改訂された文書を受け取ったものの、旧版と新版のどこがどう変わったのかを一つひとつ見比べるのに時間がかかってしまう、という経験はないでしょうか。目視だけで差分を探すと、見落としが発生しやすくなります。
この記事では、文書の差分を比較する前に整えておきたい版の揃え方から、ChatGPTへ改訂前後の文書を渡す方法、追加された内容の整理、削除された内容の整理、表現や条件が変更された箇所の整理、重要な変更点の優先確認、そして差分比較の結果を原文で確認する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って改訂前後の変更点を漏れなく整理できる状態になります。
文書の差分を比較する前に版を揃える
ChatGPTに比較を依頼する前に、対象となる文書の版を揃えておきます。
比較する旧版と新版を特定する
まず、比較の対象とする旧版と新版を特定します。対象となる版が曖昧なままでは、正確な差分を確認できません。
文書全体か一部か比較範囲を決める
文書全体を比較するのか、特定の章や項目だけを比較するのか、範囲を決めます。範囲を絞ることで、確認すべき差分に集中しやすくなります。
書式変更と内容変更を分ける
フォントや改行といった書式の変更と、実際の内容の変更を分けて考えます。両者を混同すると、内容に関わる重要な変更点が書式の変更に埋もれてしまいます。
ChatGPTへ改訂前後の文書を渡す方法
版と範囲が決まったら、ChatGPTへ改訂前後の文書を渡します。
両方を並べて渡し、見たい観点を指定すると差分が整理されます。
あなたは文書の改訂管理に慣れた担当者です。次の改訂前後の文書を比較してください。
・改訂前の文書：〇〇
・改訂後の文書：〇〇
・特に確認したい観点：〇〇出力は「追加／削除／変更」の3つに分け、それぞれ該当する箇所を原文の表現のまま示してください。表現の言い換えだけの箇所は分けて挙げてください。
旧版と新版を明確に区別して提示する
旧版と新版を、どちらがどちらか分かる形で明確に区別して提示します。区別があいまいなまま渡すと、追加と削除が逆に判定されてしまうことがあります。
追加・削除・変更の分類を指定する
差分を追加、削除、変更のどの分類で整理してほしいかを指定します。分類の方針を伝えておくことで、後から使いやすい形で結果を受け取れます。
原文にない変更理由を推測させない
文書に記載のない変更理由を、ChatGPTに推測させないようにします。理由が本文に書かれていない場合、推測で補われた説明は不確かな情報になってしまいます。
追加された内容を整理する方法
文書を渡したら、まず新版で追加された内容を整理します。
新版だけに存在する文章を抽出する
新版にのみ存在し、旧版には見られない文章を抽出します。追加箇所を最初に洗い出しておくことで、変更全体の把握がしやすくなります。
追加箇所を章や項目ごとに整理する
抽出した追加箇所を、章や項目ごとに整理します。バラバラに列挙するよりも、文書の構成に沿って整理した方が、後で確認しやすくなります。
追加によって変わる条件を確認する
追加された内容によって、既存の条件や運用がどう変わるのかを確認します。追加箇所そのものだけでなく、それが及ぼす影響まで確認することが大切です。
削除された内容を整理する方法
追加内容が整理できたら、次に削除された内容を整理します。
旧版だけに存在する文章を抽出する
旧版にのみ存在し、新版では見られなくなった文章を抽出します。削除された内容は見落とされやすいため、意識的に洗い出す必要があります。
削除箇所を章や項目ごとに整理する
抽出した削除箇所も、章や項目ごとに整理します。追加箇所と同じ単位で整理しておくことで、両者を並べて確認しやすくなります。
削除によって失われる条件を確認する
削除された内容によって、どのような条件や規定が失われるのかを確認します。削除は追加以上に影響が見えにくいため、失われる内容を具体的に把握しておく必要があります。
表現や条件が変更された箇所を整理する方法
追加と削除が整理できたら、表現や条件が変更された箇所を整理します。
条件の変更は見落としやすいため、対象を絞って確認させます。
あなたは契約書や規程の確認に慣れた担当者です。次の改訂で、条件が変わった箇所だけを抽出してください。
・改訂前の文書：〇〇
・改訂後の文書：〇〇
・条件にあたるもの：〇〇出力は「該当箇所／改訂前の条件／改訂後の条件」を1行ずつ書いてください。文言の整理だけの変更は除いてください。
数値・期限・対象など条件変更を抽出する
数値、期限、対象範囲といった条件面の変更を抽出します。条件の変更は業務に直接影響するため、優先的に把握しておくべき部分です。
意味が変わる表現変更を見つける
言葉遣いの変更のうち、意味そのものが変わっているものを見つけます。単なる言い換えと意味の変化を区別しないと、重要な変更を見逃す可能性があります。
言い換えだけの変更と区別する
意味を変えない言い換えと、意味を伴う変更を区別して整理します。両者を同じ扱いにすると、確認すべき変更点が埋もれてしまいます。
重要な変更点を優先して確認する方法
変更箇所が整理できたら、重要な変更点を優先して確認します。
業務への影響を基準に並べさせると、確認の順番が決まります。
あなたは文書の改訂管理に慣れた担当者です。次の変更点を、業務への影響が大きい順に並べてください。
・変更点の一覧：〇〇
・この文書に沿って動いている業務：〇〇出力は順位ごとに「変更点／影響を受ける業務／確認すべき相手」を1行で書いてください。
業務や判断に影響する変更を優先する
業務の進め方や判断に影響を与える変更を、優先的に確認します。すべての変更を同じ重みで扱うと、本当に注意すべき変更が埋もれてしまいます。
承認者が確認すべき変更をまとめる
承認者に確認してもらう必要がある変更を、別途まとめます。承認が必要な変更を明示しておくことで、確認漏れを防ぎやすくなります。
軽微な変更と重要変更を分ける
影響の小さい軽微な変更と、業務に関わる重要な変更を分けて示します。区別せずに並べると、読み手がどこに注目すべきか分からなくなってしまいます。
差分比較の結果を原文で確認する方法
重要な変更点が整理できたら、最後に結果を原文で確認します。
抽出された変更箇所を両方の原文と照合する
抽出された変更箇所を、旧版と新版それぞれの原文と照合します。ChatGPTが整理した結果であっても、原文との照合を省略すると誤りに気づけません。
抜けた変更点がないか確認する
整理した結果に、抜け落ちている変更点がないかを確認します。特に細かい条件の変更は見落とされやすいため、注意して確認する必要があります。
確認済みの差分だけを変更履歴へ反映する
原文との照合が済んだ差分だけを、変更履歴として反映します。未確認のまま履歴に残すと、後で誤った情報として扱われてしまう可能性があります。
まとめ
ChatGPTで文書の差分を比較する際は、版と範囲を揃えたうえで改訂前後の文書を渡し、追加・削除・変更された内容を分けて整理することが大切です。重要な変更点を優先して確認し、原文と照合したうえで変更履歴へ反映することで、確実な差分比較に仕上げられます。
まずは比較の対象とする旧版と新版を、明確に特定するところから始めてみてください。 業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
