とりあえず思いついた項目を並べてExcel表を作ったものの、後から集計しようとしたら列の並びがバラバラで使いにくい。そんな経験はないでしょうか。表は、作り始める前の設計次第で、その後の使いやすさが大きく変わります。
ChatGPTを使えば、管理したい情報と集計の目的を伝えることで、必要な列構成や入力ルールを整理する手助けを得られます。この記事では、Excel表を設計する前に決めておきたい目的の整理から、集計しやすい構造の作り方、そして完成した設計を使う前に確認すべきポイントまでを解説します。
目次
Excel表を設計する前に管理目的を決める方法
表を作り始める前に、何のための表なのかを明確にしておくことが出発点になります。
何を管理し何を判断したい表かを決める
その表で何を管理したいのか、そしてその情報をもとに何を判断したいのかを決めます。目的があいまいなまま項目を並べると、後で使いにくい表になります。
将来行いたい集計や検索を洗い出す
将来、どのような集計や検索を行いたいかをあらかじめ洗い出しておきます。集計の目的が分かっていれば、必要な列を過不足なく設計できます。
管理する情報から必要な項目を洗い出す方法
目的が決まったら、それを実現するために必要な項目を洗い出します。
管理目的と使う場面を渡すと、必要な項目の候補を挙げてもらえます。
あなたはExcelでの業務管理に慣れた担当者です。次の目的で管理表を作るとき、必要な項目を洗い出してください。・管理したいこと：〇〇 ・その表を見て判断すること：〇〇 ・入力する人：〇〇出力は「項目名／その項目が必要な理由」を1行ずつ書いてください。目的に対して不要な項目は含めないでください。
必須項目と任意項目を分ける
必ず入力する必要がある項目と、入力しなくても構わない項目を分けておきます。
一つの列に複数の意味を持たせない
一つの列に複数の情報を詰め込むと、後の集計がしづらくなります。列ごとに一つの意味だけを持たせるようにします。
重複する項目を統合する
似たような意味を持つ項目が複数ある場合は、統合できないかを検討します。
1行1件で集計しやすい表構造を作る方法
Excelで集計しやすい表には、共通した構造上のルールがあります。
1行を一つの案件・人・取引などに統一する
1行が一つの案件や一人分のデータを表すように統一します。この原則を守ることで、後の集計や並べ替えがしやすくなります。
見出し途中に空行や小計行を入れない
表の途中に空行や小計行を挟んでしまうと、集計機能やフィルター機能がうまく働かなくなります。
結合セルに頼らない構造にする
見た目を整えるための結合セルは、集計や並べ替えの妨げになります。結合セルに頼らない構造にします。
入力ルールとデータ形式を決める方法
入力する人によって形式がバラバラにならないよう、あらかじめルールを決めておきます。
入力値を選択肢や数値・日付の範囲に制限する場合は、ChatGPTでExcelの入力規則を設定する方法｜プルダウン・数値・日付の入力ミスを防ぐの設定方法も確認してください。
日付・数値・文字列の形式を統一する
日付、数値、文字列といったデータの形式を、列ごとに統一しておきます。
選択式にする項目を決める
入力のばらつきを防ぎたい項目は、自由入力ではなく選択式にすることを検討します。
空欄とゼロの意味を分ける
データが存在しない空欄と、数値としてのゼロは、意味が異なる場合があります。混同しないようルールを決めておきます。
ChatGPTで列構成と入力例を作る手順
ここまで整理した内容をもとに、ChatGPTへ具体的な表設計を相談します。
洗い出した項目を渡して、列の並びと入力例まで作らせます。
あなたはExcelでの業務管理に慣れた担当者です。次の項目を、1行1件で集計しやすい列構成に並べてください。・管理する項目：〇〇 ・集計したい切り口：〇〇出力は列の並び順と、各列の入力例を1行分だけ示してください。あわせて、集計を崩す入力の仕方があれば指摘してください。
管理目的と必要項目をChatGPTへ伝える
これまで整理した管理目的と、必要だと考えている項目をChatGPTに伝えます。項目を思いつくままに列挙するのではなく、整理した情報を渡すことで、抜け漏れや重複の少ない提案が返ってきやすくなります。
列名・意味・入力例を一覧で出させる
列名、その列が持つ意味、そして入力例をあわせて一覧にしてもらいます。入力例があることで、実際の運用イメージが確認しやすくなります。
不要な列や不足項目を見直す
提案された列構成を確認し、不要な列や、逆に不足している項目がないかを見直します。
集計・並べ替え・フィルターしやすい表に整える方法
設計した表を、実際に使いやすい形へさらに整えます。
作った列構成を渡して、集計しにくくなる箇所を指摘させます。
あなたはExcelでの集計作業に慣れた担当者です。次の表の構成を見て、集計・並べ替え・フィルターがしにくくなる箇所を指摘してください。・列の並び：〇〇 ・各列の入力例：〇〇出力は「該当する列／何が問題か／どう直すか」を1行ずつ書いてください。
並べ替えに使う列を独立させる
日付や金額など、並べ替えによく使う列は、独立した列として用意しておきます。
集計に使う分類項目を揃える
部署名やカテゴリ名など、集計の分類に使う項目は、表記のブレがないように揃えます。
後から列を追加しやすい形にする
将来的に項目が増える可能性を考え、後から列を追加しやすい構造にしておきます。
作成した表設計を使う前に確認するポイント
実際に運用を始める前に、最後の確認を行います。
入力後の数値や期限を自動で見分けやすくするには、ChatGPTでExcelの条件付き書式を設定する方法｜見逃したくない数値を自動で強調もあわせて確認すると便利です。
入力者が迷わない項目名か確認する
実際に入力する人が見て、迷わず入力できる項目名になっているかを確認します。
テストデータで集計できるか確認する
いくつかのテストデータを入力し、想定していた集計や並べ替えが問題なくできるかを確認します。
将来の運用変更に耐えられるか確認する
管理する情報が今後増えたり変わったりした場合にも、大きな作り直しなく対応できる構造になっているかを確認します。
まとめ
Excel表を設計する際は、管理目的をはっきりさせたうえで、1行1件の原則を守った構造にすることが、後の集計しやすさを大きく左右します。ChatGPTに目的と項目を伝えて列構成の案を出してもらい、テストデータで動作を確認してから運用を始めることで、後から作り直す手間を減らせます。
まずは、これから作りたい表の目的をひとつ書き出し、この記事の流れに沿ってChatGPTと一緒に設計してみてください。
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