Googleドキュメントで文章を作成する際、白紙の状態から書き始めるのに時間がかかり、なかなか作業が進まない、という経験はないでしょうか。文章の下書きや要約、修正をすべて手作業で行うと、多くの時間が必要になってしまいます。
この記事では、GeminiをGoogleドキュメントで使う前に決めておきたいことから、文章の下書き作成、長い文書の要約、既存文章の書き換え、文書の構成整理、そしてGeminiで作成・修正した文章を確認する方法までを順番に解説します。読み終える頃には、Geminiを使って文書作成にかかる時間を短縮できる状態になります。
GeminiをGoogleドキュメントで使う前に決めること
Geminiに依頼する前に、文書作成の前提となる情報を決めておきます。GoogleドキュメントでGeminiが使える機能は、GoogleのGemini in Google ドキュメントを活用するで確認できます。
文書の目的と読み手を明確にする
まず、この文書で達成したい目的と、読み手となる相手を明確にします。目的と読み手が定まっていないと、Geminiへの指示があいまいになってしまいます。
元になる情報や資料を揃える
文書作成の元になる情報や資料を揃えておきます。元となる情報がないままGeminiに依頼すると、根拠のない内容が生成されてしまう可能性があります。
Geminiへ入力してよい情報か確認する
扱う情報をGeminiへ入力してよいかどうかを確認します。機密性の高い内容や個人情報を含む場合は、入力してよいかを慎重に判断する必要があります。
Geminiで文章の下書きを作る方法
前提が整ったら、Geminiを使って文章の下書きを作ります。
読み手と要点を渡すと、白紙から書くより早く形になります。
次の条件で文章の下書きを作成してください。・文書の種類：〇〇 ・読み手：〇〇 ・盛り込む要点：〇〇 ・文字数の目安：〇〇渡した要点だけを使い、記載のない事実は追加しないでください。
文書に含める要点を指定する
この文書に含めるべき要点をGeminiへ指定します。要点が明確であれば、それに沿った下書きを作成しやすくなります。
文体・長さ・形式を条件として伝える
文体、おおよその長さ、箇条書きか文章かといった形式を条件として伝えます。条件を先に伝えておくことで、修正の手間を減らせます。
生成された下書きを元情報に沿って修正する
生成された下書きを、用意しておいた元情報に沿って修正します。Geminiが作成した内容であっても、根拠となる情報と食い違いがないかの確認は欠かせません。
Geminiで長い文書を要約する方法
下書きの作り方が分かったら、長い文書を要約する方法も確認します。
文書全体の要点を短く整理する
文書全体の要点を、短い文章に整理します。全文を読まなくても、まずそこだけ把握できれば内容の理解が早まります。
章ごとの重要点を抽出する
文書を章ごとに分け、それぞれの重要点を抽出します。文書全体を一度に要約するより、章単位で整理した方が細部まで確認しやすくなります。
要約で抜けた重要情報がないか確認する
作成された要約に、抜け落ちている重要な情報がないかを確認します。要約された内容であっても、元の文書と照らし合わせて確認する作業は省略できません。
Geminiで既存文章を書き換える方法
要約の方法が分かったら、既存の文章を書き換える方法も確認します。
変えたい点と変えたくない点を分けて伝えるのが要点です。
この文章を次の条件で書き換えてください。・書き換えたい理由：〇〇 ・変えたい点：〇〇 ・変えてはいけない箇所：〇〇元の意味を変えないようにし、変更した箇所を示してください。
読みにくい文章を分かりやすくする
読みにくい文章を、分かりやすい表現に書き換えます。冗長な言い回しや複雑な構文を整理することで、読み手の理解を助けられます。
読み手に合わせて文体を調整する
読み手の知識レベルや関係性に合わせて、文体を調整します。専門用語の使い方や敬語の度合いを、読み手に応じて変えることが大切です。
元の意味が変わっていないか確認する
書き換えた後の文章が、元の意味から変わっていないかを確認します。表現を変える過程で、意図しない意味のずれが生じることがあります。 言い換えの指示の出し方をより細かく確認したい場合は、ChatGPTで文章を言い換える方法で解説しています。
Geminiで文書の構成を整える方法
書き換えの方法が分かったら、文書全体の構成を整えます。
読み手が最初に知りたいことを伝えると、並び順が変わります。
この文書の構成を見直してください。・読み手：〇〇 ・読み手が最初に知りたいこと：〇〇 ・削ってよい箇所：〇〇見出しの並び替え案と、その順序にする理由を示してください。本文の内容は書き換えないでください。
重複する説明を整理する
文書内で重複している説明を整理します。同じ内容が複数箇所で説明されていると、読み手にとって冗長な印象を与えてしまいます。
段落や見出しの順序を見直す
段落や見出しの並び順を見直します。論理的な順序になっていないと、読み手が文書全体の流れを追いにくくなってしまいます。
結論まで自然につながる流れにする
冒頭から結論まで、自然につながる流れになっているかを確認します。話の展開が唐突だと、読み手が結論に納得しにくくなってしまいます。
Geminiで作成・修正した文章を確認する方法
構成が整ったら、最後に作成・修正した文章を確認します。
数字・固有名詞・事実を元資料と照合する
文書内の数字、固有名詞、事実関係を元資料と照合します。Geminiが生成した内容であっても、細部の正確さは人が確認する必要があります。
Geminiが追加した推測を取り除く
元資料には存在しない推測が、文章に紛れ込んでいないかを確認し、あれば取り除きます。根拠のない内容が残っていると、文書全体の信頼性を損なう原因になります。
最終的な文書は人が読み直して確定する
最終的な文書は、人が読み直したうえで確定します。自動生成された文章であっても、公開や共有の判断は必ず人が行うことが大切です。
まとめ
GeminiでGoogleドキュメントを使う際は、目的と元情報を整理したうえで下書きや要約を作成し、必要に応じて既存文章を書き換えることが大切です。文書の構成を整えたうえで、数字や事実関係を確認することで、実務で使える文書に仕上げられます。
まずはこの文書で達成したい目的と、読み手となる相手を明確にするところから始めてみてください。Gmailやスプレッドシートを含めたGemini全体の活用場面は、Geminiを仕事で使う方法で確認できます。
