生成AIを使ったビジネスメール作成のコツ
ビジネスにおいて「伝わるメール」を作成するのは意外と難しいものです。特に、言葉遣いやフォーマット、相手に失礼のない表現を考えるのに時間がかかります。
そこで役立つのが 生成AIを使ったビジネスメール作成。ChatGPTなどの生成AIは、文章のたたき台や改善案を瞬時に提示してくれるため、メール作成の効率と質を大きく向上させます。
この記事では、生成AIを使ったビジネスメール作成のコツを初心者向けにわかりやすく解説し、便利なツールや具体例も紹介します。
目次
生成AIでビジネスメールを作成するメリット
生成AIを使ってビジネスメールを書くことには、以下のようなメリットがあります。
- 効率化：短時間で文案が完成
- 表現の多様性：自然な言い回しを複数提案
- ミス削減：誤字脱字や文法ミスを防止
- 初心者でも安心：丁寧な表現やビジネスマナーを自動補完
特に初心者にとっては、メールの「型」を覚える助けになります。
生成AIを使ったビジネスメール作成の流れ
以下は基本的な流れです。
- メールの目的を明確にする
- 例：「アポイント依頼」「お礼」「納期確認」
- プロンプト（指示文）を入力する
- 例：「上司に会議の日程を依頼する丁寧なメールを作成してください」
- プロンプトの基礎は プロンプトって何？基礎から解説 を参照すると理解が深まります。
- 生成結果を確認して修正する
- 名前や日時などは必ず人間が確認
- 必要に応じて言い回しを追加・変更する
ビジネスメールの例文（生成AI活用）
お礼メール
件名：打ち合わせのお礼
○○株式会社
○○様
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
担当：□□
アポイント依頼メール
件名：打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
来週の火曜日または水曜日の午後でお打ち合わせのご都合はいかがでしょうか。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△
担当：□□
生成AIを使うときの注意点
便利な一方で、注意点もあります。
- 誤情報が含まれる場合がある → 事実確認は必須
- 一律な文体になりがち → 自社のトーンに合わせて修正
- 守秘情報を入力しない → 機密情報は生成AIに入力しないこと
安全に活用するポイントは 生成AIを安全に使うための注意点 でも確認できます。
ビジネスメール作成に役立つ生成AIツール
- ChatGPT：汎用性が高く、自然な文体が得意
→ 詳しくは ChatGPTの始め方と使い方ガイド【完全初心者向け】 - Notion AI：メールだけでなく、資料作成や要約も得意
まとめ
生成AIを使ったビジネスメール作成は、時間短縮とクオリティ向上の両立を可能にします。
ただし、完全に任せるのではなく 人間が最終確認をすることが大切。
さらに応用すれば、資料作成や社内文書の効率化にも活用できます
👉関連記事はこちら
