社内向けの通知や案内文を作る際、伝えるべき情報は揃っているのに、どう文章にまとめれば読み手に伝わるのか悩んでしまうことがあるのではないでしょうか。結論が分かりにくい、誰が何をすればよいのか曖昧になってしまう、といった通知文を書いた経験がある人もいるはずです。
この記事では、社内通知・案内文を作る前に整理しておきたい情報から、ChatGPTへの条件の伝え方、要点をつかめる構成の作り方、対応事項と期限が伝わる整え方、用途に応じた表現の調整、そして作成後の確認方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って読み手が迷わない社内通知を作れる状態になります。
社内通知・案内文を作る前に情報を整理する
ChatGPTに依頼する前に、通知する内容に関する情報を整理しておくと、精度の高いたたき台を得やすくなります。
通知する目的と対象者を決める
まず、何を伝えるための通知なのか、誰に向けた案内なのかを決めます。目的と対象者が明確であるほど、通知文に含めるべき情報の取捨選択がしやすくなります。
日時・場所・期限など必要情報を揃える
通知に必要な日時、場所、期限などの事実情報を先に揃えておきます。情報が不足したままChatGPTに依頼すると、後から追記や修正の手間が増えてしまいます。
読み手に求める対応を明確にする
読み手に何をしてほしいのか、対応が必要なのか不要なのかを明確にしておきます。求める対応がはっきりしていないと、通知文全体の構成も定まりにくくなります。
ChatGPTへ通知文の条件を伝える方法
整理した情報をもとに、ChatGPTへ的確な条件を伝えることで、実務に近いたたき台を得られます。
読み手が取るべき行動を先に決めて渡すと、要点が前に出た文面になります。
あなたは社内文書の作成に慣れた担当者です。次の条件で社内通知の下書きを作成してください。・通知する内容：〇〇 ・読み手：〇〇 ・読み手に取ってほしい行動：〇〇 ・期限：〇〇出力は件名と本文に分けてください。本文は最初の2行で「何が変わるか」と「何をすべきか」が分かる構成にしてください。
通知の目的と読み手を伝える
通知の目的と、誰に向けて書くのかをChatGPTへ伝えます。全社員向けなのか特定部署向けなのかによって、適した言葉づかいや説明の詳しさが変わります。
必ず含める事実情報を渡す
日時、場所、期限といった必ず含めるべき事実情報を、正確にChatGPTへ渡します。ここで渡した情報がそのまま通知文の骨格になるため、誤りがないよう確認してから伝えることが大切です。
文体と文章量を指定する
丁寧な文体にするのか簡潔にまとめるのか、どの程度の文章量にするのかをあわせて指定します。社内の文化に合わせて指定しておくことで、修正の手間を減らせます。毎回の条件入力を省きたい場合は、用途別の型から案内文のたたき台を作る方法をCatchyの使い方で解説しています。
読み手が要点をつかめる通知文を作る方法
情報を伝えるだけでなく、読み手が短時間で要点をつかめる構成にすることが重要です。
結論や重要事項を先に配置する
最も伝えたい結論や重要事項を、通知文の冒頭に配置します。背景説明から始めてしまうと、忙しい読み手が結論にたどり着く前に読むのをやめてしまうことがあります。
背景説明と対応事項を分ける
なぜその通知を出すのかという背景説明と、読み手が実際に対応すべき事項は分けて記載します。両者が混在していると、何をすればよいのかが分かりにくくなります。
情報を見出しや箇条書きで整理する
日時や対応事項など複数の情報がある場合は、見出しや箇条書きを使って整理します。文章だけで並べるより、視覚的に情報を分けたほうが読み手が要点を拾いやすくなります。 同じ要領で日々の報告を整理する手順は、ChatGPTで報告書・日報を作る方法で解説しています。
対応事項と期限が伝わる案内文に整える方法
読み手が迷わず行動できるように、対応事項と期限を具体的に整えます。
作った文面を渡して、行動と期限が埋もれていないか点検させます。
あなたは社内文書の確認に慣れた担当者です。次の通知文を読み、読み手が取るべき行動と期限が伝わるか確認してください。・通知文：〇〇 ・読み手：〇〇出力は「伝わりにくい箇所／なぜ伝わりにくいか／どう直すか」を1行ずつ書いてください。行動と期限が本文のどこに書かれているかも示してください。
誰が何をするのか具体化する
「対応をお願いします」といった曖昧な表現ではなく、誰が何をするのかを具体的に記載します。対象者と行動が一対一で結びつくように整えることで、読み手が自分ごととして受け取りやすくなります。
対応期限と提出先を明記する
いつまでに、どこへ対応すればよいのかを明記します。期限や提出先が抜けていると、読み手が確認のために問い合わせを行う手間が発生します。
対応不要の人が迷わない表現にする
対象者によって対応が必要な人と不要な人がいる場合は、対応不要の人にも分かるように書き分けます。全員が対応を求められていると誤解されると、不要な問い合わせが増える原因になります。 社外を含む個別のメールを作る場合は、ChatGPTで依頼・お詫び・催促メールを作る方法で相手別の文面の整え方を解説しています。
用途に合わせて社内通知の表現を調整する方法
通知の種類や対象範囲によって、適した情報量や文体は異なります。
同じ内容を宛先別に書き分けるときに使います。
あなたは社内文書の作成に慣れた担当者です。次の通知文を、指定した宛先向けに書き分けてください。・元の通知文：〇〇 ・宛先：〇〇 ・その宛先が必要とする情報：〇〇 ・その宛先には不要な情報：〇〇出力は宛先ごとの本文を示してください。決定事項と期限は変えないでください。
全社周知と個別案内で情報量を変える
全社員向けの周知では背景まで丁寧に説明し、特定の担当者向けの個別案内では要点のみに絞るなど、対象範囲に応じて情報量を調整します。すべてを同じ分量で書こうとしないことが、読みやすさにつながります。
依頼・変更・注意喚起で文体を調整する
対応を依頼する通知、制度変更を知らせる通知、注意を促す通知では、それぞれ適した文体があります。内容の性質に合わせて文体を調整することで、意図が伝わりやすくなります。
社内ルールに合わせて用語や表記を揃える
会社独自の呼称や表記ルールがある場合は、ChatGPTが作成した文章をそのまま使わず、社内ルールに合わせて用語や表記を揃えます。表記の揺れがあると、読み手に違和感を与えることがあります。掲示用の案内や社内イベントの告知のように、文章だけでなく見た目も整えたい場合は、テンプレートからデザインする手順をMiriCanvasの使い方と料金で解説しています。
ChatGPTで作った社内通知を確認する方法
ChatGPTが作成した通知文は、公開前に必ず確認すべき点があります。
日時・対象者・連絡先など事実を照合する
通知文に記載された日時、対象者、連絡先などの事実情報を、元の情報と照らし合わせて確認します。誤った日時や連絡先を通知してしまうと、業務に支障をきたす可能性があります。
読み手の行動が一意に分かるか確認する
通知文を読んだ読み手が、次に何をすべきかを一つの解釈でしか受け取れないかを確認します。複数の解釈ができてしまう表現があれば、明確な表現へ修正します。
誤解を招く表現や不要な情報を修正する
誤解を招きかねない表現や、通知に不要な情報が含まれていないかを確認します。必要な情報に絞り込むことで、読み手が要点を見失わない通知文に仕上がります。
まとめ
ChatGPTで社内通知・案内文を作る際は、目的や必要情報を整理したうえで的確な条件を伝え、結論を先に示す構成で読み手が要点をつかめるように整えることが大切です。対応事項と期限を具体的にし、用途に応じて表現を調整したうえで、事実確認と読み手視点でのチェックを行うことで、迷わず行動できる通知文に仕上げられます。
まずは直近で出す予定の通知から、必要な情報を整理してChatGPTに伝えてみてください。 業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
