業務改善の効果を数値で示したいと思っても、何をKPIとして追えばよいのか分からず、なんとなく測りやすい数値を選んでしまう、という経験はないでしょうか。目標とのつながりを整理しないままKPIを決めてしまうと、数値は改善していても実際の目標達成にはつながらない指標を追いかけてしまう恐れがあります。
この記事では、業務KPIを設計する前に明確にしておきたい目標から、目標達成につながる行動や成果の分解、ChatGPTでのKPI候補の洗い出し、KPIとして使える指標の選び方、計算方法とデータ源の決め方、目標値と確認頻度の設定、そしてKPIが業務改善につながっているかを検証する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、改善前後を同じ基準で評価できるKPIを設計できる状態になります。
目次
業務KPIを設計する前に目標を明確にする
ChatGPTに依頼する前に、KPIのもとになる業務目標を明確にしておきます。
KPIより先に達成したい業務目標を決める
指標を考える前に、まず達成したい業務目標そのものを決めます。そこが定まらないままKPIだけを先に決めてしまうと、測ること自体が目的化してしまいます。
期限と達成状態を具体化する
その目標を、いつまでにどのような状態にするのかを具体化します。期限と状態が明確であるほど、後で設定するKPIの妥当性を判断しやすくなります。
目標と日常業務のつながりを確認する
設定した目標が、日々の業務とどうつながっているかを確認します。現場の業務と切り離された目標では、KPIを追いかけても実際の行動改善につながりにくくなります。
目標達成につながる行動や成果を分解する
目標が明確になったら、達成につながる行動や成果を分解します。
最終成果に影響するプロセスを分解する
目標達成に影響するプロセスを、細かい要素へ分解します。プロセスを分解しておくことで、どの部分を測定すべきかが見えやすくなります。
現場で変えられる行動を特定する
分解したプロセスの中から、現場で実際に変えられる行動を特定します。現場が影響を及ぼせない要素をKPIにしてしまうと、改善のしようがなくなってしまいます。
結果指標と先行指標を分ける
最終的な結果を示す指標と、その前段階で変化が現れる先行指標を分けて考えます。両者を区別しておくことで、結果が出る前に軌道修正できるようになります。
ChatGPTでKPI候補を洗い出す方法
行動や成果が分解できたら、ChatGPTを使ってKPI候補を洗い出します。
目標と測れるデータを渡すと、実際に使える候補が出ます。
あなたは業務のKPI設計の経験がある担当者です。次の目標に対するKPIの候補を洗い出してください。・達成したい目標：〇〇 ・その目標につながる行動や成果：〇〇 ・現在取れているデータ：〇〇出力は候補ごとに「指標／目標とのつながり／現在のデータで測れるか」を1行で書いてください。測れないものは分けて挙げてください。
目標と業務プロセスをChatGPTへ伝える
整理した目標と業務プロセスを、ChatGPTへ具体的に伝えます。情報が詳しいほど、実態に即したKPI候補を提案してもらいやすくなります。
成果・品質・効率など複数観点から候補を出す
成果、品質、効率など、複数の観点からKPI候補を出してもらいます。一つの観点だけに偏ると、業務全体を正しく評価できない指標になってしまう恐れがあります。
候補の意味と使い方を確認する
提案されたKPI候補について、その意味と使い方を確認します。名称だけを見て採用するのではなく、実際に何を表す数値なのかを理解しておくことが大切です。
KPIとして使える指標を選ぶ方法
候補が洗い出せたら、実際に使う指標を選びます。
候補を渡して、扱いにくい指標を除かせます。
あなたは業務のKPI設計の経験がある担当者です。次のKPI候補から、実際に運用できるものを選んでください。・KPI候補：〇〇 ・測定を担当する人：〇〇 ・測定にかけられる手間：〇〇出力は「採用する指標／採用する理由」と「採用しない指標／その理由」に分けてください。数を絞り、目標に対して3つ以内にしてください。
目標との因果関係が説明できる指標を選ぶ
その指標が改善すれば、なぜ目標達成につながるのかを説明できるものを選びます。因果関係が説明できない指標は、改善しても目標達成に寄与しない可能性があります。
現場が行動で改善できる指標を選ぶ
現場の努力や工夫によって、実際に動かせる指標を選びます。現場の行動と関係のない指標を追いかけても、改善に向けた具体的な行動につながりません。
指標を増やしすぎず重要なものに絞る
指標の数を増やしすぎず、本当に重要なものへ絞り込みます。多くの指標を同時に追おうとすると、どこに力を入れるべきかがかえって分かりにくくなります。
KPIの計算方法とデータ源を決める方法
指標が選べたら、計算方法とデータの取得元を決めます。
計算式まで決めさせると、人によって数字が変わりません。
あなたは業務のKPI設計の経験がある担当者です。次のKPIについて計算方法を決めてください。・採用するKPI：〇〇 ・使えるデータとその置き場所：〇〇 ・集計する単位：〇〇出力はKPIごとに「計算式／使うデータ／集計する期間／誰が集計するか」を書いてください。解釈の余地が残る定義は避けてください。
予算と実績を継続的に確認する指標では、ChatGPTでExcelの予実管理をする方法｜予算・実績・差異を整理して確認も参考になります。
KPIの定義と計算式を明確にする
各KPIについて、定義と具体的な計算式を明確にします。定義があいまいなままでは、担当者によって解釈が変わり、数値の一貫性が保てなくなってしまいます。
必要なデータをどこから取得するか決める
計算に必要なデータを、どこから取得するのかを決めます。データの取得元が分散していると、集計作業自体に多くの手間がかかってしまいます。
同じ方法で継続計測できるか確認する
決めた計測方法で、今後も継続して測定できるかを確認します。一時的にしか取得できないデータに依存してしまうと、後で計測が続けられなくなる恐れがあります。
目標値と確認頻度を設定する方法
計算方法が決まったら、目標値と確認頻度を設定します。
現状値を把握して目標値の根拠を作る
まず現状の数値を把握し、それをもとに目標値の根拠を作ります。現状を確認しないままその水準を決めてしまうと、非現実的な数値を設定してしまう恐れがあります。
KPIごとに確認する周期を決める
各KPIについて、どのくらいの周期で確認するかを決めます。変化の速さに合わない頻度で確認していると、問題への気づきが遅れてしまいます。
異常値や未達時の確認基準を決める
異常な数値や、目標未達となった場合に確認すべき基準をあらかじめ決めておきます。基準を事前に決めておくことで、数値が悪化した際に迅速に対応しやすくなります。
KPIが業務改善につながるか検証する方法
目標値と頻度が決まったら、最後にKPIが実際の改善につながっているかを検証します。
KPIの変化が目標達成につながっているか確認する
KPIの数値が改善している場合、それが本当に目標達成へつながっているかを確認します。指標だけが良くなって、肝心の目標には近づいていないケースもあるため注意が必要です。
測定負担が大きすぎないか見直す
KPIを測定するための負担が、業務に対して過大になっていないかを見直します。測定作業自体が現場の負担になってしまっては、本来の業務改善の目的から外れてしまいます。
業務や目標の変化に合わせてKPIを更新する
業務内容や目標が変化した際は、それに合わせてKPIも更新します。一度決めたKPIを固定したまま使い続けると、状況の変化を正しく反映できなくなってしまいます。
まとめ
ChatGPTで業務KPIを設計する際は、業務目標を明確にしたうえで、目標達成につながる行動や成果を分解することが大切です。ChatGPTでKPI候補を洗い出して指標を選び、計算方法や目標値、確認頻度を決めたうえで、実際の改善につながっているかを検証することで、改善前後を同じ基準で評価できるKPIに仕上げられます。
まずはKPIより先に、達成したい業務目標を決めるところから始めてみてください。 AIによる業務改善の全体像は、AIで業務改善する方法で解説しています。
