進捗報告を作成する際、何をどこまで書けばよいのか毎回悩んでしまい、報告の準備だけで時間がかかってしまう、という経験はないでしょうか。実績と遅延、課題を整理しないまま書き始めると、報告を受けた側にとって分かりにくい内容になってしまいます。
この記事では、進捗報告を作る前に揃えておきたい計画と実績から、ChatGPTでの進捗実績の整理方法、遅延している作業と影響の整理、課題と必要な判断の整理、次に行う対応の明確化、関係者が把握しやすい進捗報告への整え方、そして進捗報告の内容を事実確認する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って事実に基づいた進捗報告のたたき台を作れる状態になります。
目次
進捗報告を作る前に計画と実績を揃える
ChatGPTに整理を依頼する前に、報告の土台となる計画と実績を揃えておきます。
報告期間と基準となる計画を決める
まず、今回の報告が対象とする期間と、比較の基準となる計画を決めます。基準がはっきりしていないと、実績が計画に対してどうだったのかを判断できません。
完了・進行中・未着手の実績を集める
対象期間における作業の実績を、完了、進行中、未着手に分けて集めます。状態を分けて集めておくことで、後の整理作業がスムーズに進みます。
報告相手が知りたい情報を整理する
報告を受け取る相手が、どのような情報を知りたいのかを整理します。相手が求める情報を把握していないと、詳しすぎたり逆に不足したりする報告になってしまいます。
ChatGPTで進捗実績を整理する方法
計画と実績が揃ったら、ChatGPTを使って進捗実績を整理します。
計画と実績を並べて渡すと、差が整理された形で返ってきます。
あなたは進捗報告の作成に慣れた担当者です。次の内容から進捗を整理してください。・計画上の予定：〇〇 ・実際の進み具合：〇〇 ・報告する期間：〇〇出力は作業ごとに「予定／実績／差」を並べてください。渡した情報から判断できない作業は「未報告」と書いてください。
計画に対する完了状況を整理する
集めた実績を、計画に対してどこまで進んでいるかという視点で整理します。ChatGPTに計画と実績の情報を渡すと、完了状況を分かりやすい形でまとめてもらいやすくなります。
進捗率の根拠となる事実を示す
進捗率を示す場合は、その根拠となる事実もあわせて示します。数値だけを示すと、報告を受けた側がどこまで信頼してよいか判断しづらくなります。
完了した成果と未完了作業を分ける
すでに完了した成果と、まだ完了していない作業を明確に分けます。両者が混在した状態では、実際にどこまで進んでいるのかが伝わりにくくなります。
遅延している作業と影響を整理する方法
進捗実績が整理できたら、遅延している作業とその影響を整理します。
依存関係を添えると、後続への波及が見えます。
あなたは進捗報告の作成に慣れた担当者です。次の遅延について影響を整理してください。・遅延している作業と遅れ：〇〇 ・後続の作業と依存関係：〇〇 ・全体の期限：〇〇出力は「遅延している作業／影響を受ける後続作業／全体期限への影響」を1行ずつ書いてください。全体期限に影響しない遅延は分けて示してください。
計画日から遅れている作業を抽出する
計画上の完了日から実際に遅れている作業を抽出します。遅延の有無を最初に確認しておくことで、後続の整理作業に集中して取り組めます。
遅延理由と後続作業への影響を分ける
遅延が発生している理由と、その遅延が後続の作業に与える影響を分けて整理します。理由と影響を一緒に説明すると、報告を受けた側が状況を正しく把握しにくくなります。
回復可能な遅延と判断が必要な遅延を分ける
自力での回復が見込める遅延と、関係者の判断が必要な遅延を分けます。この区別ができていれば、報告を受けた側もどこに注意を向ければよいかが分かりやすくなります。
課題と必要な判断を整理する方法
遅延の状況が整理できたら、作業を妨げている課題と必要な判断を整理します。
発生した問題を担当者・期限・対応状況とともに継続管理する場合は、ChatGPTで課題管理表を作る方法｜問題・担当・期限・対応状況を整理が役立ちます。
作業を止めている課題を整理する
現在、作業の進行を妨げている課題を整理します。課題が具体的に整理されていれば、報告を受けた側も対応の緊急度を判断しやすくなります。
関係者に判断してほしい事項を明示する
関係者に判断してもらう必要がある事項を明示します。判断が必要な内容を明確にしておくことで、報告を読んだ相手がすぐに対応へ動けるようになります。
判断期限と影響を添える
判断が必要な事項には、期限とその判断が遅れた場合の影響もあわせて添えます。期限が示されていないと、判断そのものが後回しにされてしまうことがあります。
次に行う対応を明確にする方法
課題と判断事項が整理できたら、次に行う対応を明確にします。
次の報告までに行う作業を明確にする
次回の報告までに実施する作業を明確にします。これから何を行うのかが示されていれば、報告を受けた側も今後の見通しを持てるようになります。
担当者と期限を紐付ける
明確にした対応には、担当者と期限を紐付けます。誰がいつまでに行うのかが分かっていないと、対応が実行されないまま次の報告を迎えてしまう可能性があります。
遅延や課題への対応を次アクションへ反映する
整理した遅延や課題への対応方針を、次に行う対応の内容へ反映します。遅延や課題への対応が次のアクションに結びついていないと、報告としての一貫性が失われてしまいます。
関係者が把握しやすい進捗報告へ整える方法
対応内容までまとまったら、関係者が読んで把握しやすい形に整えます。
報告先を指定すると、必要な粒度に揃います。
あなたは進捗報告の作成に慣れた担当者です。次の内容を報告先に合わせてまとめてください。・整理した進捗と遅延：〇〇 ・報告先：〇〇 ・報告先に判断してほしいこと：〇〇出力は最初の3行で「全体の状況／判断が必要なこと／期限への影響」が分かる構成にしてください。詳細はそのあとに書いてください。
重要な変化を先に示す
前回の報告からの重要な変化を、最初に示します。重要な情報が後半に埋もれていると、報告を最後まで読まないと状況をつかめない構成になってしまいます。
実績・課題・次の対応を分けて書く
実績、課題、次の対応をそれぞれ分けて記載します。これらが混在した文章では、報告を受けた側が必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。
読み手に不要な細部を削る
報告を受ける相手にとって不要な細部は削ります。細かい情報を詰め込みすぎると、かえって重要なポイントが見えにくくなってしまいます。
進捗報告の内容を事実確認する方法
報告の形が整ったら、最後に内容が事実に基づいているかを確認します。
数値・期限・担当者を元情報と照合する
記載した数値、期限、担当者の情報を、元となった資料と照合します。ChatGPTが整理した内容であっても、元情報とのずれがないかを確認する作業は省略できません。
推測を事実として書いていないか確認する
確認が取れていない内容を、確定した情報であるかのように書いていないかを確認します。推測が事実として伝わってしまうと、報告を受けた側の判断を誤らせる原因になります。
関係者へ共有する前に責任者が確認する
報告を関係者へ共有する前に、責任者が内容を確認します。作成者以外の視点で確認することで、見落としていた誤りや不足に気づきやすくなります。
まとめ
ChatGPTで進捗報告を作る際は、計画と実績を揃えたうえで進捗実績を整理し、遅延している作業と課題を分けて把握することが大切です。次に行う対応を明確にし、関係者が把握しやすい形へ整えたうえで事実確認を行うことで、実務で使える進捗報告に仕上げられます。
まずは今回の報告が対象とする期間と、比較の基準となる計画を決めるところから始めてみてください。 プロジェクト管理全体でのAI活用は、AIでプロジェクト管理を効率化する方法で解説しています。
