会議が終わったあとに、結局何が決まって何が決まらなかったのか分からず、次の会議でも同じ話を繰り返してしまう、という経験はないでしょうか。話し合うべき論点があいまいなまま会議を始めると、意見が広がりすぎて時間だけが過ぎてしまうこともあります。
この記事では、会議の論点整理に必要な情報の集め方から、ChatGPTでの争点の抽出方法、事実確認が必要な事項の分け方、未決事項と決定済み事項の整理、論点の優先順位の決め方、そして整理した論点を会議の進行へ反映する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って会議前に争点・確認事項・未決事項を明確にできる状態になります。
会議の論点整理に必要な情報を集める
ChatGPTに整理を依頼する前に、論点整理の土台となる情報を集めておきます。
会議の目的と決めたいことを明確にする
まず、この会議で何を決めたいのかを明確にします。目的が定まっていないと、後で抽出する争点が会議の趣旨からずれてしまうことがあります。
関係資料と参加者の意見を揃える
会議に関係する資料と、参加者からすでに出ている意見を集めて揃えます。断片的な情報のまま整理を始めると、抽出される争点にも抜けが生じやすくなります。
会議前に分かっている事実を整理する
会議が始まる前の時点で、すでに分かっている事実を整理しておきます。事実と意見を混在させたまま次の工程に進むと、争点の抽出が不正確になる原因になります。
会議中の発言を論点整理の材料にしたい場合は、文字起こしツールを使うと手作業が減ります。Nottaは発言を話者ごとに区別して記録できるため、誰がどの立場を取ったかを後から追えます。
ChatGPTで会議の争点を抽出する方法
必要な情報が揃ったら、ChatGPTに資料と意見を渡して争点を抽出してもらいます。
関係者の主張を渡すと、意見が分かれている点が見えます。
あなたは会議の論点整理に慣れた担当者です。次の内容から争点を抽出してください。・議題：〇〇 ・関係者それぞれの主張：〇〇 ・すでに合意できていること：〇〇出力は「争点／誰と誰の意見が分かれているか／何が決まれば解消するか」を1行ずつ書いてください。合意済みの内容は争点に含めないでください。
意見が分かれている点を抽出する
集めた意見の中から、参加者の間で見解が分かれている点を抽出します。ChatGPTに複数の意見を伝えたうえで、どこで意見が食い違っているかを整理してもらうと、話し合うべき論点が見えやすくなります。
判断基準が異なる箇所を見つける
同じテーマについて意見が分かれている場合、参加者がどのような判断基準で考えているのかを確認します。判断基準そのものが異なっていると、意見のすり合わせだけでは論点が解消しないことがあります。
一つの争点に複数の問題を混ぜない
抽出した争点に、複数の異なる問題が混ざっていないかを確認します。一つの争点に複数の論点が含まれていると、議論の途中で話が枝分かれし、結論を出しにくくなります。
事実確認が必要な事項を分ける方法
争点を抽出したら、その中から事実確認が必要な事項を分けて整理します。
主張の根拠を渡すと、意見の対立と事実の未確認が切り分けられます。
あなたは会議の論点整理に慣れた担当者です。次の争点を、意見の相違か事実の未確認かで分けてください。・争点：〇〇 ・それぞれの主張の根拠：〇〇出力は「争点／意見の相違か事実の未確認か／事実の未確認なら誰に何を確認するか」を1行ずつ書いてください。事実が確認できれば解消する争点は、会議前に片付ける対象として示してください。
意見と事実を分ける
抽出した内容について、参加者の意見なのか、確認できる事実なのかを分けます。意見と事実が混ざったまま議論すると、感覚的な話し合いになりやすく、結論の根拠が曖昧になります。
根拠が不足している主張を見つける
参加者の主張の中で、根拠となる情報が不足しているものを見つけます。根拠が不足したまま議論を進めると、後になって前提が崩れ、話し合いをやり直す必要が出てきます。
会議前または会議中に確認する事項を整理する
根拠が不足している事項について、会議前に確認できるものと、会議中に確認しながら進めるものを区別して整理します。確認のタイミングを分けておくことで、会議の進行が止まりにくくなります。
未決事項と決定済み事項を整理する方法
事実確認が必要な事項を分けたら、次に未決事項と決定済み事項を区別して整理します。
すでに決まった内容を分離する
これまでの会議やコミュニケーションの中で、すでに決まっている内容を分離します。決定済みの内容を論点として扱ってしまうと、不要な蒸し返しが発生しやすくなります。
判断が保留されている事項を抽出する
決定には至っておらず、判断が保留されたままになっている事項を抽出します。保留の理由があいまいなまま放置すると、同じ議題が繰り返し会議に上がってくる原因になります。
未決事項ごとに決定に必要な条件を整理する
抽出した未決事項について、決定するために何が必要なのかを整理します。必要な条件が明確になっていれば、次にどの情報を揃えれば議論を前に進められるかが分かりやすくなります。
会議で扱う論点の優先順位を決める方法
未決事項が整理できたら、限られた会議時間の中でどの論点から扱うか優先順位を決めます。
会議時間を渡すと、扱えない論点が分かります。
あなたは会議の論点整理に慣れた担当者です。次の論点に優先順位を付けてください。・論点の一覧：〇〇 ・会議の時間：〇〇 ・この会議で必ず決めること：〇〇 ・参加者：〇〇出力は順位ごとに「論点／先に扱う理由／想定時間」を書いてください。時間内に扱えない論点は、別の場に回す候補として分けてください。
会議で決めなければ進まない論点を優先する
その論点を決めないと後続の作業が進まない、というものを優先的に扱います。影響範囲が大きい論点を後回しにすると、会議後の業務全体が停滞する原因になります。
前提確認が必要な論点を先に置く
他の論点の前提となる事項は、議論の順番として先に置きます。前提が確認されないまま後続の論点を議論すると、途中で話が振り出しに戻ってしまうことがあります。
時間内に扱う範囲を絞る
会議の持ち時間に対して、実際に扱える論点の範囲を絞ります。持ち時間よりも論点を詰め込みすぎると、どの論点も中途半端なまま会議が終わってしまいます。
整理した論点を会議の進行へ反映する方法
論点の優先順位が決まったら、整理した内容を実際の会議の進行へ反映します。
論点ごとに確認・議論・決定を区別する
各論点について、確認するだけなのか、議論するのか、その場で決定するのかを区別します。扱い方が明確になっていれば、参加者も会議中に何をすべきかを把握しやすくなります。
論点の順番を会議アジェンダへ落とし込む
決めた優先順位を、実際の会議アジェンダの順番として反映します。整理した論点をそのままアジェンダに落とし込むことで、参加者全員が同じ流れで議論を進められます。
会議後に未決事項を次の対応へつなげる
会議で扱いきれなかった未決事項は、次の会議や対応へつなげられるよう記録しておきます。未決事項を放置せずに引き継ぐことで、同じ論点を一から整理し直す手間を防げます。
まとめ
ChatGPTで会議の論点整理をする際は、目的と関係資料を整理したうえで、争点を抽出し、事実確認が必要な事項と未決事項・決定済み事項を分けることが大切です。整理した論点に優先順位をつけてアジェンダへ反映し、未決事項を次の対応へつなげることで、話し合うべき論点が明確な会議に仕上げられます。
まずは次の会議で扱いたいテーマを一つ選び、目的を一文で書き出すところから始めてみてください。 AIによる業務改善の全体像は、AIで業務改善する方法で解説しています。
