毎月同じような形式のファイルを取り込んで、同じような整形作業を手作業で繰り返している。そんな作業は、Power Queryを使うことで自動化できる可能性があります。ただし、Power Queryは機能が多く、どの操作をどの順番で行えばよいのか分かりにくいと感じる方も多いはずです。
ChatGPTを使えば、やりたい整形作業を言葉で説明することで、Power Queryでどの操作をどの順序で行えばよいかを整理する手助けを得られます。この記事では、Power Queryを使う前に整理しておきたいことから、データの取り込み、整形手順の組み立て、そして繰り返し使える更新フローの作り方までを解説します。
目次
ChatGPTでPower Queryを使う前に整理すること
作業を始める前に、目的と現状を整理しておくと、組み立てがスムーズになります。
取り込むファイルと完成形を決める
どのファイルを取り込み、最終的にどのような形にしたいのかを決めます。
毎回繰り返している整形作業を書き出す
普段、手作業で繰り返している整形の手順を書き出します。この手順が、そのままPower Queryで自動化する対象になります。
元データで変わる部分と固定部分を確認する
ファイルが変わるたびに変化する部分と、毎回変わらない部分を確認しておきます。
Power Queryへデータを取り込む方法
まずは、対象となるデータをPower Queryへ取り込みます。
Excel・CSVなどデータ元を選ぶ
Excelファイル、CSVファイルなど、取り込むデータの種類を選びます。
必要なシートやテーブルを指定する
ファイルの中に複数のシートやテーブルがある場合は、必要なものを指定します。
列名とデータ型を確認する
取り込んだ直後の列名と、それぞれのデータ型が意図した形になっているかを確認します。
列の削除・変換・分割など整形手順を組み立てる方法
取り込んだデータを、目的に合わせて整形していきます。
取り込んだデータの状態と欲しい形を渡すと、整形手順の順序を組み立ててもらえます。
あなたはPower Queryの操作に慣れた担当者です。次のデータを目的の形へ整えるための手順を組み立ててください。・取り込んだデータの列：〇〇 ・最終的に欲しい形：〇〇 ・毎回変わる部分：〇〇出力は適用する順序ごとに「操作名／対象の列／その操作をする理由」を1行で書いてください。
不要な列と行を除く
分析に使わない列や、不要な行を取り除きます。データ量が減ることで処理速度が上がるだけでなく、後で見返したときに必要な情報が見つけやすくなります。
データ型や表記を変換する
日付や数値のデータ型を整えたり、表記のゆれを統一したりします。
列の分割・結合・置換を必要な順で行う
住所を分割したり、複数の列を結合したりする処理を、必要な順序で行います。
複数データを結合・追加する方法
複数のファイルやテーブルを一つにまとめたい場合の処理です。
複数シートを一つにまとめて集計する場合は、ChatGPTでExcelの複数シートを集計する方法｜関数とPower Queryを使い分けるで関数との使い分けも確認できます。
共通キーでテーブルを結合する
顧客IDなど、共通する項目をキーにしてテーブル同士を結合します。
同じ列構成のデータを追加する
月ごとに分かれたファイルなど、同じ列構成のデータを縦に追加していきます。
結合後の件数と欠損を確認する
結合や追加を行った後、データの件数や欠損が意図した通りになっているかを確認します。
ChatGPTにPower Queryの操作手順を聞く方法
具体的な操作方法に迷ったときは、ChatGPTに手順を相談します。
やりたいことを操作名ではなく結果で伝えると、該当する機能を案内してもらえます。
あなたはPower Queryの操作に慣れた担当者です。次のことをPower Queryで行う手順を教えてください。・今のデータの状態：〇〇 ・やりたいこと：〇〇 ・使っているExcelのバージョン：〇〇出力はメニュー操作の順に番号を付けて書いてください。同じ結果になる別の方法があれば最後に1つだけ添えてください。
元データ構成とやりたい処理を具体的に伝える
元データにどのような列があり、何をしたいのかを具体的に伝えます。
Power Query画面上の操作順で説明させる
実際の画面上でどのボタンをどの順番で操作すればよいかを、順を追って説明してもらいます。
必要な場合はMコードの意味を確認する
複雑な処理では、Power Queryが自動生成するMコードの内容についても、意味を確認しながら進めます。
繰り返し使える更新フローを作る方法
一度作った処理を、毎回使い回せる形に整えます。
毎月の作業内容を渡して、更新のたびに手を入れずに済む形へ整理させます。
あなたはPower Queryの運用に慣れた担当者です。次の作業を毎月繰り返せる形にするために、見直すべき点を指摘してください。・現在の手順：〇〇 ・毎月変わるもの：〇〇 ・データの置き場所：〇〇出力は「見直す箇所／そのままだと何が起きるか／どう変えるか」を1行ずつ書いてください。
元ファイルの保存場所と命名ルールを揃える
取り込む元ファイルの保存場所とファイル名のルールを揃えておくと、更新のたびに設定を変更する手間が減ります。
更新時に手作業が残らない流れにする
更新のたびに手作業での修正が必要な部分がないか確認し、できる限り自動で完結する流れにします。
新しいデータを追加して更新できるか試す
新しい期間のデータを実際に追加し、更新ボタン一つで正しく反映されるかを試します。
Power Queryの処理結果を確認する方法
作成した処理が正しく動いているかを、最後に確認します。
整形前後の件数を比較する
処理の前後で、データの件数が想定通りかを比較します。
変換した列の値をサンプル確認する
変換した列について、いくつかのサンプルを取り出して、正しく変換されているかを確認します。
更新時にエラーが発生しないか確認する
データを更新した際に、エラーが発生せず正常に処理が完了するかを確認します。
まとめ
Power Queryを使いこなす鍵は、操作方法そのものよりも、繰り返している整形作業を明確に言葉にできるかどうかにあります。ChatGPTに元データの構成とやりたい処理を具体的に伝えることで、操作手順を整理しながら進められます。
まずは、毎回手作業で繰り返している整形作業をひとつ選び、この記事の流れに沿ってPower Queryでの自動化を試してみてください。
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