毎回同じ手順で進めているはずの業務なのに、確認漏れが発生してしまい、後から手戻りが発生した経験はないでしょうか。頭の中で手順を覚えているつもりでも、忙しいときほど確認すべき項目が抜け落ちてしまうことがあります。
この記事では、チェックリストにする定型業務の整理から、ChatGPTでの作業単位への分解方法、チェック項目を実施順に並べる方法、各作業の完了条件の決め方、抜け漏れを防げるチェックリストへの整え方、そして作成したチェックリストを実務で検証する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って実務で使える業務チェックリストを作れる状態になります。
チェックリストにする定型業務を整理する
ChatGPTに分解を依頼する前に、対象となる定型業務を整理しておきます。
繰り返し発生する業務を一つ選ぶ
まず、繰り返し発生している業務の中から、チェックリスト化する対象を一つ選びます。複数の業務を同時に扱おうとすると、それぞれの手順が混ざり合い、整理が煩雑になってしまいます。
作業の開始から終了までを書き出す
選んだ業務について、作業の開始から終了までの流れを書き出します。途中の工程だけを取り上げると、実際にチェックリストを使う際に前後のつながりが分からなくなってしまいます。
ミスが起きやすい箇所を確認する
これまでの経験の中で、ミスが発生しやすかった箇所を確認します。ミスが起きやすい部分をあらかじめ把握しておくことで、後の工程で重点的にチェック項目を作りやすくなります。
ChatGPTで定型業務を作業単位へ分解する方法
対象業務が整理できたら、ChatGPTに渡して作業単位へ分解してもらいます。
作業の流れを渡すと、チェックできる粒度まで分解されます。
あなたは業務手順の整備に慣れた担当者です。次の作業をチェックできる単位へ分解してください。・作業の内容：〇〇 ・作業にかかる時間：〇〇 ・作業する人：〇〇出力は作業単位ごとに1行で書いてください。1つの項目に2つ以上の動作を含めず、終わったかどうかが自分で判断できる粒度にしてください。
一つの項目に一つの行動だけを入れる
分解した作業の一つひとつに、一つの行動だけが含まれるようにします。一つの項目に複数の行動が含まれていると、どこまで終われば完了なのかが分かりにくくなります。
大きすぎる作業を確認可能な単位へ分ける
範囲が大きすぎる作業は、確認できる単位まで細かく分けます。ChatGPTに一連の作業内容を伝えたうえで分解を依頼すると、自分では気づきにくい細分化のポイントを見つけやすくなります。
不要な細分化を避ける
反対に、必要以上に細かく分けすぎていないかも確認します。細分化しすぎたチェックリストは、実際に使う際にかえって手間がかかり、確認漏れの原因になることがあります。
チェック項目を実施順に並べる方法
作業単位に分解できたら、実際に使う順番に沿って項目を並べます。
作業の前後関係を整理する
各作業がどのような順序で発生するのか、前後関係を整理します。これを把握しないまま並べると、実際の業務の流れとチェックリストの順番がずれてしまいます。
先に確認すべき条件を前へ置く
後の作業に影響する条件は、チェックリストの前のほうに置きます。前提となる確認が後回しになっていると、途中で作業をやり直す必要が出てくることがあります。
並行できる作業と順番が必要な作業を分ける
同時に進めてよい作業と、順番を守る必要がある作業を分けて整理します。この区別があることで、チェックリストを使う人が効率的に作業を進めやすくなります。
各作業の完了条件を決める方法
順番が整理できたら、各作業について何をもって完了とするのかを決めます。
判断の分かれ目を言葉にさせると、チェックが機能します。
あなたは業務手順の整備に慣れた担当者です。次の作業項目それぞれに完了条件を付けてください。・作業項目の一覧：〇〇 ・過去に抜け漏れが起きた箇所：〇〇出力は項目ごとに「作業／完了と言える状態／確認方法」を1行で書いてください。「確認する」「注意する」のような判断が分かれる書き方は避けてください。
何を確認すれば完了か具体化する
その作業をどこまで確認すれば完了と言えるのか、具体的に言語化します。完了の基準があいまいなままでは、チェックを入れる人によって判断がばらついてしまいます。
数値・提出・承認など確認可能な条件にする
完了条件は、数値の一致や書類の提出、承認の完了など、客観的に確認できる形にします。感覚的な基準のままでは、後から見返しても完了しているかどうかを判断できません。
判断が必要な項目は判断基準を添える
状況に応じた判断が必要な項目には、判断の基準となる情報を添えます。判断基準があれば、担当者が変わっても同じ水準でチェックを行いやすくなります。 チェックリストを作る指示そのものをテンプレートにしておく方法は、ChatGPTで業務用プロンプトを作る方法で解説しています。
抜け漏れを防げるチェックリストに整える方法
完了条件まで決まったら、実際の運用で抜け漏れを防げる形にチェックリストを整えます。
過去の抜け漏れを渡すと、その箇所が項目として立ちます。
あなたは業務手順の整備に慣れた担当者です。次のチェックリストを見て、抜け漏れが起きそうな箇所を指摘してください。・チェックリスト：〇〇 ・過去に発生したミス：〇〇 ・作業する人の習熟度：〇〇出力は「該当箇所／どんなミスが起きうるか／どう項目を追加または分割するか」を1行ずつ書いてください。
必須項目と状況に応じた項目を分ける
すべての場合で必要な必須項目と、状況によって必要になる項目を分けて配置します。両者が混在していると、必須ではない項目のために確認が止まってしまうことがあります。
担当者や確認者が必要な項目を明示する
担当者以外の確認者が必要な項目には、その旨を明示します。確認者の存在を見落としたまま進めてしまうと、後から承認漏れが発覚することがあります。
例外時の対応先を分かるようにする
通常の手順で対応できない例外が発生した場合の対応先を分かるようにしておきます。対応先が示されていれば、チェックリストを使う人が一人で判断に迷う場面を減らせます。
作成したチェックリストを実務で検証する方法
チェックリストが完成したら、実際の業務で使いながら内容を検証します。
実際の業務で順番どおり使えるか試す
作成したチェックリストを、実際の業務の中で順番どおりに使ってみます。書類上は問題なく見えても、実務の流れと合わない部分が見つかることがあります。
抜けた作業や不要な項目を見つける
実際に使う中で、抜けていた作業や不要になっている項目がないかを確認します。ChatGPTに使用後の気づきを伝えたうえで見直しを依頼すると、改善点を整理しやすくなります。
業務変更に合わせてチェック項目を更新する
業務の内容や手順が変わった場合は、それに合わせてチェック項目を更新します。チェックリストは一度作って終わりではなく、業務の変化に合わせて見直し続けるものとして扱うことが大切です。
まとめ
ChatGPTで業務チェックリストを作る際は、対象となる定型業務を整理したうえで、作業単位への分解、実施順の整理、完了条件の設定を順に行うことが大切です。必須項目と状況に応じた項目を分けて整え、実務で検証しながら更新を続けることで、抜け漏れを防げる実用的なチェックリストに仕上げられます。
まずは繰り返し発生している業務を一つ選び、作業の開始から終了までを書き出すところから始めてみてください。 AIによる業務改善の全体像は、AIで業務改善する方法で解説しています。
