ピボットテーブルは便利だと聞くものの、どの項目を行に、どの項目を値に置けばよいのか分からず、結局いつもの単純な合計表で済ませてしまう。そんな方は少なくないはずです。
ピボットテーブル作成でつまずきやすいのは、操作方法そのものより、何をどこに配置すればよいかという設計の部分です。ChatGPTに集計したい問いを伝えることで、行・列・値・フィルターにどの項目を置けばよいかを一緒に整理できます。
この記事では、ピボットテーブルを作る前に集計したい問いを決める方法から、項目の配置、実際の作成手順、そして集計結果の確認方法までを解説します。
目次
ピボットテーブルを作る前に集計したい問いを決める方法
ピボットテーブルを作り始める前に、何を明らかにしたいのかを言葉にしておくことが出発点になります。
何を比較・集計したいか一文で決める
「担当者ごとの売上を比較したい」のように、何を比較・集計したいのかを一文で表します。この一文が、後の項目配置を決める土台になります。
集計対象の指標と分類軸を分ける
売上や件数といった集計する指標と、担当者や月といった分類の軸を分けて整理します。
ピボットテーブルに使える元データを確認する方法
ピボットテーブルは、元データの形が整っていて初めて正しく機能します。
1行1件の表になっているか確認する
元データが、1行が一つの案件や取引を表す形になっているかを確認します。
見出しとデータ形式を揃える
見出し行が1行だけになっているか、各列のデータ形式が統一されているかを確認します。
空白列や結合セルを取り除く
空白の列や結合されたセルがあると、ピボットテーブルが正しく認識できないことがあります。取り除いておきます。
行・列・値・フィルターに置く項目を決める方法
ピボットテーブルの中心となるのが、この4つの領域への項目配置です。
分類したい項目を行フィールドへ置く
担当者名や商品名など、縦方向に分類して見たい項目を行フィールドへ置きます。
横方向の比較が必要な項目を列フィールドへ置く
月別の推移など、横方向に並べて比較したい項目があれば、列フィールドへ置きます。
集計対象を値フィールドへ置く
合計したい売上や、数えたい件数など、集計の対象となる数値は値フィールドへ置きます。
絞り込み条件をフィルターへ置く
特定の部署や期間だけに絞り込みたい場合は、その項目をフィルターへ置きます。
ChatGPTに項目配置を相談する方法
配置に迷ったときは、ChatGPTに相談しながら決めることができます。
元データの列名と集計目的を伝える
元データにどのような列があるかと、何を集計したいのかをChatGPTに伝えます。列名をそのまま伝えることで、実際に存在する項目だけをもとにした配置案が返ってきやすくなります。
希望する見え方を具体的に示す
「担当者を縦に並べて、月ごとの売上を横に見たい」のように、具体的な見え方を示すと、より的確な配置案が返ってきます。
複数の配置案を比較する
一つの配置案だけでなく、複数の案を出してもらい、目的に最も合う配置を選びます。
Excelでピボットテーブルを作成する手順
配置が決まったら、実際にExcelでピボットテーブルを作成します。
元データ範囲を選択する
ピボットテーブルの元となるデータ範囲を選択します。
ピボットテーブルを挿入する
選択した範囲から、ピボットテーブルを挿入します。
フィールドを目的の領域へ配置する
決めておいた行・列・値・フィルターの配置に沿って、フィールドを配置します。
集計方法と表示形式を調整する方法
配置ができたら、集計方法や見た目を目的に合わせて調整します。
合計・平均・件数を使い分ける
値フィールドで、合計、平均、件数のどれを表示したいかを目的に応じて使い分けます。
数値や日付の表示形式を整える
金額の桁区切りや、日付の表示形式など、見やすさを考慮して整えます。
必要に応じて並べ替えとフィルターを使う
集計結果を、金額の大きい順に並べ替えたり、特定の条件でフィルターしたりして、目的に合った見せ方に整えます。
作成した集計結果を確認する方法
ピボットテーブルが完成したら、内容が正しいかを確認します。
元データの集計値と照合する
一部の項目について、元データを直接集計した値とピボットテーブルの結果を照合します。
項目の抜けや重複がないか確認する
分類項目に抜けや重複がないかを確認します。表記ゆれがあると、本来同じ分類のはずのデータが別々に集計されてしまいます。
元データ更新後にピボットを更新する
元データを更新した場合は、ピボットテーブル側も更新操作を行い、最新の内容が反映されているかを確認します。
まとめ
ピボットテーブルを作る際は、何を集計したいのかという問いを先に決め、行・列・値・フィルターにどの項目を置くかを整理することが土台になります。ChatGPTに元データの列名と集計目的を伝えることで、配置に迷ったときの相談相手として活用できます。
まずは、手元にあるデータで確認したい問いをひとつ決め、この記事の流れに沿ってピボットテーブルを作ってみてください。
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