複数の資料や長い文章に散らばった情報を比較したいのに、どこにどの情報があるのかが分かりにくく、確認に時間がかかっているという経験はないでしょうか。文章のままでは見比べにくい情報も、表の形に整理できれば一目で確認できるようになります。
この記事では、文章を表に整理する前に決めておきたい目的から、ChatGPTでの情報抽出、比較項目となる列の決め方、行と列への配置方法、複数の文章を一つの表へまとめる方法、そして作成した表の確認方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って長文から使いやすい比較表や一覧表を作れる状態になります。
文章を表に整理する前に目的を決める
ChatGPTに抽出を依頼する前に、何のために表を作るのかを決めておくと、必要な情報だけを的確に整理できます。
表を使って比較・確認したい内容を決める
まず、表を使って何を比較したいのか、何を確認したいのかを決めます。目的が定まっていないと、どの情報を抽出すべきかの判断がつきにくくなります。
表に含める情報と除外する情報を分ける
元の文章に含まれる情報のうち、表に含めるものと除外するものを分けます。すべてを詰め込もうとすると、かえって比較したい内容が埋もれてしまいます。
一行が何を表すのか決める
表の一行が何を表す単位になるのかを決めておきます。商品ごとなのか、期間ごとなのかによって、その後の情報整理の進め方が変わります。
ChatGPTで長文から必要な情報を抽出する方法
目的が決まったら、ChatGPTに長文を渡して必要な情報を抽出してもらいます。
欲しい項目を先に指定すると、必要な情報だけ取り出せます。
あなたは文書の情報整理に慣れた担当者です。次の文章から、指定した項目にあたる情報を抽出してください。・対象の文章：〇〇 ・抽出したい項目：〇〇出力は項目ごとに「項目名／該当する記述」を1行で書いてください。記述がない項目は「記載なし」と書き、推測で補わないでください。
元文章と抽出したい項目を伝える
抽出のもとになる文章と、どの項目を抽出してほしいかをChatGPTへ伝えます。項目を具体的に伝えるほど、必要な情報だけを的確に拾い出せます。
同じ意味の表現を一つの項目として扱う
文章によって表現が異なっていても、意味が同じ情報は一つの項目として扱うよう指定します。表現の違いをそのまま反映すると、同じ内容が別の項目として扱われてしまうことがあります。
元文章にない情報を補完しないよう指定する
元の文章に書かれていない情報を、ChatGPTが推測で補わないよう指定します。抽出結果に事実と異なる情報が混ざると、比較表の信頼性が損なわれてしまいます。 表にせず文章のまま要点を短くしたい場合は、ChatGPTで文章を要約する方法で解説しています。
表の比較項目となる列を決める方法
抽出した情報をもとに、表の列となる比較項目を決めていきます。
表を使う目的を渡すと、判断に必要な列だけに絞れます。
あなたは比較表の作成に慣れた担当者です。次の目的に必要な列を決めてください。・表を使う目的：〇〇 ・比べる対象：〇〇 ・元になる文章から分かること：〇〇出力は「列名／その列が判断にどう効くか／元の文章から埋められるか」を1行ずつ書いてください。判断に関係しない列は含めないでください。
複数の対象に共通する項目を探す
比較する対象の間で共通して確認できる項目を探します。一部の対象にしかない情報を列にしてしまうと、他の対象の欄が空白だらけになってしまいます。
比較判断に必要な項目を優先する
数ある項目の中でも、実際の比較や判断に必要な項目を優先して列に選びます。関連性の薄い項目まで列に加えると、表が見づらくなってしまいます。
一つの列に複数の意味を持たせない
一つの列に複数の異なる意味の情報を混在させないようにします。列ごとに意味を一つに絞ることで、後から見返したときに内容を把握しやすくなります。
抽出した情報を行と列へ配置する方法
比較項目が決まったら、実際に情報を行と列へ配置していきます。
比較対象を行に配置する
比較したい対象そのものを、表の行として配置します。行の単位が明確であるほど、後から見た人にも表の構造が伝わりやすくなります。
共通項目を列に配置する
決めた比較項目を、表の列として配置します。列の順番も、重要度の高い項目から並べると、確認しやすい表になります。
情報がないセルの扱いを統一する
該当する情報がないセルについて、空欄にするのか、「該当なし」と記載するのか、扱い方を統一します。セルごとに扱いが異なると、情報がないのか確認漏れなのか判断できなくなってしまいます。
複数の文章を一つの一覧表へまとめる方法
複数の文章から情報を集める場合は、表記の違いを整えながら一つの一覧表にまとめます。
出どころを列に残すよう指定すると、後から原文へ戻れます。
あなたは比較表の作成に慣れた担当者です。次の複数の文章を1つの表へまとめてください。・対象の文章：〇〇 ・列の構成：〇〇出力はMarkdownの表形式にし、最後の列に情報の出どころを入れてください。文章に記載がないセルは「記載なし」と書いてください。
複数文章で表記が異なる項目を揃える
文章ごとに表記が異なる項目があれば、一覧表としてまとめる際に表記を揃えます。表記が揃っていないと、同じ内容でも別の項目として認識されてしまうことがあります。
重複する対象を統合する
複数の文章に同じ対象が繰り返し登場する場合は、一つの行に統合します。同じ対象が複数の行に分かれていると、比較の際に見落としが生まれやすくなります。
一覧で確認しやすい順番へ並べる
まとめた一覧表は、確認しやすい順番に並べ替えます。時系列順や重要度順など、表を見る人が使いやすい順番を意識することが大切です。
ChatGPTで作った表の内容を確認する方法
ChatGPTが作成した表は、実際に使う前に必ず確認すべき点があります。表の数値から事実と解釈を分けて報告文を作る方法は、表から文章を作る方法で確認できます。
各セルの内容を元文章と照合する
表の各セルに記載された内容が、元の文章と一致しているかを照合します。抽出の過程で内容が変わってしまっていないかを確認することが大切です。
抽出漏れと誤った対応付けを確認する
本来含まれるべき情報が抽出されていないか、情報が誤った行や列に対応付けられていないかを確認します。行と列が多くなるほど、誤った対応付けが起こりやすくなります。
比較に不要な列や重複項目を整理する
比較の目的に対して不要な列や、内容が重複している項目が残っていないかを確認します。余分な情報が残っていると、表を見る人が本来注目すべき点を見落とす原因になります。 表をもとに作った文章の誤字や敬語まで整えたい場合は、ChatGPTで文章を校正する方法で確認できます。
まとめ
ChatGPTで文章を表に整理する際は、まず表を作る目的を決めたうえで、必要な情報を抽出し、比較に適した項目を列として選ぶことが大切です。行と列への配置を整え、複数の文章をまとめる場合は表記や重複を揃えたうえで、元文章との照合を経ることで、確認しやすく信頼できる表に仕上げられます。
まずは比較したい文章を一つ選び、何を確認したいのかを決めるところから始めてみてください。 業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
