます。前提が伝わっていないと、ChatGPTが一般的な会議を想定してアジェンダを作ってしまうため、状況に即した議題を出してもらうために必要な情報です。

必要な議題を洗い出して順番を決める方法

目的とゴールを伝えたら、具体的な議題を洗い出す作業に進みます。

ゴール達成に必要な論点を出させる

会議のゴールを達成するために、どのような論点を扱う必要があるかをChatGPTに出させます。自分だけで考えるよりも、目的から逆算して論点を洗い出すことで、抜け漏れの少ない議題リストを作りやすくなります。

情報共有と議論する議題を分ける

洗い出した議題を、情報共有だけで済む議題と、参加者で議論が必要な議題に分けるよう指示します。この区別をしておくことで、後の時間配分を検討する際に、議論が必要な議題へ多めに時間を割り当てる判断がしやすくなります。

結論につながる順番へ並べ替える

議題を、会議の結論につながりやすい順番へ並べ替えるよう指示します。関連性の低い議題が入り混じっていると議論が散らかりやすくなるため、話の流れが自然につながる順番を意識して整理させます。

議題ごとの時間配分を決める方法

議題の順番が決まったら、それぞれにどれだけ時間を割り当てるかを検討します。

重要な議題へ十分な時間を割く

会議のゴールに直結する重要な議題には、十分な時間を割り当てるようChatGPTに指示します。すべての議題を均等に扱うのではなく、重要度に応じてメリハリのある時間配分にすることを意識します。

説明・議論・決定の時間を分ける

一つの議題の中でも、説明にかける時間、議論にかける時間、決定にかける時間を分けて考えるよう指示します。この区別をしておくことで、議論が長引いて決定の時間が確保できない、といった事態を防ぎやすくなります。

会議時間を超える場合は議題を絞る

洗い出した議題をすべて盛り込むと会議時間を超えてしまう場合は、優先度の低い議題を削るか、次回に持ち越すようChatGPTに調整させます。時間内に収まらないアジェンダは、結局その通りに進行できないことが多いため、この段階で現実的な分量に絞り込みます。

参加者と事前資料をアジェンダへ反映する方法

議題と時間配分が決まったら、参加者や事前準備に関する情報もアジェンダへ反映します。

各議題に必要な参加者を確認する

議題ごとに、その議論に必要な参加者を確認し、アジェンダに反映するようChatGPTに指示します。全員が最初から最後まで参加する必要がない場合は、議題ごとに必要な参加者を明示しておくことで、参加者側の時間の使い方も調整しやすくなります。

事前に読んでほしい資料を示す

会議前に目を通しておいてほしい資料がある場合は、アジェンダの中に明記するよう指示します。事前資料を示しておくことで、会議当日に説明へ時間を割く必要が減り、議論により多くの時間を使えるようになります。

事前準備が必要な人と内容を明確にする

特定の参加者に事前準備をお願いしたい場合は、誰が何を準備すべきかを明確にアジェンダへ反映させます。準備事項があいまいなままだと、当日になって議論に必要な情報が揃わない事態につながります。

ChatGPTで作ったアジェンダを会議前に調整するポイント

ChatGPTが作成したアジェンダは、そのまま使う前に、いくつかの観点で確認しておきます。

議題が会議のゴールにつながっているか確認する

各議題が、最初に決めた会議のゴールにきちんとつながっているかを確認します。ゴールと関係の薄い議題が紛れ込んでいる場合は、削るか、別の会議に回すことを検討します。

時間配分が現実的か確認する

割り当てられた時間配分が、実際の議論のボリュームに対して現実的かどうかを確認します。ChatGPTが提案する時間配分はあくまで目安のため、過去の会議の傾向なども踏まえて、必要に応じて調整します。

当日に追加すべき論点がないか最終確認する

アジェンダを最終確認する際に、当日追加すべき論点が抜けていないかを見直します。参加者から事前に挙がっていた懸念事項など、アジェンダ作成時には把握していなかった情報がある場合は、この段階で反映します。

まとめ

ChatGPTで会議アジェンダを作るには、会議を開く理由と終了時のゴールを明確にし、参加者と会議時間を先に確認しておくことが出発点になります。目的が共有なのか意思決定なのかを伝え、ゴール達成に必要な論点を洗い出し、結論につながる順番と現実的な時間配分に整理することで、論点の散らかりにくいアジェンダに近づけられます。作成したアジェンダは、ゴールとのつながりや時間配分の現実性を確認したうえで、会議前に必要な調整を加えてから使用してください。

よくある質問

Q. 議題が多すぎて会議時間に収まりません。どうすればよいですか。

優先度の低い議題を削るか、次回の会議へ持ち越すことをChatGPTに相談すると、時間内に収まる現実的なアジェンダに調整しやすくなります。

Q. 毎回同じような会議のアジェンダを作る場合、効率よく進める方法はありますか。

定例会議など形式が決まっている場合は、過去に使ったアジェンダの型をChatGPTに伝えておくと、次回以降のたたき台作成がスムーズになります。