ChatGPTで依頼・お詫び・催促メールを作る方法｜相手別に文面を整える

依頼、お詫び、催促。どれも書きにくいメールの代表格です。言葉を選びすぎて時間がかかったり、逆に表現が硬すぎたり柔らかすぎたりして、送った後に不安になったりした経験はないでしょうか。

こうしたメールは、ChatGPTに丸投げしてもうまくいきません。相手との関係や、必ず伝えるべき事実を先に整理してから依頼することで、そのまま使える、あるいは少し直すだけで送れる文面のたたき台ができあがります。

この記事では、依頼・お詫び・催促という3つの場面ごとに、ChatGPTへ何を伝えれば適切な文面ができるのかを解説します。あわせて、相手との関係に合わせた表現の調整方法と、送信前に必ず確認しておきたいポイントも紹介します。

ChatGPTで仕事メールを作る前に相手と用件を整理する

どの場面のメールであっても、書き始める前に相手と用件を整理しておくことで、ChatGPTに渡す情報がぶれなくなります。

相手との関係とメールを送る目的を明確にする

相手が社内なのか社外なのか、上下関係があるのか対等な関係なのかを整理します。あわせて、このメールで何を達成したいのか(依頼を承諾してほしい、謝罪を伝えたい、対応を早めてほしいなど)という目的をはっきりさせます。

必ず伝える事実・期限・条件を整理する

日付、金額、対象となる業務名など、メールに必ず含めるべき事実を書き出しておきます。期限がある場合は、その期限も明確にしておきます。

ChatGPTに推測させない情報を明確にする

まだ確定していない内容や、社内でも共有されていない情報がある場合は、「その部分には触れない」とあらかじめ伝えておきます。ChatGPTが不明な部分を都合よく補って書いてしまうことを防げます。

依頼メールの文面をChatGPTで作る

依頼メールは、相手に気持ちよく対応してもらえるかどうかが重要です。理由と期限をセットで伝えることを意識します。

依頼する内容と理由を具体的に伝える

何を依頼したいのかに加えて、なぜその依頼が必要なのかという理由も伝えます。理由があると、相手は依頼の背景を理解したうえで対応しやすくなります。

対応してほしい期限や方法を指定する

いつまでに、どのような方法で対応してほしいのかを指定します。期限があいまいだと、相手の対応が後回しになりやすくなります。

相手が判断しやすい依頼文へ整える

依頼内容が複数ある場合は、箇条書きで整理してもらいます。相手が一読して何をすればよいか分かる文面を目指します。

お詫びメールの文面をChatGPTで作る

お詫びメールは、事実を正確に伝えることと、今後の対応を示すことの両方が求められます。

何について謝るのか事実を明確にする

何が起きたのか、どの部分について謝罪するのかという事実をChatGPTに正確に伝えます。あいまいなまま依頼すると、実際の状況とずれた謝罪文になることがあります。

相手への影響と現在の対応状況を伝える

相手にどのような影響が出ているのか、現時点でどこまで対応が進んでいるのかを伝えます。この情報があることで、状況を踏まえた文面になります。

必要な今後の対応を含めて文面を整える

謝罪だけで終わらせず、今後どう対応するのかを含めた文面に整えます。見通しが示されていれば、相手も次のやり取りをどう進めればよいか判断しやすくなります。

催促メールの文面をChatGPTで作る

催促メールは、相手を責める印象を与えずに対応を促すことが求められる、特に気を使う場面です。

以前の依頼内容と現在の状況を伝える

以前どのような依頼をしていて、現時点でどのような状況なのかをChatGPTに伝えます。経緯が分かる文面にすることで、相手も状況を思い出しやすくなります。

確認してほしい事項と希望期限を明確にする

相手に何を確認してほしいのか、いつまでに返答がほしいのかを明確に伝えます。あいまいなまま送ると、相手はどこまで対応すればよいか判断できず、結局返答が遅れてしまいます。

責める印象を避けながら対応を促す表現にする

「まだですか」といった責める印象の表現ではなく、「ご確認いただけますでしょうか」のように、相手への配慮が伝わる表現にするよう指定します。

相手との関係に合わせてメールの表現を調整する

同じ用件でも、相手との関係によって適切な表現は変わります。作成後にこの調整を行うことで、より自然な文面になります。

社外の相手には敬意が伝わる表現へ整える

社外の取引先には、丁寧で敬意が伝わる表現に整えます。初めてやり取りする相手か、日頃から付き合いのある相手かによっても、適切な丁寧さは変わります。

上司・同僚など社内の関係に合わせて調整する

上司には礼儀正しく、同僚にはやや簡潔にといったように、社内の関係性に合わせて文面の硬さを調整します。

丁寧すぎる表現や回りくどい文章を修正する

過度にへりくだった表現や、長く回りくどい言い回しがある場合は、簡潔で分かりやすい文章へ修正します。丁寧さと分かりやすさは両立させることを意識します。

ChatGPTで作ったメールを送信前に確認する

ChatGPTが作った文面は、送信前に必ず人が確認する工程を挟みます。この確認を省くと、事実と異なる内容のまま送ってしまうリスクがあります。

宛先・氏名・日付・期限を確認する

宛先の会社名や氏名、日付、期限に誤りがないかを確認します。特に氏名の誤りは、相手に与える印象を大きく損ないます。

依頼・謝罪・催促の意図が正しく伝わるか確認する

文面全体を読み直し、依頼したいこと、謝罪したいこと、催促したいことが、意図したとおりに伝わる内容になっているかを確認します。

ChatGPTが追加した未確認情報を削除して送信する

ChatGPTが文章を整える過程で、伝えていない情報を補って書いてしまうことがあります。元の情報にない内容が含まれていないかを確認したうえで送信します。

まとめ

依頼・お詫び・催促のメールは、相手との関係と伝えるべき事実を先に整理しておくことで、ChatGPTに任せやすくなります。場面ごとに押さえるべきポイントを意識しながら下書きを作らせ、最後は必ず人の目で確認してから送信することが、失礼のないメールにつながります。

まずは、今書きかけているメールをひとつ選び、この記事の流れに沿ってChatGPTに下書きを作らせてみてください。相手との関係を意識した文面調整を重ねることで、自分なりの使い方が見えてきます。

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