ChatGPTで報告書・日報を作る方法｜箇条書きから読みやすく整理

報告書や日報は、伝えたい事実は頭の中にあっても、それを読みやすい文章にまとめる作業に時間がかかりがちです。この記事では、ChatGPTを使って箇条書きの事実を報告書の構成へ整理する手順を、日報・週報それぞれの場面に分けて解説します。あわせて、事実を勝手に追加させずに文章だけを整える指示方法も紹介します。

報告書は事実の正確さが求められる文書のため、ChatGPTに任せる範囲と、提出前に確認すべき範囲を明確にしておくことが重要です。

ChatGPTで報告書・日報を作るための準備

報告書の作成をChatGPTに依頼する前に、伝えるべき事実を整理しておくことで、精度の高い構成を作りやすくなります。

報告対象と読み手を決める

まず、何についての報告で、誰が読むのかを決めます。上司への日報なのか、チーム全体で共有する週報なのかによって、盛り込むべき詳しさや表現は変わります。

実施内容・結果・課題など事実を集める

次に、実施した内容、その結果、見えてきた課題といった事実を箇条書きで書き出します。この段階では文章として整えることを意識せず、事実を漏れなく集めることを優先します。

推測してほしくない情報を明示する

事実を集める際に、まだ確定していない情報や、ChatGPTに推測してほしくない部分がある場合は、その旨を明示しておきます。「原因は調査中のため記載しない」のように事前に伝えておくことで、事実と異なる内容が報告書に混ざることを防げます。

箇条書きから報告書の構成を作る手順

事実を整理できたら、実際に報告書の構成を作る手順に進みます。

箇条書きを内容ごとに分類させる

集めた箇条書きの情報を、内容ごとに分類するようChatGPTに指示します。実施内容、結果、課題といった種類ごとに整理させることで、報告書としての骨組みが見えやすくなります。

読み手に必要な順番へ並べ替える

分類した情報を、読み手が理解しやすい順番へ並べ替えるよう指示します。結論を先に伝えたいのか、経緯から順を追って説明したいのかによって、適した順番は変わるため、報告の目的に応じて並べ方を指定します。

見出しと本文のたたき台を作らせる

構成が固まったら、見出しと本文のたたき台を作らせます。見出しごとに内容が整理されていると、読み手が必要な部分だけを確認しやすい報告書になります。

日報を読みやすく整理する方法

日報は、日々の内容を簡潔にまとめる必要があるため、整理の仕方にもポイントがあります。

その日の実施内容と結果を分ける

日報では、その日に実施した内容と、その結果を分けて整理するよう指示します。実施内容と結果が混ざった文章は分かりにくくなるため、項目を分けて記載することで、読み手が状況を把握しやすくなります。

課題と翌日の対応を整理する

その日に見えてきた課題と、翌日以降の対応方針も整理します。課題だけを書いて対応方針が抜けていると、報告を受けた側が次の行動をイメージしにくくなるため、あわせて整理するよう指示します。

週報・業務報告を要点別に整理する方法

週報や期間をまたぐ業務報告では、日報よりも情報量が多くなるため、要点を絞った整理が必要になります。

期間中の進捗をまとめる

一定期間の進捗を、要点を絞ってまとめるよう指示します。日々の細かい内容をすべて盛り込むのではなく、期間全体を通じた進捗の要点に絞ることで、読み手にとって把握しやすい報告になります。

成果・問題・次の対応を分ける

週報では、成果、発生した問題、次の対応という3つの観点に分けて整理すると、状況が伝わりやすくなります。それぞれの項目が混在しないよう、明確に分けて構成するよう指示します。

重複した報告内容を統合する

複数の実施内容の中に、同じような内容が繰り返し含まれている場合は、統合して整理するよう指示します。重複を整理することで、報告書全体が簡潔になり、読み手の負担を減らせます。

事実を追加せずに文章を整える指示方法

報告書では、ChatGPTが事実を勝手に補ってしまうことを防ぐ工夫が欠かせません。

与えた情報だけで作成するよう指定する

指示を出す際は、「入力した情報のみを使い、記載のない内容は追加しないでください」のように明示します。この一文を加えることで、ChatGPTが推測によって情報を補ってしまうリスクを抑えられます。

不明点は補完せず確認事項として出させる

情報が不足している箇所については、ChatGPTに補完させるのではなく、確認が必要な事項として別途示させるよう指示します。不明点をそのまま可視化しておくことで、提出前に自分で事実確認を行う対象が明確になります。

曖昧な表現を元の事実に沿って具体化する

箇条書きの表現が曖昧な場合は、新しい情報を加えるのではなく、もとの事実に沿って具体的な言葉に整えるよう指示します。「対応した」のような曖昧な表現を、「〇〇を確認し、△△の対応を行った」のように、伝えた事実の範囲内で具体化させます。

ChatGPTで作った報告書を提出前に確認するポイント

ChatGPTが作成した報告書は、提出前に必ず内容を確認する工程を挟みます。

数字・日付・担当者名を元メモと照合する

報告書に含まれる数字、日付、担当者名などを、元のメモや資料と照合します。ChatGPTが表現を整える過程で、意図せず数値や名称が変わってしまうこともあるため、この確認を省略しないようにします。

AIが勝手に補った内容がないか確認する

指示で防いでいても、ChatGPTが文脈を補うために、伝えていない内容を加えてしまうことがあります。報告書全体を読み返し、入力した事実にない内容が紛れ込んでいないかを確認します。

社内の書式と表現に合わせて最終調整する

内容を確認したら、社内で使われている書式や言い回しに合わせて最終調整します。ChatGPTが作成した文章は一般的な表現になりやすいため、普段使っている報告書の形式と照らし合わせ、必要に応じて整えます。

まとめ

ChatGPTで報告書・日報を作るには、まず実施内容や結果といった事実を箇条書きで集め、その情報をもとに構成を整理させる流れが基本になります。日報では実施内容と結果、週報では成果・問題・次の対応というように、報告の種類に応じて整理する観点を変えると分かりやすくなります。「与えた情報だけで作成する」よう指示しておくことで、事実にない内容が混ざるリスクを抑えられますが、それでも提出前には数字や固有名詞の照合、補われた内容がないかの確認を必ず行ってください。

よくある質問

Q. 箇条書きが少ない場合でも報告書を作れますか。

情報が少ない場合は、ChatGPTに無理に文章量を増やさせず、確認できている事実の範囲でまとめるよう指示することをおすすめします。

Q. 毎回同じ形式で作成する場合、効率よく進める方法はありますか。

一度、社内で使っている報告書の型をChatGPTに伝えておくと、次回以降も同じ形式でのたたき台作成を依頼しやすくなります。