プロジェクトに関わる人が多く、誰にいつどう働きかければよいのか分からないまま進めてしまう、という経験はないでしょうか。関係者を整理せずに進めてしまうと、重要な意見を持つ人への対応が後手に回り、後になって計画への影響が表面化する恐れがあります。
この記事では、ステークホルダーを整理する前に確認しておきたいプロジェクト範囲から、ChatGPTでの関係者の洗い出し、関心事項の整理、影響度の評価、関心度と影響度による分類、対応方針の整理、そしてステークホルダー情報を継続的に更新する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、誰にどう関わるべきかを整理して判断できる状態になります。
ステークホルダーを整理する前にプロジェクト範囲を確認する
ChatGPTに依頼する前に、対象となるプロジェクトの範囲を確認しておきます。
プロジェクトの目的と対象範囲を確認する
このプロジェクトの目的と、対象となる範囲をあらためて確認します。そこが明確でないと、誰を関係者として含めるべきかの判断があいまいになってしまいます。
成果物の影響を受ける部署や人を整理する
プロジェクトの成果物によって影響を受ける部署や人を整理します。直接関わる担当者だけでなく、間接的に影響を受ける範囲まで視野に入れておくことが重要です。
社外の関係者も対象に含める
取引先や顧客など、社外の関係者も整理の対象に含めます。社内だけに目を向けていると、社外からの重要な反応を見落としてしまう可能性があります。
ChatGPTで関係者を洗い出す方法
プロジェクト範囲が確認できたら、ChatGPTを使って関係者を洗い出します。
プロジェクトの影響範囲を渡すと、見落としやすい相手が挙がります。
あなたはプロジェクト管理の経験がある担当者です。次のプロジェクトの関係者を洗い出してください。
・プロジェクトの内容と範囲：〇〇
・変わる業務と影響を受ける部署：〇〇
・社外の相手：〇〇出力は「関係者／プロジェクトとの関わり方」を1行ずつ書いてください。直接関わらないが影響を受ける相手も含めてください。
意思決定する人を洗い出す
このプロジェクトについて、意思決定を行う人を洗い出します。誰が最終的な判断を下すのかを把握しておくことで、後の対応方針を検討しやすくなります。
実務で関与する人を洗い出す
実際の作業や運用に関与する人を洗い出します。日々の業務で関わる人を把握しておくことで、現場レベルでの調整が必要な相手を見落とさずに済みます。
成果の影響を受ける人を洗い出す
直接プロジェクトに関与していなくても、成果によって影響を受ける人を洗い出します。表に出にくい関係者ほど、後から見落としに気づくケースが少なくありません。
関係者ごとの関心事項を整理する方法
関係者が洗い出せたら、それぞれの関心事項を整理します。
相手の立場を渡すと、その人が気にする点が具体になります。
あなたはプロジェクト管理の経験がある担当者です。次の関係者それぞれの関心事項を整理してください。
・関係者と立場：〇〇
・プロジェクトで変わること：〇〇
・各関係者の業務への影響：〇〇出力は関係者ごとに「関心事項／懸念しそうなこと／それに答えるために必要な情報」を書いてください。
関係者が期待する成果を整理する
各関係者が、このプロジェクトにどのような成果を期待しているかを整理します。期待している内容が分かれば、伝えるべき情報の優先順位を判断しやすくなります。
懸念や反対理由になり得る事項を整理する
関係者が抱きうる懸念や、反対する理由になり得る事項を整理します。あらかじめ想定しておくことで、実際に懸念が表面化した際に落ち着いて対応できます。
関心事項を推測だけで確定しない
整理した関心事項を、推測だけで確定させないようにします。実際に本人へ確認する機会を設けることで、思い込みによるずれを防げます。
関係者の影響度を評価する方法
関心事項が整理できたら、それぞれの影響度を評価します。
意思決定への影響力を確認する
その関係者が、プロジェクトの意思決定にどの程度の影響力を持つのかを確認します。役職や立場だけでなく、実際の発言力も踏まえて評価することが大切です。
実行への影響力を確認する
実際の作業や運用の実行段階で、どの程度の影響力を持つのかを確認します。決定権はなくても、現場の協力が得られなければ進まない場面は少なくありません。
評価の根拠を記録する
影響度をどのような根拠で評価したのかを記録しておきます。根拠を残しておくことで、後から評価を見直す際の参考にできます。
関心度と影響度から関係者を分類する方法
影響度が評価できたら、関心度とあわせて関係者を分類します。
2つの軸で分けさせると、関わり方の方針が決まります。
あなたはプロジェクト管理の経験がある担当者です。次の関係者を関心度と影響度で分類してください。
・関係者と関心事項：〇〇
・各関係者の決定権：〇〇
・各関係者が受ける影響：〇〇出力は「関係者／関心度／影響度／どの区分に入るか」を1行ずつ書いてください。判断の根拠を各行に添えてください。
関心度が高く影響度も高い関係者を特定する
関心度と影響度がともに高い関係者を特定します。この層は特に密な連携が必要になるため、優先的に対応方針を検討する対象になります。
影響度は高いが関心度が低い関係者を特定する
影響力は大きいものの、現時点で関心度が低い関係者も特定します。放置すると後から強い影響を及ぼす可能性があるため、注意を払っておく必要があります。
分類を固定せず状況変化で見直す
一度行った分類を固定せず、状況の変化に応じて見直します。プロジェクトの進行とともに、関係者の関心や影響度は変わっていくことがあります。
関係者ごとの対応方針を整理する方法
分類ができたら、それぞれへの対応方針を整理します。
密に連携する関係者を決める
特に密に連携すべき関係者を決めます。すべての関係者に同じ頻度で対応するのではなく、重要度に応じて関わり方を変えることが効率的です。
定期的に情報共有する関係者を決める
定期的な情報共有で十分な関係者も決めておきます。頻度や方法をあらかじめ決めておくことで、対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。
個別の懸念へ対応する方法を整理する
特定の懸念を持つ関係者に対して、どう対応するかを個別に整理します。一律の対応では解消できない懸念には、個別の説明や調整が必要になる場合があります。
ステークホルダー情報を継続的に更新する方法
対応方針が整理できたら、最後に情報を継続的に更新する方法を確認します。
新しい関係者を追加する
プロジェクトの進行にともなって現れる新しい関係者を、随時追加していきます。当初は想定していなかった人物が、途中から関わってくることは珍しくありません。
関心や影響度の変化を見直す
時間の経過とともに変化する関心や影響度を見直します。プロジェクトの局面が変わると、当初とは異なる関わり方が求められることがあります。
実際の反応を反映して対応方針を更新する
実際に得られた反応をもとに、対応方針を更新します。想定と異なる反応があった場合は、その情報を次の対応に反映させることが大切です。
まとめ
ChatGPTでステークホルダーを整理する際は、プロジェクトの範囲を確認したうえで、関係者を洗い出し関心事項を整理することが大切です。影響度を評価して分類し、対応方針を整理したうえで、状況の変化にあわせて情報を継続的に更新することで、関係者への働きかけを適切に判断できるようになります。
まずはこのプロジェクトの目的と対象範囲をあらためて確認するところから始めてみてください。 プロジェクト管理全体でのAI活用は、AIでプロジェクト管理を効率化する方法で解説しています。
