依頼、お詫び、催促。どれも書きにくいメールの代表格です。言葉を選びすぎて時間がかかったり、逆に表現が硬すぎたり柔らかすぎたりして、送った後に不安になったりした経験はないでしょうか。
こうしたメールは、ChatGPTに丸投げしてもうまくいきません。相手との関係や、必ず伝えるべき事実を先に整理してから依頼することで、そのまま使える、あるいは少し直すだけで送れる文面のたたき台ができあがります。
この記事では、依頼・お詫び・催促という3つの場面ごとに、ChatGPTへ渡す指示文と、実際に返ってくる文面の例を載せています。あわせて、相手との関係に合わせた表現の調整方法と、送信前に必ず確認しておきたいポイントも紹介します。
ChatGPTで仕事メールを作る前に相手と用件を整理する
どの場面のメールであっても、書き始める前に相手と用件を整理しておくことで、ChatGPTに渡す情報がぶれなくなります。
相手との関係とメールを送る目的を明確にする
相手が社内なのか社外なのか、上下関係があるのか対等な関係なのかを整理します。あわせて、このメールで何を達成したいのか(依頼を承諾してほしい、謝罪を伝えたい、対応を早めてほしいなど)という目的をはっきりさせます。
必ず伝える事実・期限・条件を整理する
日付、金額、対象となる業務名など、メールに必ず含めるべき事実を書き出しておきます。期限がある場合は、その期限も明確にしておきます。
場面によって、必ず入れる材料と、書いてはいけない内容が変わります。
| 場面 | 必ず伝える材料 | 書かないこと |
|---|---|---|
| 依頼 | 依頼内容、背景と理由、希望する期限と方法 | 相手の事情の推測、決まっていない条件 |
| お詫び | 起きた事実、相手への影響、現在の対応状況 | 原因の断定、確約できない補償や再発防止策 |
| 催促 | 以前の依頼内容と日付、現在の状況、返答期限 | 相手が遅れている理由の推測、責める表現 |
ChatGPTに推測させない情報を明確にする
まだ確定していない内容や、社内でも共有されていない情報がある場合は、「その部分には触れない」とあらかじめ伝えておきます。ChatGPTが不明な部分を都合よく補って書いてしまうことを防げます。
依頼メールの文面をChatGPTで作る
依頼メールは、相手に気持ちよく対応してもらえるかどうかが重要です。理由と期限をセットで伝えることを意識します。
相手との関係と依頼内容を渡すと、丁寧さの度合いが揃った下書きになります。〇〇の部分を自分の状況に差し替えて使ってください。
あなたはビジネスメールの作成に慣れた担当者です。次の条件で依頼メールの下書きを作成してください。
・相手との関係：〇〇（例：取引先の担当窓口、月に数回やり取りしている）
・依頼したいこと：〇〇（例：見積書の再発行）
・依頼の背景：〇〇（例：金額の記載に誤りがあった）
・希望する期限：〇〇（例：今週金曜の午前中まで）
出力は件名と本文に分けてください。本文は要件が先に分かる構成にし、渡していない事情は書き加えないでください。
この指示からは、次のような文面が返ってきます。
件名：見積書再発行のお願い（〇〇案件）
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日ご送付いただいた〇〇案件のお見積書につきまして、金額の記載に誤りがございましたため、再発行をお願いしたく連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、今週金曜日の午前中までにご対応いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
要件が2行目で分かり、期限が本文の最後に置かれている形です。ここから直すのは、社名と案件名、そして自社の言い回しに合わない部分だけになります。
依頼する内容と理由を具体的に伝える
何を依頼したいのかに加えて、なぜその依頼が必要なのかという理由も伝えます。理由があると、相手は依頼の背景を理解したうえで対応しやすくなります。
対応してほしい期限や方法を指定する
いつまでに、どのような方法で対応してほしいのかを指定します。期限があいまいだと、相手の対応が後回しになりやすくなります。
相手が判断しやすい依頼文へ整える
依頼内容が複数ある場合は、箇条書きで整理してもらいます。相手が一読して何をすればよいか分かる文面を目指します。
お詫びメールの文面をChatGPTで作る
お詫びメールは、事実を正確に伝えることと、今後の対応を示すことの両方が求められます。
起きたことと対応方針を渡すと、過剰な言い回しを避けた文面になります。
あなたはビジネスメールの作成に慣れた担当者です。次の条件でお詫びメールの下書きを作成してください。
・相手との関係：〇〇（例：取引先の担当窓口）
・起きたこと：〇〇（例：納品データに前月分の数値が混在していた）
・こちらの対応方針：〇〇（例：本日中に修正版を再送する）
・現時点で約束できないこと：〇〇（例：原因の特定と再発防止策の提示時期）
出力は件名と本文に分けてください。事実と対応方針のみを書き、約束できないことは書かないでください。
「現時点で約束できないこと」を渡しておく点が、お詫びメールでの要になります。この項目を空にしたまま依頼すると、「再発防止に努めます」「原因を究明し改善いたします」といった、まだ確約できない一文が入った文面が返ってくることがあります。社外へ出す謝罪文では、この一文の有無が後のやり取りを左右します。
何について謝るのか事実を明確にする
何が起きたのか、どの部分について謝罪するのかという事実をChatGPTに正確に伝えます。あいまいなまま依頼すると、実際の状況とずれた謝罪文になることがあります。
相手への影響と現在の対応状況を伝える
相手にどのような影響が出ているのか、現時点でどこまで対応が進んでいるのかを伝えます。この情報があることで、状況を踏まえた文面になります。
必要な今後の対応を含めて文面を整える
謝罪だけで終わらせず、今後どう対応するのかを含めた文面に整えます。見通しが示されていれば、相手も次のやり取りをどう進めればよいか判断しやすくなります。
催促メールの文面をChatGPTで作る
催促メールは、相手を責める印象を与えずに対応を促すことが求められる、特に気を使う場面です。
経緯と希望期限を渡し、責める表現を避けるよう条件で指定します。
あなたはビジネスメールの作成に慣れた担当者です。次の条件で催促メールの下書きを作成してください。
・相手との関係：〇〇（例：取引先の担当窓口）
・以前の依頼内容と依頼した日付：〇〇（例：9月10日に契約書の押印を依頼）
・現在の状況：〇〇（例：本日まで返送がない）
・確認してほしいことと希望期限：〇〇（例：発送済みかどうかを今週中に返答してほしい）
出力は件名と本文に分けてください。相手が遅れている理由を推測して書かないでください。責める表現は使わず、確認をお願いする形にしてください。
返ってくる文面は、次のような調子になります。
件名：契約書ご返送状況のご確認
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
9月10日にご依頼いたしました契約書につきまして、本日時点で当方への到着を確認できておりません。
発送済みかどうかを、今週中にご確認いただけますでしょうか。行き違いがございましたら申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
「到着を確認できておりません」と事実だけを述べ、遅れの理由には触れていない形です。催促は言い方で印象が決まるため、下書きの段階で責める表現が入っていないかを特に見ておきます。
以前の依頼内容と現在の状況を伝える
以前どのような依頼をしていて、現時点でどのような状況なのかをChatGPTに伝えます。経緯が分かる文面にすることで、相手も状況を思い出しやすくなります。
確認してほしい事項と希望期限を明確にする
相手に何を確認してほしいのか、いつまでに返答がほしいのかを明確に伝えます。あいまいなまま送ると、相手はどこまで対応すればよいか判断できず、結局返答が遅れてしまいます。
責める印象を避けながら対応を促す表現にする
「まだですか」といった責める印象の表現ではなく、「ご確認いただけますでしょうか」のように、相手への配慮が伝わる表現にするよう指定します。
相手との関係に合わせてメールの表現を調整する
同じ用件でも、相手との関係によって適切な表現は変わります。作成後にこの調整を行うことで、より自然な文面になります。
作った文面を渡して、相手に合わせた敬語の度合いへ直させます。
あなたはビジネスメールの作成に慣れた担当者です。次のメール文を、指定した相手に合う表現へ調整してください。
・元のメール文：〇〇
・送る相手：〇〇（例：同じ部署の同僚）
・相手とのこれまでのやり取りの頻度：〇〇（例：毎日やり取りしている）
出力は調整後の文面と、変更した箇所の一覧を示してください。要件と期限は変えないでください。
変更箇所の一覧を出させておくと、どこが緩められたのかが分かり、行き過ぎた調整に気づけます。社内の同僚宛てであれば「いつもお世話になっております」のような定型の挨拶が削られ、社外向けであれば依頼の前に一文置かれる、といった違いが出ます。
個人宛てではなく社内全体へ周知する文章では、ChatGPTで社内通知・案内文を作る方法｜周知事項を読みやすく整理も参考になります。
社外の相手には敬意が伝わる表現へ整える
社外の取引先には、丁寧で敬意が伝わる表現に整えます。初めてやり取りする相手か、日頃から付き合いのある相手かによっても、適切な丁寧さは変わります。
上司・同僚など社内の関係に合わせて調整する
上司には礼儀正しく、同僚にはやや簡潔にといったように、社内の関係性に合わせて文面の硬さを調整します。
丁寧すぎる表現や回りくどい文章を修正する
過度にへりくだった表現や、長く回りくどい言い回しがある場合は、簡潔で分かりやすい文章へ修正します。丁寧さと分かりやすさは両立させることを意識します。
ChatGPTで作ったメールを送信前に確認する
ChatGPTが作った文面は、送信前に必ず人が確認する工程を挟みます。この確認を省くと、事実と異なる内容のまま送ってしまうリスクがあります。
宛先・氏名・日付・期限を確認する
宛先の会社名や氏名、日付、期限に誤りがないかを確認します。特に氏名の誤りは、相手に与える印象を大きく損ないます。
依頼・謝罪・催促の意図が正しく伝わるか確認する
文面全体を読み直し、依頼したいこと、謝罪したいこと、催促したいことが、意図したとおりに伝わる内容になっているかを確認します。
ChatGPTが追加した未確認情報を削除して送信する
ChatGPTが文章を整える過程で、伝えていない情報を補って書いてしまうことがあります。元の情報にない内容が含まれていないかを確認したうえで送信します。お詫びメールの「再発防止策」、催促メールの「相手の事情への言及」は、特に紛れ込みやすい箇所です。
社外へ出すメールでは、敬語や誤字の確認もあわせて必要になります。文賢は二重敬語や不自然な丁寧表現を指摘するツールで、送信前の確認工程に組み込めます。料金は初期費用なしで、個人向けのパーソナルプランが月額1,650円（1年更新・税込）です（2026年9月時点の公開情報）。
まとめ
依頼・お詫び・催促のメールは、相手との関係と伝えるべき事実を先に整理しておくことで、ChatGPTに任せやすくなります。依頼では背景と期限、お詫びでは約束できないこと、催促では推測を書かせないことが、それぞれの分かれ目になります。下書きを作らせたあとは、必ず人の目で確認してから送信することが、失礼のないメールにつながります。
まずは、今書きかけているメールをひとつ選び、この記事の指示文をコピーして〇〇の部分を差し替えてみてください。相手との関係を意識した文面調整を重ねることで、自分なりの使い方が見えてきます。
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