AIで議事録を作る方法｜会議メモから要点・決定事項を整理

会議が終わったあと、メモや文字起こしをもとに議事録を作る作業は、地味に時間がかかる業務の一つです。この記事では、AIを使って会議メモや文字起こしから議事録を作る手順を解説します。渡す前に整理しておくべき情報から、要点のまとめ方、決定事項とToDoの抽出方法、そして共有前に確認すべきポイントまで、順を追って紹介します。

議事録は会議の内容を正しく伝える文書のため、AIに任せる部分と人が確認する部分を分けて進めることが大切です。

AIで議事録を作るために用意する情報

議事録の作成をAIに依頼する前に、いくつかの基本情報を確認しておきます。

会議名・日時・参加者を確認する

まず、会議名、開催日時、参加者といった基本情報を確認します。これらの情報は議事録の冒頭に記載する項目のため、あらかじめまとめておくと、後の作業がスムーズに進みます。

会議メモまたは文字起こしを準備する

議事録のもとになる、会議中に取ったメモ、あるいは文字起こしされたデータを準備します。情報が断片的であっても、まずは手元にある記録をそのまま用意しておけば、AIによる整理の材料として使えます。

議事録に必要な項目を決める

会社やチームによって、議事録に含めるべき項目は異なります。要点、決定事項、ToDoといった基本項目に加えて、社内で定められた形式がある場合は、その項目もあわせて確認しておきます。

会議メモや文字起こしをAIへ渡す前の整理

準備した記録は、AIに渡す前に軽く整理しておくことで、より精度の高い議事録に近づけられます。

個人情報や機密情報の扱いを確認する

会議メモや文字起こしの中に、個人情報や機密情報が含まれていないかを確認します。含まれている場合は、社内の利用ルールに従い、該当箇所を仮の表現に置き換えるなどの対応を行ってから、AIに渡すかどうかを判断します。

発言の誤変換や欠落を可能な範囲で直す

文字起こしを使う場合、誤変換や聞き取れなかった部分が含まれていることがあります。分かる範囲で修正しておくことで、AIが誤った内容をもとに要約してしまうことを防げます。すべてを完璧に直す必要はなく、明らかな誤りだけでも直しておくと精度が上がります。

議題ごとに情報を分ける

複数の議題を扱った会議の場合、メモや文字起こしを議題ごとに分けておきます。議題が混ざったまま渡すと、AIが整理する際に議論の流れを把握しにくくなるため、可能な範囲で区切っておくと、後の要約がスムーズになります。

AIで会議内容の要点をまとめる手順

情報の整理ができたら、実際に要点をまとめる作業に進みます。

議題ごとの論点を短く整理する

議題ごとに、どのような論点が話し合われたのかを短くまとめるようAIに指示します。発言をそのまま並べるのではなく、論点として整理させることで、後から読んでも内容を把握しやすい議事録になります。

結論に至った理由と重要な発言を分ける

議論の結論と、その結論に至った理由、そして重要な発言を分けて整理するよう指示します。結論だけを書いた議事録では、なぜその結論に至ったのかが分からなくなるため、理由もあわせて残すことを意識します。

雑談や重複発言を除いて読みやすくする

会議の記録には、本題と関係のない雑談や、同じ内容の重複発言が含まれていることがあります。これらを除いて整理するようAIに指示することで、要点が明確な、読みやすい議事録に近づけられます。

決定事項と未決事項を分けて整理する方法

議事録の中でも、決定事項と未決事項の整理は特に重要な部分です。

合意した内容を決定事項として抽出する

会議の中で参加者が合意した内容を、決定事項として抽出するようAIに指示します。誰かが提案しただけの内容と、実際に合意された内容を区別して扱うことが、正確な議事録につながります。

結論が出ていない論点を未決事項として残す

議論はしたものの結論が出ていない論点は、未決事項として明確に残すよう指示します。未決事項をあいまいにしたまま議事録に含めないでいると、後で「決まっていたはずのこと」として誤解される可能性があります。

次回確認が必要な事項を分ける

次回の会議で改めて確認が必要な事項があれば、決定事項・未決事項とは別に分けて整理します。次回への持ち越し事項を明確にしておくことで、次の会議の準備がしやすくなります。

担当者と期限を含むToDoを抽出する方法

議事録の中でも、ToDoの整理は参加者の次の行動に直結する重要な部分です。

実行する作業を具体的なタスクにする

会議で挙がった対応事項を、実行できる具体的なタスクの形にAIに整理させます。「対応する」といった曖昧な表現ではなく、「〇〇を確認して△△に共有する」のように、行動が分かる形にすることを意識します。

担当者が明示されたタスクを対応付ける

会議中に担当者が明確になっているタスクは、その担当者名とあわせて整理するよう指示します。担当者が会議中に明示されていない場合は、AIに推測させず、担当者未定として残すよう指定しておくことが重要です。

期限があるタスクを分かる形で整理する

期限が決まっているタスクは、その期限とあわせて分かりやすく整理します。期限のあるタスクとないタスクが混在していると見落としが生まれやすいため、期限の有無が一目で分かる形にまとめておきます。

AIで作った議事録を共有前に確認するポイント

AIが作成した議事録は、共有する前に必ず内容を確認する工程を挟みます。

決定事項を元メモと照合する

議事録に記載された決定事項を、元の会議メモや文字起こしと照合します。AIが要約する過程で、実際の発言と異なるニュアンスに変わってしまうこともあるため、特に決定事項については、この確認を省略しないようにします。

AIが推測した担当者や期限がないか確認する

担当者や期限について、会議中に明示されていない内容をAIが補ってしまっていないかを確認します。推測によって誤った担当者や期限が記載されると、実際の業務に混乱を招くため、この点は入念に確認します。

参加者が次の行動を判断できる形に整える

最後に、議事録を読んだ参加者が、自分が次に何をすべきかを判断できる形になっているかを確認します。要点や決定事項が整理されていても、次の行動が分かりにくい構成になっていないか、全体を通して見直してから共有します。

まとめ

AIで議事録を作るには、会議の基本情報とメモ・文字起こしを準備し、個人情報や機密情報の扱いを確認したうえでAIに渡すことが出発点になります。要点整理では議題ごとの論点と結論理由を分け、決定事項・未決事項・次回確認事項を明確に区別し、ToDoでは担当者と期限をあいまいにしないことがポイントです。作成した議事録は、決定事項の照合と、推測による誤りがないかの確認を必ず行ったうえで、参加者が次の行動を判断できる形に整えてから共有してください。

よくある質問

Q. 文字起こしの精度が低い場合でも議事録を作れますか。

明らかな誤りだけでも直してからAIに渡すことで、精度の高い議事録に近づけられます。不明な発言箇所は、無理に補わず「聞き取れず」として残しておくと安全です。

Q. 担当者が会議中に決まらなかったタスクはどう扱えばよいですか。

担当者未定のタスクとして明確に区別して残し、AIに担当者を推測させないようにしてください。