ChatGPTを仕事で使ってみたいと思いながらも、何から手をつければよいのか分からず、結局そのままにしてしまっている、という経験はないでしょうか。使い方を決めないまま入力してしまうと、期待した結果が得られなかったり、入力してはいけない情報を扱ってしまったりする恐れがあります。
この記事では、使う前に知っておきたいことから、文章作成、情報整理・要約、会議やタスク管理、Excel・データ業務、依頼の伝え方、安全に使う注意点、仕事へ取り入れる手順までを順に解説します。自分の業務に合った使い方から安全に始められる状態になります。
話を具体的にするため、この記事では一人の担当者の3か月を追いかけます。題材は「営業事務の担当者が、取引先への納期回答メールの下書きから使い始め、少しずつ範囲を広げる」です。いまは1通8分、1日15通で2時間かかっている、という想定で読み進めてください。
ChatGPTを仕事で使う前に知っておきたいこと
ChatGPTを使い始める前に、得意なことと注意すべきことを整理しておきます。無料版と有料プランでは使えるモデルや利用量の上限が異なるため、必要に応じてOpenAIの料金ページで確認しておきます。
ChatGPTが得意な作業と苦手な判断を分ける
ChatGPTは文章の作成や情報の整理が得意な一方、最終的な判断や責任を伴う決定は苦手です。何を任せ何を自分で判断するかを先に分けておくと、頼りすぎを防げます。
題材で分けると、納期回答メールの文面を組み立てるのは任せられますが、その納期で本当に間に合うかの判断は任せられません。在庫と生産の状況を知っているのは担当者だけです。
まずは下書き・整理・発想支援から使う
重要な業務から使うのではなく、下書き作成や情報整理、アイデア出しといった補助的な用途から始めます。負担の軽い作業で試せば、得意・不得意を実務の中で把握できます。
生成結果は人が確認して完成させる
出力された内容は、そのまま使わず人が確認して完成させます。誤った情報や不自然な表現が含まれるため、確認の工程は省略しません。
ChatGPTで文章作成を効率化する方法
得意・不得意が整理できたら、まずは文章作成の場面でChatGPTを活用します。メール・報告書・企画書それぞれの作成フローは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
メールや社内文書の下書きを作る
メールや社内文書の下書きを作らせます。ゼロから組み立てる手間が減り、要点を整理する時間に充てられます。
題材ではここが出発点です。1通8分のうち、文面を組み立てる時間が5分、内容を確認する時間が3分という配分なので、組み立ての5分がAIに渡せる部分になります。
長い文章を読みやすく書き換える
長くなった文章を読みやすい形に書き換えてもらいます。回りくどい表現や重複を整理すれば、相手に伝わる文章になります。
読み手に合わせて文体や文章量を調整する
社内向けか社外向けかなど、読み手に応じて文体や文章量を調整させます。相手によって適した伝え方が違うため、用途を伝えて依頼します。
ChatGPTで情報整理・要約を効率化する方法
文章作成に慣れたら、情報整理や要約の場面でも活用します。
要約の長さと用途を指定すると、必要な粒度で返ってきます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたは業務文書の要約に慣れた担当者です。次の文章を要約してください。
・要約を使う場面：取引先へ納期を回答する前に、仕入先からの連絡の要点をつかむ
・落としたくない情報：日付、数量、型番、条件が付いている記述
・出力：200字以内の箇条書き
・条件：書かれている内容のみを使い、新しい解釈は加えないでください。【以下、要約したい文章を記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
長文資料の要点を整理する
長い資料やレポートの要点を整理してもらいます。読み込む前に要点をつかめると、その後の判断が進みます。
題材で効くのは、仕入先から届く仕様変更の連絡です。本文が長く、日付と型番が文中に散っているため、読み落とすと納期回答そのものが間違います。
複数の情報を比較しやすい形にまとめる
複数の資料や意見を比較しやすい形にまとめてもらいます。ばらばらの情報を整理すれば、共通点や相違点が見えます。
抜けている論点や確認事項を洗い出す
整理した内容から、抜けている論点や確認事項を洗い出してもらいます。自分だけで見直すより見落としに気づけます。
ChatGPTで会議やタスク管理を支援する方法
情報整理の使い方が分かったら、会議やタスク管理の場面でも支援させます。議事録やタスク整理を含む業務改善全体の進め方は、AIで業務改善する方法で解説しています。
会議前に論点や質問を整理する
会議に臨む前に、話し合う論点や確認したい質問を整理してもらいます。準備が整った状態で臨めます。
議事録から決定事項と次の対応を抽出する
議事録から、決定事項と次に対応すべき内容を抽出してもらいます。会議後すぐ行動へ移せます。
大きな仕事をタスクへ分解する
規模の大きい仕事を、実行できる単位のタスクへ分解してもらいます。何から着手するかが決まります。
題材の担当者がここで扱うのは、月1回の在庫棚卸しです。1日がかりの作業を分解すると、前日までに終わらせられる準備が3つ見つかります。
ChatGPTでExcel・データ業務を支援する方法
会議やタスク管理の使い方が分かったら、Excelを使ったデータ業務でも活用します。関数・分析・グラフ・VBAを含むExcel業務全体の効率化は、AIでExcel業務を効率化する方法で解説しています。
Excel関数や数式の考え方を相談する
実現したい集計や処理について、使う関数や数式の考え方を相談します。関数名が分からなくても、やりたいことを伝えれば方法が返ってきます。
表データから傾向や確認ポイントを整理する
表形式のデータから、傾向や確認すべき箇所を整理してもらいます。全体を見返す前に注目点をつかめます。
題材では受注一覧を渡します。このとき渡すのは列の構成だけにします。取引先名と単価が入った実データを丸ごと入力すると、後の章で扱う情報管理の問題になります。
AIの計算結果を元データと照合する
示された計算結果や説明は、必ず元のデータと照合します。そのまま採用せず、実際の数値で確認します。
ChatGPTへ仕事を依頼するときの基本的な伝え方
各業務での使い方が分かったら、依頼する際の伝え方の基本を確認します。
役割・渡す情報・出力形式の3つを入れると、やり直しが減ります。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたは営業事務の業務に慣れた担当者です。次の情報をもとに、取引先への返信メールの下書きを作成してください。
・目的：問い合わせのあった商品の納期を回答する
・渡す情報：回答する納期、遅れる場合はその理由、代替の提案
・読み手：取引先の購買担当者
・出力：300字程度、件名と本文に分ける
・条件：渡した情報にない内容は追加しないでください。納期を自分で推測しないでください。【以下、返信する問い合わせメールの本文を記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
目的・背景・読み手を具体的に伝える
何のために、どんな背景で、誰に向けた内容なのかを具体的に伝えます。具体的であるほど状況に合った提案が返ります。
出力形式と含めたい条件を指定する
箇条書きか表かなど、出力形式や含めたい条件を指定します。先に伝えておけば、そのまま使える形で返ります。
題材で外せないのは「納期を自分で推測しないでください」の一文です。これを入れないと、渡していない納期を一般的な日数で埋めた文面が返ってきます。
一度で完成させず追加指示で修正する
最初の回答で完成させようとせず、追加の指示を重ねて修正します。段階的にやり取りすれば意図に近づきます。
ChatGPTを安全に仕事で使うための注意点
伝え方が分かったら、安全に使うための注意点を確認します。
入力予定の内容を渡して、社外サービスへ入れてよいかを判断させます。以下はAIに送るプロンプトです。コピペして使ってください。
あなたは情報管理に詳しい担当者です。次の情報を社外の生成AIサービスへ入力してよいか判断してください。
・入力しようとしている内容：取引先から届いた納期の問い合わせメールの本文
・その情報の社内での扱い：取引先名と単価は社外秘、商品の型番は公開情報
・出力：「入力してよい情報／伏せるべき情報／伏せ方」に分けて書く
・条件：判断に迷うものは分けて挙げてください。規程に書かれていない判断は補わないでください。【以下、会社の生成AI利用ルールで決まっていることを記載してください】
※【 】の行は削除し、自分の情報に置き換えてから送信してください。
機密情報や個人情報を安易に入力しない
社外秘の情報や個人情報を安易に入力しないようにします。扱ってよい情報かを、依頼する前に確認する習慣をつけます。
ここが最も間違いの起きる場所です。題材の担当者は、届いたメールを全文コピーして「これに返信して」と渡してしまいます。本文には取引先の社名、担当者名、前回の単価が入っています。慣れるほど確認が省略されるので、伏せる作業を手順の一部にします。型番と数量だけを抜き出して渡せば、下書きの品質は変わりません。
数字・固有名詞・出典を確認する
出力に含まれる数字や固有名詞、出典を確認します。もっともらしく書かれていても事実と異なる場合があります。
社内ルールと利用するAIサービスの設定を確認する
勤務先の利用ルールと、AIサービス側のデータ設定を確認します。組織によって使える範囲が違うため、事前の確認が前提です。
初心者がChatGPTを仕事へ取り入れる手順
注意点が分かったら、最後に実際に仕事へ取り入れる手順を確認します。
毎日繰り返す小さな作業を一つ選ぶ
毎日繰り返している小さな作業を一つ選び、そこから試します。効果を実感しやすい作業なら無理なく続きます。
題材が納期回答メールを選ぶ理由は、毎日15通あることです。回数が多い作業ほど、1通あたりの差が月単位で効きます。
従来の方法と作業時間・品質を比較する
これまでのやり方と比べ、作業時間や品質がどう変わったかを比較します。感覚ではなく実際の変化が次の判断材料です。
題材では1通8分が3分になります。内訳は、伏せて渡す1分と、返ってきた文面を確認して直す2分です。1日15通で2時間が45分です。
効果とリスクを確認しながら利用範囲を広げる
得られた効果と入力情報のリスクを確認しながら、少しずつ範囲を広げます。一気に拡大せず段階的に取り入れます。
自分で試しながら覚える方法に加えて、体系的に学ぶ選択肢もあります。DMM 生成AI CAMPはオンラインで受講する講座で、プロンプトの基礎からマーケティング・営業・人事といった職種別の活用まで扱っています。料金は月額14,800円（税抜）で、60分の無料セミナーで内容を確認できます。会社として受講する場合は人材開発支援助成金の対象となり、受講料の最大75%が補助されます（DMM 生成AI CAMP 法人向けページ）。
まとめ
ChatGPTを仕事で使う際は、得意・不得意を理解したうえで、文章作成や情報整理といった負担の軽い作業から試すことが大切です。会議やExcel業務にも活用範囲を広げながら、依頼の伝え方と安全に使うための注意点を押さえ、小さな作業から段階的に取り入れることで、無理なく仕事へ役立てられます。
この記事で追いかけた担当者は、納期回答メール1通8分が3分になります。1日15通で2時間が45分です。範囲は、メールの下書きから始まり、仕入先の連絡の要約、棚卸し作業の分解、受注一覧の傾向確認まで広がります。
持ち帰れることは2つです。ひとつは回数の多い作業から選ぶこと。1通5分の短縮でも、毎日15通なら月に20時間を超えます。もうひとつは伏せる作業を手順に組み込むこと。届いたメールを全文コピーして渡す癖は、慣れるほど直りません。
まずはChatGPTが得意な作業と苦手な判断を分けるところから始めてみてください。なお、会社としてどのツールを使うかを比べて判断したい場合は、会社で使う生成AIツールの選び方を確認してください。
