ChatGPTで社内企画書を作る方法｜目的・課題・施策を筋道立てて整理

社内企画書を作ろうとしても、目的、課題、施策、期待効果をどう筋道立てて整理すればよいか分からず、手が止まってしまうことがあります。この記事では、ChatGPTを使って社内企画書を作る方法を解説します。作る前に整理すべき情報から、意思決定者の判断条件の伝え方、現状と課題の整理方法、施策の組み立て方、期待効果と説得材料の整理方法、構成と初稿の作り方、そして提出前に確認すべきポイントまで、順を追って紹介します。

社内企画書は、意思決定者が判断しやすい形に整理されていることが重要です。ChatGPTに任せる部分と、自分で判断すべき部分を分けながら進めていきましょう。

ChatGPTで社内企画書を作る前に整理する情報

企画書の作成を依頼する前に、いくつかの情報を整理しておく必要があります。

企画で実現したい状態を明確にする

まず、その企画を通じて、最終的にどのような状態を実現したいのかを明確にします。「業務を改善したい」といった漠然とした目的ではなく、「〇〇業務にかかる時間を削減したい」のように、具体的な状態を言葉にしておくことで、後の整理がぶれにくくなります。

対象部門・期限・予算など前提条件を整理する

企画の対象となる部門、実施したい期限、想定する予算といった前提条件を整理します。これらの前提条件が明確であるほど、後で組み立てる施策も現実的な内容になります。

利用できる事実や社内資料を準備する

企画書の根拠として使える事実や、参照できる社内資料を準備します。手元にある情報を先に整理しておくことで、ChatGPTが根拠のない内容を補ってしまうことを防ぎやすくなります。

社内の意思決定者と判断条件をChatGPTへ伝える方法

企画書は、それを判断する意思決定者に向けて作る文書です。誰にどう判断してもらうかを、ChatGPTへ伝える工程を確認します。

社内の誰が企画を判断・承認するかを伝える

その企画を最終的に誰が判断し、承認するのかをChatGPTに伝えます。判断する立場や役職によって、重視するポイントや必要な説明の詳しさが変わるため、この情報は企画書全体の構成に影響します。

意思決定者が重視する条件を示す

意思決定者が普段重視している条件、例えばコストなのか、実現のしやすさなのか、効果の大きさなのかを示します。重視する条件をあらかじめ伝えておくことで、その条件に沿った説得材料を含めた企画書を組み立てやすくなります。

既存方針や社内ルールなど動かせない条件を伝える

既存の会社の方針や、変更できない社内ルールがある場合は、その内容を伝えます。動かせない条件を踏まえずに企画を組み立てると、実現性の低い内容になってしまうため、この情報は早い段階で共有しておきます。

現状と課題を整理して社内企画の論点を作る方法

企画の土台となる、現状と課題の整理を行います。

現状の事実と困りごとを分ける

現状について、客観的な事実の部分と、困っていることの部分を分けて整理します。事実と感想が混在していると、後で課題の原因を分析する際に、判断がぶれやすくなります。

課題の原因と業務への影響を整理する

整理した困りごとについて、その原因と、業務にどのような影響を与えているのかを整理します。原因と影響を明確にすることで、後述する施策が、課題に対して的確に対応しているかを判断しやすくなります。

社内で優先して解決すべき課題を絞る

複数の課題が見つかった場合は、その中から優先して解決すべき課題を絞り込みます。すべての課題を一つの企画で解決しようとすると、内容が散漫になりやすいため、焦点を絞ることを意識します。

課題に対応する施策と実施方法を組み立てる方法

課題が整理できたら、その課題に対応する具体的な施策を組み立てます。

課題に対応する施策を具体化する

絞り込んだ課題に対して、どのような施策が対応策になるのかを具体化します。課題と施策のつながりが明確であるほど、意思決定者にとって納得感のある企画書になります。

実施手順と担当部門を整理する

施策を実際にどのような手順で進めるのか、どの部門が担当するのかを整理します。実施のイメージが具体的であるほど、企画の実現性に対する説得力が増します。

実施条件や制約を明確にする

施策を実施するうえでの条件や、想定される制約を明確にします。制約を隠さずに示しておくことで、企画書全体の信頼性が高まり、意思決定者も判断しやすくなります。

社内で判断しやすい期待効果と説得材料を整理する方法

施策を実施した結果、どのような効果が期待できるのかを整理します。

定量・定性の期待効果を分ける

期待効果を、数値で示せる定量的な効果と、数値化しにくい定性的な効果に分けて整理します。両方の観点を示すことで、意思決定者がさまざまな角度から企画を評価しやすくなります。

費用・工数・リスクを整理する

施策の実施にかかる費用、必要な工数、想定されるリスクを整理します。効果だけでなく、実施に伴うコストやリスクもあわせて示すことで、バランスの取れた企画書になります。

社内判断の根拠として使える事実だけを採用する

期待効果や説得材料としてまとめる内容は、根拠として確認できる事実だけを採用します。ChatGPTが提示する効果の見込みの中に、根拠のない推測が含まれていないかを確認し、確認できない内容は企画書に含めないようにします。

社内企画書の構成と初稿をChatGPTで作る手順

ここまでの情報が整理できたら、実際に企画書の構成と初稿を作成します。

目的・課題・施策・効果の順に構成する

企画書は、目的、課題、施策、期待効果の順に構成するようChatGPTに指示します。この順番で構成することで、読み手が話の流れを追いながら、企画の妥当性を判断しやすくなります。

各章の要点を先に出して初稿を作る

いきなり文章として書かせるのではなく、まず各章の要点を箇条書きで出させ、それをもとに初稿を作成させます。要点を先に確認することで、構成に問題がないかを早い段階でチェックでき、後の手戻りを減らせます。

意思決定者に合わせて長さを調整する

意思決定者が普段どの程度の分量の資料を確認しているかに合わせて、企画書の長さを調整します。詳細な資料を好む意思決定者もいれば、要点だけを簡潔に確認したい意思決定者もいるため、相手に合わせた分量に整えます。

社内へ提出する前の確認ポイント

ChatGPTが作成した企画書は、提出する前に必ず確認する工程を挟みます。

事実と生成AIの推測を分ける

企画書の中に含まれる内容が、確認できる事実なのか、ChatGPTによる推測なのかを見分けます。推測に基づく内容がそのまま事実であるかのように書かれていないか、全体を通して確認します。

数字や引用の根拠を確認する

企画書に含まれる数値や、他の資料からの引用がある場合は、その根拠を元の資料と照合して確認します。根拠が曖昧なまま提出すると、意思決定者からの質問に答えられなくなる可能性があります。

社内で実行可能な企画になっているか確認する

最後に、その企画が実際に社内で実行可能な内容になっているかを確認します。前提条件や制約を踏まえたうえで、現実的に実施できる企画になっているかを、提出前に自分の目で見直します。

まとめ

ChatGPTで社内企画書を作るには、実現したい状態、前提条件、利用できる事実を整理し、意思決定者が誰で何を重視するのかを伝えることが出発点になります。現状と課題を事実と感想に分けて整理し、課題に対応する施策と実施条件を具体化したうえで、定量・定性の期待効果と費用・リスクをバランスよくまとめます。目的・課題・施策・効果の順で構成した初稿を作成したら、事実と推測の区別、数字や引用の根拠確認、実行可能性の確認を行ってから、社内へ提出してください。

よくある質問

Q. 課題が複数あって一つに絞り込めません。どうすればよいですか。

すべての課題を一つの企画に盛り込むのではなく、業務への影響が大きい課題から優先順位を付け、まずは一つか二つに絞って企画化することをおすすめします。

Q. 期待効果の数値に自信が持てません。どう扱えばよいですか。

根拠のない数値をそのまま使うのではなく、確認できる事実に基づく範囲でのみ数値を示し、不確かな部分は定性的な効果として説明する方法が安全です。