Excelで表を作ったり関数を組んだりする作業に時間がかかり、もっと効率よく進められないかと感じたことはないでしょうか。手作業だけで進めると、関数の組み立てやデータの整理に多くの時間を取られてしまいます。
この記事では、CopilotをExcelで使う前に確認しておきたいことから、表を作る活用方法、関数や数式を扱う活用方法、データを分析する活用方法、分析結果を見やすくする活用方法、そしてCopilotの提案をExcelで使う前に確認することまでを順番に解説します。読み終える頃には、Copilotで支援できる場面と自分で判断すべき場面を見分けられる状態になります。
CopilotをExcelで使う前に確認すること
Copilotに依頼する前に、利用環境とデータの状態を確認しておきます。
利用できるMicrosoft 365とCopilot環境を確認する
まず、自分が利用できるMicrosoft 365とCopilotの環境を確認します。組織によって利用できる機能が異なるため、事前の確認が作業をスムーズに進める前提になります。ExcelのCopilotで使える機能と対応環境は、MicrosoftのExcelのCopilotの使用を開始するで確認できます。
データの列名・形式・範囲を整える
扱うデータの列名、形式、範囲をあらかじめ整えておきます。データが整っていないと、Copilotへ依頼した際に意図しない結果が返ってくることがあります。
扱うデータをCopilotへ利用してよいか確認する
このデータをCopilotへ利用させてよいかどうかを確認します。機密性の高いデータや個人情報を含む場合は、利用してよいかを慎重に判断する必要があります。
CopilotでExcelの表を作る活用方法
環境とデータが確認できたら、Copilotを使って表を作ります。
列の構成まで指定すると、意図した形の表を作ってもらいやすくなります。
次のデータを表として整えてください。・対象範囲：〇〇 ・1行が表す単位：〇〇 ・必要な列：〇〇列の順序は指定したとおりにし、元データにない列は追加しないでください。
データの目的に合う列構成を考える
このデータを何に使うのかという目的に合わせて、列の構成を考えます。ここが明確であれば、必要な列とその並び順を検討しやすくなります。
既存データを表として整理する
雑然と並んでいる既存データを、表として整理します。Copilotに整理を依頼する際は、どのような形式に整えたいかを具体的に伝えることが大切です。
作成された表が元データと一致するか確認する
作成された表の内容が、元のデータと一致しているかを確認します。Copilotが整理した結果であっても、値の抜けや誤りがないかの確認は欠かせません。
Copilotで関数や数式を扱う活用方法
表が整ったら、関数や数式を扱う場面でもCopilotを活用します。
やりたい計算を言葉で伝え、使う列まで指定します。
次の計算をする数式を作ってください。・計算したいこと：〇〇 ・使う列：〇〇 ・結果を入れる列：〇〇数式と、その数式が何をしているかの説明を添えてください。指定していない列は参照しないでください。
やりたい計算を自然な言葉で伝える
実現したい計算の内容を、自然な言葉でCopilotへ伝えます。関数名を知らなくても、やりたいことを説明すれば適した関数を提案してもらいやすくなります。
提案された関数の意味を確認する
提案された関数が、どのような処理を行うものかを確認します。関数をそのまま使うのではなく、意味を理解したうえで採用することが大切です。
セル参照と計算結果を確認する
数式内のセル参照と、実際の計算結果を確認します。参照先が意図した範囲になっているかを確かめることで、誤った集計を防げます。 同じCopilotでプレゼン資料を作る場合は、Microsoft CopilotでPowerPointを作る方法で構成とスライド作成の手順を解説しています。
Copilotでデータを分析する活用方法
関数の扱い方が分かったら、データ分析の場面でもCopilotを活用します。
比べたい軸を指定すると、対象を絞った分析結果が返ってきます。
次の観点でこのデータを分析してください。・比べたい軸：〇〇 ・見たい期間：〇〇 ・注目している指標：〇〇結果は数値とあわせて示し、どの範囲を集計したかも書いてください。データから読み取れない推測は含めないでください。
データの傾向や特徴を質問する
データ全体の傾向や特徴について、Copilotへ質問します。自分で一つひとつ確認するより、まず全体像を把握してから詳細に進む方が効率的です。
比較したい指標や条件を指定する
比較したい指標や条件を具体的に指定します。指定が曖昧だと、意図と異なる切り口での分析結果が返ってきてしまうことがあります。
分析結果を元データと照合する
得られた分析結果を、元のデータと照合します。Copilotが導き出した結果であっても、根拠となる数値との整合性を確認する作業は省略できません。
Copilotで分析結果を見やすくする活用方法
分析ができたら、結果を見やすく表示する場面でもCopilotを活用します。
確認したい内容に合うグラフ案を出す
確認したい内容に適したグラフの案を出してもらいます。データの性質と伝えたい内容に応じて、適切なグラフの形式は異なります。
重要な数値を把握しやすい表示にする
特に重要な数値が、ひと目で把握できる表示にします。それが他の情報に埋もれていると、重要な変化を見落としてしまう原因になります。
不要な装飾や情報を整理する
見た目を整える中で、不要な装飾や情報を整理します。装飾が多すぎると、かえって重要な情報が伝わりにくくなってしまいます。
Copilotの提案をExcelで使う前に確認すること
見やすく整えたら、最後にCopilotの提案を使う前の確認を行います。
数式・数値・集計範囲を確認する
提案された数式、数値、集計範囲を確認します。Copilotが提示した内容であっても、実際の業務で使う前には必ず内容を検証する必要があります。
AIの説明だけで計算結果を判断しない
Copilotによる説明だけを根拠に、計算結果を鵜呑みにしないようにします。説明が分かりやすくても、実際の数値と突き合わせて確認することが欠かせません。
元データを残して小さな範囲から試す
元のデータを別に残したうえで、まず小さな範囲で試してから適用します。いきなり全体へ適用すると、誤りがあった場合に影響範囲が広がってしまいます。
まとめ
Microsoft CopilotでExcelを使う際は、利用環境とデータを整えたうえで、表作成、関数、データ分析の各場面で活用することが大切です。分析結果を見やすく整えたうえで、数式や数値を確認しながら小さな範囲から試すことで、安心してCopilotを業務に取り入れられます。
まずは自分が利用できるMicrosoft 365とCopilotの環境を確認するところから始めてみてください。Word・PowerPoint・Teamsを含めたCopilot全体の活用場面は、Microsoft Copilotを仕事で使う方法で確認できます。
