ChatGPTで文章を校正する方法｜誤字・敬語・読みやすさをチェック
書き終えた文章を読み返しても、誤字や不自然な敬語、読みにくい表現をすべて自分で見つけるのは簡単ではありません。この記事では、ChatGPTを使って業務文書を校正する方法を解説します。誤字脱字のチェックから、敬語やビジネス表現の整え方、読みにくい文章の改善、表記の統一、そして修正案を採用する前に確認すべきポイントまで、順を追って紹介します。
校正はあくまで文章の伝わり方を整える作業であり、内容そのものを変えないことが前提です。この点を意識しながら、ChatGPTを活用する方法を見ていきましょう。
ChatGPTで文章を校正するときに確認できること
まず、ChatGPTによる校正で、どのような点を確認できるのかを整理しておきます。
誤字脱字と助詞の抜けを確認する
ChatGPTは、文章中の誤字脱字や、助詞の抜けといった基本的な誤りを見つけるのに役立ちます。人が読み返すだけでは見落としやすい細かな誤りも、機械的な視点でのチェックを組み合わせることで気づきやすくなります。
敬語や不自然な言い回しを確認する
敬語の誤用や、不自然な言い回しがないかも確認できます。二重敬語や、場面にそぐわない表現など、自分では気づきにくい癖のある言い回しを指摘してもらえる点は、業務文書の校正において助けになります。
読みやすさと表現の統一を確認する
文章全体の読みやすさや、用語・表記の統一についても確認できます。長い文章になるほど、途中で表現がぶれてしまうことがあるため、全体を通した一貫性のチェックにChatGPTを活用できます。
校正前に文章と修正条件を準備する方法
校正を依頼する前に、いくつかの準備をしておくことで、意図に沿った修正案を得やすくなります。
原文をそのまま提示する
校正を依頼する際は、要約したり手を加えたりせず、原文をそのままChatGPTに提示します。一部だけを抜き出して依頼すると、前後の文脈が伝わらず、適切な修正ができない場合があります。
内容を変えないなど修正範囲を指定する
校正を依頼する際は、「文章の意味や事実は変えず、表現の誤りのみを修正してほしい」のように、修正範囲を明確に指定します。この指定をしておかないと、ChatGPTが表現だけでなく内容にまで手を加えてしまうことがあります。
修正箇所と理由の出力方法を指定する
修正箇所がどこで、なぜ修正したのかが分かるように出力してほしいと指定します。修正理由が示されることで、その修正案を採用すべきかどうかを、自分で判断しやすくなります。
ChatGPTで誤字脱字をチェックする手順
準備ができたら、まず誤字脱字のチェックから進めます。
誤字脱字だけに絞って点検させる
最初の段階では、誤字脱字と助詞の誤りだけに絞って点検するよう指示します。複数の観点を一度に依頼すると、確認すべき修正点が多くなりすぎるため、まずは基本的な誤りから確認する進め方が効率的です。
修正前と修正後を比較して確認する
指摘された修正箇所は、修正前と修正後を並べて確認します。修正後の文章だけを見ると、どこがどう変わったのか把握しづらいため、比較しながら一つひとつ確認することで、意図しない変更が紛れていないかをチェックできます。
ChatGPTで敬語やビジネス表現を整える方法
誤字脱字の確認が終わったら、敬語やビジネス表現の調整に進みます。
相手との関係に合う敬語か確認する
文章中の敬語が、想定する読み手との関係に合っているかを確認します。社内向けの文章と社外向けの文章では適した丁寧さが異なるため、読み手の情報をあわせて伝えたうえで確認を依頼します。
二重敬語や過剰な丁寧表現を見直す
「おっしゃられる」のような二重敬語や、必要以上に丁寧すぎる表現がないかを見直します。丁寧さを意識しすぎるあまり不自然になっている箇所は、ChatGPTによる指摘を参考に整えます。
依頼・断りなど目的に合う表現へ整える
文章の目的が依頼なのか、断りなのかによっても、適した表現は異なります。目的をあわせて伝えることで、その場面に合った自然な表現へ整えやすくなります。
読みにくい文章を内容を変えずに改善する方法
読みにくい文章を、意味を変えずに整える方法も確認します。
長すぎる一文を分ける
一文が長くなりすぎている箇所は、意味を変えずに文を分けるよう指示します。一文が長いと、主語と述語の関係が分かりにくくなるため、適切な長さに分割することで読みやすさが向上します。
主語と述語の対応を整える
主語と述語が対応していない文章がないかを確認し、対応が取れるよう修正します。書いているうちに主語が変わってしまう、といった誤りは、ChatGPTによる確認で見つけやすくなります。
曖昧な指示語や重複表現を減らす
「それ」「これ」といった指示語が何を指しているか分かりにくい箇所や、同じ意味の表現が重複している箇所を整理します。指示語をより具体的な言葉に置き換えることで、読み手にとって分かりやすい文章になります。
表記や文体を文章全体で統一する方法
文章全体を通した表記の統一も、校正で確認しておきたいポイントです。
用語と固有名詞の表記をそろえる
同じ用語や固有名詞の表記が、文章内でばらついていないかを確認します。「お客様」と「顧客」のように、同じ対象を指す言葉が混在していると、読み手に統一感のない印象を与えてしまいます。
です・ます調など文体をそろえる
文章全体を通して、です・ます調とだ・である調が混在していないかを確認します。文体が途中で変わると読みにくくなるため、文章全体で統一されているかをチェックします。
数字や記号の書き方をそろえる
数字を算用数字で書くか漢数字で書くか、記号の使い方に一貫性があるかも確認します。細かい部分ですが、統一されていることで、文章全体の完成度が高まります。
ChatGPTの修正案を採用する前の確認ポイント
ChatGPTが出した修正案は、そのまま採用せず、必ず内容を確認してから反映します。
元の意味や事実が変わっていないか確認する
修正案が、元の文章の意味や事実を変えてしまっていないかを確認します。表現を整える過程で、意図せずニュアンスが変わってしまうこともあるため、修正前後の内容を丁寧に見比べます。
ChatGPTが追加した情報がないか確認する
修正案の中に、元の文章にはなかった情報が加えられていないかも確認します。校正の依頼であっても、文脈を補おうとして新しい内容が追加されることがあるため、この点は必ずチェックします。
最終的な読み手に合わせて人が判断する
すべての修正案を機械的に採用するのではなく、最終的な読み手や場面に合っているかを人が判断します。ChatGPTの提案はあくまで参考であり、実際にその文章を使う場面に合っているかどうかは、自分自身で最終判断します。
まとめ
ChatGPTで文章を校正するには、原文をそのまま提示し、内容を変えないという修正範囲を明確に指定することが出発点になります。誤字脱字、敬語、読みにくい文章、表記の統一というように、確認したい観点を段階的に依頼することで、それぞれの修正案を丁寧に確認しやすくなります。修正案は、元の意味が変わっていないか、余計な情報が加えられていないかを確認したうえで、最終的な読み手に合わせて自分で採用を判断してください。
よくある質問
Q. 一度にすべての観点をまとめて校正してもらえますか。
まとめて依頼することもできますが、修正点が多くなると確認の負担が増えるため、誤字脱字や敬語など、観点を分けて段階的に依頼する方法がおすすめです。
Q. 修正案が多すぎて確認が大変です。効率よく進める方法はありますか。
修正箇所と理由をあわせて出力するよう指定しておくと、なぜその修正が提案されたのかが分かり、採用可否を判断しやすくなります。
