プロジェクトで発生した問題を管理しようとしても、何を課題として扱えばよいのか整理できず、対応が後手に回ってしまう、という経験はないでしょうか。課題と将来のリスクを区別せずに管理してしまうと、優先して対応すべき問題が埋もれてしまう恐れがあります。
この記事では、課題管理表を作る前に決めておきたい管理対象から、ChatGPTでの課題の具体的な記述方法、影響と優先度の整理、担当者と期限の決め方、対応方針と次のアクションの整理、対応状況の管理方法、そして課題管理表を定期的に更新する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、優先して解決すべき課題を追跡できる管理表を作れる状態になります。
課題管理表を作る前に管理対象を決める
ChatGPTに依頼する前に、この管理表で何を扱うのかを決めておきます。
すでに発生した問題を課題として扱う
すでに実際に発生している問題を、課題として管理表の対象にします。まだ起きていない事柄を含めてしまうと、対応の緊急性が分かりにくくなってしまいます。
将来起こる可能性はリスクとして分ける
将来起こるかもしれない事柄については、課題とは別にリスクとして扱います。両者を一つの表にまとめてしまうと、今すぐ対応すべきものとそうでないものの区別がつきにくくなります。
管理表へ載せる粒度を揃える
管理表に載せる課題の粒度を揃えます。大きな問題と細かな問題が混在していると、優先度の比較がしづらくなってしまいます。
ChatGPTで課題を具体的に記述する方法
管理対象が決まったら、ChatGPTを使って課題を具体的に記述します。
曖昧な記述を渡すと、対応できる形へ書き直してもらえます。
あなたは課題管理の経験がある担当者です。次の課題を、対応できる形へ書き直してください。・現在の課題の記述：〇〇 ・いつどこで起きているか：〇〇 ・影響を受けている作業：〇〇出力は書き直した課題の記述と、そのために必要だった情報を示してください。「〇〇が悪い」ではなく、何がどうなっているかが分かる書き方にしてください。
起きている事実を具体的に書く
今、実際に起きている事実を具体的に書き出します。曖昧な表現のままでは、後から読んだ人が状況を正しく理解できません。
原因と症状を分けて整理する
問題の原因と、表面に現れている症状を分けて整理します。両者を混同すると、対応すべき箇所を見誤ってしまう可能性があります。
解決策を課題の説明に混ぜない
課題そのものの説明に、解決策を混ぜて書かないようにします。事実と対応案を分けて記録しておくことで、後から読み返したときに状況を正確に把握できます。
課題の影響と優先度を整理する方法
課題が記述できたら、影響の大きさと優先度を整理します。
影響範囲を渡すと、対応順が決まります。
あなたは課題管理の経験がある担当者です。次の課題に優先度を付けてください。・課題の一覧：〇〇 ・各課題が止めている作業：〇〇 ・全体の期限：〇〇出力は優先度ごとに「課題／止まっている作業／放置した場合に起きること」を書いてください。期限に直接影響する課題を上位に置いてください。
納期・品質・コストへの影響を確認する
この課題が、納期、品質、コストのそれぞれにどう影響するかを確認します。影響の種類を分けて考えることで、対応の緊急性を判断しやすくなります。
緊急度と重要度を分けて考える
対応の緊急度と、課題そのものの重要度を分けて考えます。緊急ではないが重要な課題を見落とさないためにも、両者を別の軸として扱うことが大切です。
優先順位の根拠を記録する
決めた優先順位について、その根拠を記録しておきます。根拠が残っていれば、後から優先順位を見直す際の判断材料になります。
課題ごとの担当者と期限を決める方法
優先度が整理できたら、担当者と期限を決めます。
解決を主導する担当者を一人決める
その課題の解決を主導する担当者を、一人明確に決めます。担当が複数人にまたがると、誰が責任を持って進めるのかがあいまいになってしまいます。
対応期限を具体的な日付で置く
対応すべき期限を、具体的な日付として設定します。「なるべく早く」といった曖昧な表現のままでは、対応の優先順位が伝わりにくくなります。
担当者が対応可能か確認する
決めた担当者が、実際にその期限までに対応できる状況かを確認します。担当を割り振るだけで終わらせず、実行可能性まで確認することが欠かせません。
対応方針と次のアクションを整理する方法
担当者と期限が決まったら、対応方針と次に取るべき行動を整理します。
担当と期限まで決めさせると、課題が動き出します。
あなたは課題管理の経験がある担当者です。次の課題について次の行動を決めてください。・課題と優先度：〇〇 ・関わるメンバー：〇〇 ・判断が必要な相手：〇〇出力は課題ごとに「次にやること／担当／期限／これが終わったら何が分かるか」を書いてください。判断待ちの課題は、誰の判断を待っているかを明記してください。
解決に必要な作業を洗い出す
その課題を解決するために必要な作業を洗い出します。全体像を把握しておくことで、どこから着手すればよいかが明確になります。
次に実施する一つの行動を明確にする
洗い出した作業の中から、次に実施する一つの行動を明確にします。複数の作業を一度に並べるよりも、次の一手を絞り込む方が実際の行動につながりやすくなります。
判断待ちの場合は判断者と期限を記録する
誰かの判断を待っている状態であれば、その判断者と期限を記録しておきます。待ち状態のまま放置されることを防ぐために、いつまでに誰が判断するのかを明確にしておくことが大切です。 決まった対応を関係者へ依頼するメールに落とす手順は、ChatGPTで議事録からフォローアップメールを作る方法で解説しています。
課題の対応状況を分かるようにする方法
次のアクションが整理できたら、対応状況を分かりやすく管理します。
未着手・対応中・解決など状態を揃える
課題の状態を表す言葉を、未着手、対応中、解決などに揃えます。人によって表現がばらばらだと、一覧で見たときに状況を把握しにくくなってしまいます。
状況の変化と最新コメントを残す
状況が変化した際は、その経緯と最新のコメントを記録に残します。過去の対応履歴が分かることで、途中から関わる人でも状況を理解しやすくなります。
解決条件を満たした課題だけを完了にする
あらかじめ決めた解決条件を満たした課題だけを、完了として扱います。条件を確認せずに完了にしてしまうと、実際には解決していない問題を見落とす原因になります。
課題管理表を定期的に更新する方法
対応状況の管理方法が分かったら、最後に管理表を定期的に更新する方法を確認します。
定例会議など確認タイミングを決める
課題管理表を確認するタイミングを、定例会議などとしてあらかじめ決めておきます。確認する機会を定期的に設けることで、対応の遅れに早く気づけるようになります。
期限超過や停滞した課題を優先確認する
期限を過ぎている課題や、長期間動きのないものを優先して確認します。すべての課題を均等に見直すよりも、滞っているものから確認する方が効率的です。
解決済み課題を履歴として残す
解決した課題を、削除せず履歴として残しておきます。過去の対応内容を振り返られる状態にしておくことで、似たケースが発生した際の参考にできます。
まとめ
ChatGPTで課題管理表を作る際は、管理対象を決めたうえで、課題を具体的に記述し影響と優先度を整理することが大切です。担当者と期限を設定し、対応方針と対応状況を整理したうえで、定期的な確認と更新を続けることで、優先して解決すべき課題を追跡できる管理表に仕上げられます。
まずはすでに発生した問題を課題として扱うところから始めてみてください。 プロジェクト管理全体でのAI活用は、AIでプロジェクト管理を効率化する方法で解説しています。
