集計した表を前に、そこから読み取れる内容をどう文章にまとめればよいのか分からず、報告文の作成に時間がかかってしまう、という経験はないでしょうか。数値をそのまま並べるだけでは、報告を受ける相手に重要なポイントが伝わりません。
この記事では、表から文章を作る前に決めておきたい読み手と目的から、ChatGPTへ表データを渡すときの整理方法、表から確認できる数値事実の抽出、増減や特徴を報告文へまとめる方法、事実と解釈を分けて文章化する方法、読み手に合わせて報告文を整える方法、そして作成した文章を元の表と照合する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、ChatGPTを使って表の内容を分かりやすい報告文へ整理できる状態になります。
表から文章を作る前に読み手と目的を決める
ChatGPTへ表を渡す前に、この文章を誰に何のために読んでもらうのかを決めておきます。
誰に何を報告する文章か決める
まず、この報告文を誰に向けて、何を伝えるために書くのかを決めます。読み手と目的が定まっていないと、文章に含めるべき内容の判断がぶれてしまいます。
表から伝えるべき指標を絞る
表に含まれる項目のうち、報告文で伝えるべき指標を絞ります。すべての数値を盛り込もうとすると、かえって重要な指標が埋もれてしまいます。
報告対象の期間と比較基準を明確にする
報告の対象となる期間と、比較の基準を明確にします。基準がはっきりしていないと、数値の増減を正しく評価できません。
ChatGPTへ表データを渡すときの整理方法
読み手と目的が決まったら、ChatGPTへ渡す表データを整理します。
列の意味と単位を添えると、数値の読み違いを防げます。
あなたは数値を扱う報告書の作成に慣れた担当者です。次の表の内容を確認してください。・表データ：〇〇 ・各列の意味と単位：〇〇 ・1行が表す単位：〇〇出力は、この表から読み取れる数値の事実のみを1行ずつ書いてください。増減の理由や評価は書かないでください。
列名・単位・期間が分かる形で渡す
表の列名、単位、対象期間が分かる形でChatGPTへ渡します。これらの情報が欠けていると、数値の意味を取り違えた文章になってしまうことがあります。
必要な範囲だけを提示する
報告文に関係する範囲だけをChatGPTへ提示します。無関係な情報まで渡すと、本来伝えるべき内容が薄まってしまうことがあります。
不明な値を推測しないよう条件を付ける
不明な値や欠損しているデータについて、推測で補完しないようあらかじめ条件を付けます。条件を示しておかないと、確認していない数値が事実であるかのように扱われてしまう可能性があります。
表から確認できる数値事実を抽出する方法
データが整理できたら、表から確認できる数値事実を抽出します。
最大・最小・合計など確認できる事実を拾う
表の中から、最大値、最小値、合計といった直接確認できる事実を拾います。表計算の結果をそのまま利用することで、根拠のある数値を文章の土台にできます。
前期・計画など比較対象との差を確認する
前期の実績や当初の計画など、比較対象との差を確認します。単独の数値だけを見るより、比較対象との差を示す方が、読み手にとって状況を把握しやすくなります。
数値の単位や割合を取り違えない
金額や件数、割合といった単位を取り違えないようにします。単位を誤って記載すると、報告文全体の信頼性を損なう原因になります。
増減や特徴を報告文へまとめる方法
数値事実が抽出できたら、増減や特徴を報告文としてまとめます。
読み手と用途を渡すと、必要な粒度の報告文になります。
あなたは報告書の作成に慣れた担当者です。次の数値の事実をもとに報告文を作成してください。・数値の事実：〇〇 ・読み手：〇〇 ・報告の用途：〇〇 ・文字数の目安：〇〇出力は報告文のみを示してください。渡した数値以外は使わず、原因の断定はしないでください。
重要な増減から先に説明する
表の中で特に重要な増減を、文章の最初に説明します。重要な情報が後半に埋もれていると、報告文を最後まで読まないと要点をつかめない構成になってしまいます。
複数項目の共通する傾向を整理する
複数の項目に共通して見られる傾向を整理します。項目ごとの説明だけでは気づきにくい全体的な傾向を示すことで、読み手の理解を助けられます。
数値を並べるだけでなく要点を絞る
数値を羅列するのではなく、伝えるべき要点を絞って文章にします。細かい数値をすべて説明しようとすると、かえって何が重要なのか分かりにくくなってしまいます。 作った報告文をより簡潔で丁寧な表現へ整えたい場合は、ChatGPTで文章を言い換える方法で解説しています。
事実と解釈を分けて文章化する方法
増減や特徴が整理できたら、事実と解釈を分けて文章にします。
作った報告文を渡して、混ざっている箇所を切り分けさせます。
あなたは報告書の確認に慣れた担当者です。次の報告文で、事実と解釈が混ざっている箇所を指摘してください。・報告文：〇〇 ・根拠になった数値：〇〇出力は「該当箇所／これは事実か解釈か／どう書き分けるか」を1行ずつ書いてください。
表から直接確認できる内容を事実として書く
表から直接確認できる内容だけを、事実として記載します。書く範囲をあらかじめ明確にしておくことで、読み手が確実な情報とそうでない情報を区別しやすくなります。
原因候補は解釈として区別する
数値の変化について考えられる原因は、事実ではなく解釈として区別して記載します。解釈であることが分かる形で示せば、読み手が誤って断定的な事実と受け取ることを防げます。
根拠がない原因を断定しない
裏付けのない原因を、断定した表現で書かないようにします。根拠のない断定は、後で誤りが判明した際に報告全体の信頼性を損なう原因になります。
読み手に合わせて報告文を整える方法
事実と解釈が整理できたら、読み手に合わせて報告文を整えます。
経営層向けは判断に必要な要点を優先する
経営層へ報告する場合は、判断に直接必要な要点を優先して記載します。詳細な数値の羅列よりも、意思決定に役立つ情報を優先することが重要です。
実務担当向けは確認すべき項目を具体化する
実務担当者へ報告する場合は、確認や対応が必要な項目を具体的に記載します。実務で使う報告文では、次に取るべき行動が分かる具体性が求められます。
文章量と専門用語を読み手に合わせる
文章の分量や専門用語の使い方を、読み手の知識レベルに合わせます。読み手の理解度を考慮しない文章では、内容が正しく伝わらないことがあります。
作成した文章を元の表と照合する方法
報告文が形になったら、最後に元の表と照合します。長文から比較項目を抽出して一覧表にする方法は、文章を表に整理する方法で確認できます。
数値をセルや集計結果と照合する
文章中の数値を、元の表のセルや集計結果と照合します。ChatGPTが整理した文章であっても、数値の転記ミスがないかを確認する作業は欠かせません。
比較方向や増減の表現を確認する
「増加」「減少」といった表現が、実際の比較方向と一致しているかを確認します。向きが逆になっていると、読み手に誤った印象を与えてしまいます。
元表にない情報が追加されていないか確認する
元の表には存在しない情報が、文章の中に紛れ込んでいないかを確認します。表にない内容が事実として書かれていると、報告の正確性が損なわれてしまいます。
まとめ
ChatGPTで表から文章を作る際は、読み手と目的を決めたうえで表データを整理し、数値事実を抽出することが大切です。事実と解釈を分けて文章化し、読み手に合わせて整えたうえで元の表と照合することで、実務で使える報告文に仕上げられます。
まずはこの報告文を誰に向けて、何を伝えるために書くのかを決めるところから始めてみてください。 業務文書づくり全体の流れは、AIで業務文書・社内資料を作る方法で解説しています。
