Excelで予算と実績を突き合わせても、差異が大きい項目をどう見つければよいのか分からず、結局すべての行を目視で確認してしまう、という経験はないでしょうか。数値から確認できる事実と、まだ確認できていない要因候補を分けずに進めると、根拠のない原因で報告してしまう恐れがあります。
この記事では、予実管理を始める前に揃えておきたいデータから、ChatGPTでの予算と実績の差異整理、差異が大きい項目の見つけ方、数値から確認できる事実の整理、差異の要因候補と追加確認事項の分け方、月次の予実確認を繰り返しやすくする方法、そしてChatGPTで整理した予実分析を確認する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って予実管理を効率よく進められる状態になります。
Excelで予実管理を始める前にデータを揃える
ChatGPTに依頼する前に、予算と実績のデータを揃えておきます。
予算と実績の項目・期間・単位を揃える
まず、予算と実績で項目名、対象期間、金額の単位が揃っているかを確認します。ここがずれていると、比較そのものが成立しなくなってしまいます。
比較に使う予算の版を確定する
予算に複数の改定版がある場合、どの版を比較対象とするかを確定します。そこを決めずに進めると、比較のたびに異なる基準を使ってしまう可能性があります。
ChatGPTへ渡してよいデータか確認する
このデータをChatGPTへ渡してよいかどうかを確認します。機密性の高い予算情報を扱う場合は、渡してよい範囲を事前に判断しておく必要があります。
ChatGPTで予算と実績の差異を整理する方法
データが揃ったら、ChatGPTを使って予算と実績の差異を整理します。
予算と実績を並べて渡すと、差異の一覧を作ってもらえます。
あなたは予実管理の経験がある担当者です。次の予算と実績から差異を整理してください。
・対象期間：〇〇
・項目ごとの予算：〇〇
・項目ごとの実績：〇〇出力は項目ごとに「予算／実績／差異額／差異率」を並べてください。計算に使った値以外は書かないでください。
項目ごとに予算・実績・差額を並べる
各項目について、予算、実績、差額を並べて整理します。三つを並べて確認できる形にしておくことで、全体の傾向をつかみやすくなります。
差異率を使う項目を決める
金額だけでなく、差異率で確認したほうがよい項目を決めます。金額の規模が異なる項目を比較する場合、割合で見たほうが実態を把握しやすいことがあります。
有利差異と不利差異の見方を揃える
差異が良い方向なのか悪い方向なのか、有利差異と不利差異の見方を揃えます。項目によって有利・不利の意味が逆になる場合があるため、あらかじめ整理しておくと混乱を防げます。
差異が大きい項目を見つける方法
差異が整理できたら、その中から特に大きい項目を見つけます。
金額差が大きい項目を抽出する
金額の差が大きい項目を抽出します。件数が多いデータでは、まず金額のインパクトが大きい項目から確認すると効率的です。
差異率が大きい項目を抽出する
差異率が大きい項目もあわせて抽出します。金額は小さくても、比率で見ると異常な動きをしている項目が見つかることがあります。
重要度を踏まえて確認対象を絞る
金額差と差異率の両方を踏まえて、実際に確認する対象を絞り込みます。すべての項目を同じ深さで確認しようとすると、時間ばかりかかってしまいます。
数値から確認できる事実を整理する方法
確認対象が絞れたら、数値から確認できる事実を整理します。
差異の一覧を渡して、数値から言えることだけを抜き出させます。
あなたは予実管理の経験がある担当者です。次の差異一覧から、数値だけで言えることを整理してください。
・差異一覧：〇〇
・注目している項目：〇〇出力は事実を1行ずつ書いてください。原因の推測や対策は書かないでください。
予算と実績から直接分かる増減を整理する
予算と実績を比較して、直接読み取れる増減の事実を整理します。ここでは推測を交えず、数値そのものから言えることだけを書き出します。
前月や累計との変化を確認する
前月の数値や累計の数値と比較し、変化の傾向を確認します。単月だけでなく時系列で見ることで、一時的な変動なのか継続的な傾向なのかを把握しやすくなります。
数値だけでは分からない原因を断定しない
数値の増減だけを見て、その原因を断定しないよう注意します。事実として言えることと、まだ分からないことを混同すると、誤った判断につながってしまいます。
差異の要因候補と追加確認事項を分ける方法
事実が整理できたら、要因候補と追加で確認すべき事項を分けます。
業務側の背景を添えると、要因の候補と確認すべきことを分けてもらえます。
あなたは予実管理の経験がある担当者です。次の差異について、考えられる要因と確認が必要なことを分けてください。
・差異の内容：〇〇
・その期間にあった出来事：〇〇
・手元にあるデータ：〇〇出力は「要因の候補／それを確かめる方法／手元のデータで確かめられるか」を1行ずつ書いてください。断定はしないでください。
考えられる要因を仮説として整理する
差異が生じた考えられる要因を、あくまで仮説として整理します。仮説であることを明示しておくことで、後から事実と混同するのを防げます。
要因確認に必要な明細や担当者を特定する
仮説を確認するために必要な明細データや、確認すべき担当者を特定します。誰に何を確認すればよいかが明確であれば、後の調査がスムーズに進みます。
確認済みの原因と未確認の仮説を分ける
すでに確認が取れている原因と、まだ確認できていない仮説を明確に分けます。両者を一緒に扱ってしまうと、報告の信頼性を損なう原因になります。
月次の予実確認を繰り返しやすくする方法
要因の整理ができたら、次月以降も同じ確認を繰り返しやすくする工夫をします。
毎月同じ列構成でデータを更新する
毎月のデータを、同じ列構成で更新するようにします。列構成が月ごとに変わると、そのたびに整理し直す手間が発生してしまいます。
差異確認の基準を固定する
差異が大きいと判断する基準を、あらかじめ固定しておきます。それが月によって変わると、確認結果を比較しにくくなってしまいます。
前月の確認事項を次月へ引き継ぐ
前月に確認できなかった事項を、次月の確認作業へ引き継ぎます。引き継がずに毎月ゼロから確認すると、同じ論点を繰り返し調べることになりかねません。
ChatGPTで整理した予実分析を確認する方法
繰り返しやすい形が整ったら、最後にChatGPTで整理した内容を確認します。
差額・差異率をExcelの計算結果と照合する
ChatGPTが示した差額や差異率を、Excel側で計算した結果と照合します。数値の算出方法が正しいかを確かめる作業は欠かせません。
ChatGPTが追加した推測を確認する
ChatGPTの回答に、データから読み取れる事実以上の推測が含まれていないかを確認します。断定的に書かれていても、根拠が数値にあるかどうかを見極める必要があります。
最終的な要因判断は元データと担当者確認で行う
最終的な要因の判断は、元データと担当者への確認をもとに行います。ChatGPTの整理はあくまで補助として扱い、判断そのものは人が行うことが大切です。
まとめ
ChatGPTでExcelの予実管理をする際は、予算と実績のデータを揃えたうえで差異を整理し、差異が大きい項目を見つけることが大切です。数値から確認できる事実と要因候補を分けたうえで、月次確認を繰り返しやすい形に整え、最終的な判断を元データと担当者確認で行うことで、精度の高い予実管理を続けられます。
まずは予算と実績で項目名、対象期間、単位が揃っているかを確認するところから始めてみてください。 Excel業務全体の効率化は、AIでExcel業務を効率化する方法で解説しています。
